L’archivage concerne l’ensemble des techniques et moyens utilisés pour recueillir, trier, classer, ranger, archiver, conserver et gérer les documents d’archives, de leur création à leur destruction. La gestion des archives, appelée également « Records management » a donc pour objectif d’organiser de manière efficace et logique l’ensemble des archives ou données dont l’entreprise a besoin pour justifier son activité. L’archivage est donc une mission délicate qui nécessite des conseils et l’intervention d’experts en la matière. Surtout, si les entreprises ont besoin de prestations ciblées, en vue de retrouver facilement n’importe quel document archiver, de les préserver de tout risque de détérioration, ou bien encore dans l’intention de les conserver en toute sécurité et de manière définitive.
Le conseil en archivage, quèsaco ?
Le conseil en archivage est une prestation visant à fournir aux clients le maximum d’informations indispensables pour élaborer une stratégie de gestion d’archives efficace et pérenne.
La mise en œuvre d’une solution de gestion des documents d’archives comprend par conséquent :
- Un audit en archivage: il s’agit ici d’évaluer les besoins de chaque service d’archives et d’élaborer un plan d’archivage
- Des conseils pour conserver durablement et dans les meilleures conditions les archives
- Un accompagnement et suivi de l’optimisation de l’archivage et de la prise en charge de chaque dossier (tri, classement, conservation sécurisée…)
- Des actions de formation ou de sensibilisation aux divers outils de gestion informatisée à utiliser
Pourquoi faire ?
Les conseils en gestion d’archives ont pour vocation de faciliter l’identification puis l’archivage des documents depuis leur création jusqu’à leur conservation définitive. Il permet également la mise en place d’outils performants et adaptés au champ d’activité de chaque service d’archives d’une entreprise. Tout en assurant une gestion d’archives optimale, les sociétés d’archivage en externe en arrivent à mieux connaître les productions documentaires de chaque entreprise faisant appel à leurs services. Ce savoir acquis constitue le socle solide indispensable pour constituer un langage de gestion adapté et privilégiant les échanges et le partage des informations de manière efficace et transversale entre les différents services d’archives en activité. Les maîtres-mots étant, la simplicité, la logique et l’évolutivité.
Quels en sont les enjeux ?
Si l’archivage est en tout premier lieu le moyen de respecter les obligations de chaque entreprise vis-à-vis de la conservation tout au long de la durée légale d’archivage, c’est aussi l’occasion privilégiée pour conserver les archives dans de bonnes conditions et de pouvoir protéger leurs droits (en cas de contrôle et de litige) ou de maîtriser ainsi tout risque de dégradation et préserver la pérennité de l’activité de l’entreprise. La pérennisation du patrimoine documentaire de l’entreprise allant de paire avec une réduction des coûts de gestion des archives, si ces dernières sont gérées efficacement par des experts dans la gestion et l’externalisation des archives. L’accès rapide et facilité aux documents participe de cette qualité d’intervention et d’optimisation de fonctionnement tant recherché par les entreprises. Au regard de tous ces enjeux, faisant des archives un moyen de mieux communiquer, de preuve ou un outil de préservation de la mémoire économique et sociale de l’entreprise, le conseil en archivage devient une discipline incontournable pour savoir non seulement comment archiver de façon optimale et dans le respect de la législation le fonds des archives, mais aussi pour optimiser efficacement les coûts de gestion des archives.
Arcalys, des conseils en archivage sur mesure
C’est pourquoi, Arcalys, société d’archivage riche de son expérience terrain, intervient pour le compte de tiers, en leur proposant des conseils et des solutions sur-mesure adaptées à leurs besoins. Une prise en charge globale est proposée, permettant un gain de temps et d’argent considérable. Arcalys se déplace sur le site (audit complet des ressources et des processus de gestion de documents d’archives en interne) afin de comprendre l’ensemble des besoins propres à chaque service de gestion d’archives. En accord avec le client, elle procède à un audit de l’existant et élabore un plan d’archivage. La détermination des moyens humains et logiques nécessaires aux opérations est également opérée et donne lieu un devis spécifique à chaque problématique. L’étroite collaboration menée avec les utilisateurs est la clé de la réussite pour chaque solution adaptée comme l’application des démarches ainsi conseillées.