Comment réaliser un plan de classement efficace ?

La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.

DEVIS ARCHIVAGE

Bien classer pour mieux retrouver

Pour gérer un fonds d’archive efficacement, il est primordial de savoir classer les documents d’archives produits. Le classement des archives ne sert pas seulement à conserver de manière durable et en toute sécurité documents archivés, c’est aussi le meilleur moyen de retrouver facilement et donc d’avoir accès aisément à chaque document ainsi classé. Bien qu’un « classement parfait » n’existe pas dans l’absolu, bien ranger des documents nécessite de bien connaître les divers critères d’un classement bien fait.

Ses critères d’efficacité

Pour arriver à un archivage performant, il convient de mettre en place un plan de classement. Pour cela, une méthodologie d’archivage est requise, répondant à des critères d’efficacité :

L’accessibilité : tout document doit être accessible ; le plan de classement étant basé sur une méthode visant à bien identifier les documents afin de les retrouver facilement
La mise à jour : tout plan de classement a pour finalité une gestion efficace des archives avec une conservation de l’information et des connaissances sans cesse remises à jour (faciliter le partage et la circulation de l’information, assurer la traçabilité, garantir la protection de l’information sensible et classifiée)
L’épuration : si le classement de documents consiste en leur mise en ordre intellectuelle et leur organisation logique et rationnelle, il comprend alors une phase d’épuration, c’est-à-dire l’élimination de tout document n’ayant rien à faire dans le classement (Les documents en doubles, les documents à supprimer, ceux à archiver…)
La fiabilité : méthodique et rigoureux, le classement permet de repérer aisément un document et de le retrouver facilement, à toutes les étapes du cycle de vie

Véritable outil professionnel, le plan de classement doit également répondre à des règles logiques et hiérarchisées pour être efficace :

Le plan doit respecter une structure logique de classement ; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée
Quel que soit le type de document ou son support, le plan de classement commun à tous permet une systématisation et une uniformisation de l’ensemble de l’archivage des documents. Une fois classé, tout document archivé peut facilement être retrouvé.

Une obligation légale pour les administrations publiques

Pour les administrations publiques comme les communes, le classement des archives est une obligation légale. Chaque commune doit conserver et rendre accessibles ses archives (article 1, §1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par la Loi du 6 mai 2009).

Au-delà du respect de la législation, le classement a pour autre intérêt d’être une base fiable pour :

Garantir un suivi des activités des services
Assurer une protection juridique
Préserver l’histoire des collectivités

Pour les entreprises, il en va de même, la conservation de certains documents d’entreprise est aussi une obligation légale qui obéit à une réglementation rigoureuse à laquelle aucune entreprise ne peut se soustraire. Les pièces classées et archivées deviennent les preuves des droits et des obligations nécessaires à l’exercice de l’activité de l’entreprise. Leur classement est donc nécessaire surtout lorsqu’elles font l’objet de :

Réclamation
Contrôle fiscal, judiciaire
Situation de litige

Mise en place d’un système de codification, de cotation et d’index

Pour effectuer un excellent plan de classement, il est bon de penser à mettre en place un système de codification. Cela consistera à attribuer à chaque document un code unique dans le but de distinguer le niveau de classification et l’ordre des séries dans chaque catégorie. En outre, la codification permet d’identifier les fichiers et là où ils se trouvent. Il existe plusieurs systèmes de codification, tels que la codification alphabétique, la codification numérique et la codification alphanumérique.

Pour faire un bon classement, on peut aussi inclure une cotation à chaque dossier. Voici un exemple de cotation :

1 .A. 1_2010_facture0001

1 .A. 2_2010_bondecommande

Le chiffre 1 met en avant le service concerné dans l’entreprise. La lettre A fait référence au bureau du service qui est concerné. Vient ensuite le deuxième chiffre, 1 ou 2, correspondant à la tâche concernée par le document. Le chiffre 1 est en rapport avec la comptabilité et le chiffre 2 le suivi de commande.

Il est également possible d’accompagner le plan de classement d’un index par sujet afin de faciliter son utilisation. Cela permet de se repérer facilement grâce au titre et aux sous-titres du plan de classement.

Types de classement possibles

Plan de classement alphabétique : c’est un type de classement qui vise à faire un rangement des documents en fonction de leurs titres. Il convient parfaitement à la bonne organisation d’un fonds documentaire.
Plan de classement numérique : c’est une technique qui est plus dédiée aux archivistes. Elle permet de gérer aisément les plus gros volumes de documents. Chaque document est classé en lui attribuant un numéro d’identification.
Plan de classement thématique : il est très souvent mis en pratique dans les secrétariats. Le but de ce type de plan de classement est de ranger les documents d’archives de sorte à les regrouper d’abord par rubriques et ensuite par thèmes. Cette méthode, à la fois thématique et typologique, permet de localiser les documents en mettant l’accent sur le statut de chaque archives.

Notez qu’il est possible de combiner ces différentes méthodes pour mettre en place un plan de classement dynamique.

Conseils à suivre pour un bon classement

Pensez à faire le classement de vos documents en les disposant dans des dossiers qui concernent une procédure administrative, une personne, une affaire ou encore un projet. Ensuite, les dossiers doivent être classés dans des séries couvrant de façon ordonnée l’ensemble d’une thématique commune, d’une suite géographique ou alphabétique ou d’un cadre chronologique. Et le classement des séries est parfait quand il est effectué selon les fonctions définies au sein de l’organisme. S’il n’y a pas de définition de fonctions, le classement peut s’opérer selon l’organigramme de l’institution.

Un plan de classement doit avoir une structure logique et hiérarchique allant du général au particulier. Il est nécessaire de faire en sorte que l’ensemble des documents soit couvert indépendamment de leur support. C’est une bonne chose de veiller à ce que le plan mis en place soit le même pour les documents papier et les documents électroniques.

Notez que les rubriques « Divers », « Généralités » et « Autres » sont inutiles dans un plan de classement digne de ce nom. Elles sont donc à proscrire puisqu’elles ne mettent aucune information constructive en avant.

Par ailleurs, pour l’élaboration d’un bon classement, vous devez avoir le soutien de votre hiérarchie. Sachez que le plan de classement est un outil structurel touchant l’ensemble d’un organisme. Il doit être connu et appliqué par tous afin qu’il soit efficace. C’est donc une nécessité de concevoir le plan de classement en étroite collaboration avec vos collègues.

Vous devez d’abord mettre en place une première version de votre plan de classement et la tester. Si la phase de test connaît du succès, l’ensemble de l’organisme sera formé pour l’implémentation du plan. Si le résultat du test n’est pas satisfaisant, une autre version, améliorée, devra être faite.

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