Comment mettre en place un système d’archivage électronique ?

La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) permet d’améliorer l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Cela réduit les coûts d’exploitation et diminue les risques de litiges, en plus d’offrir un niveau élevé de protection des informations sensibles. Le SAE peut être mis en place en interne comme en externe. Aussi, il est possible de le faire soi-même ou demander à un prestataire d’intervenir. Dans tous les cas, il sera nécessaire de réaliser la gestion des documents (GED) qui vise à traiter la masse documentaire de l’entreprise de manière que la création, l’organisation, le partage et le stockage des informations se fassent efficacement. Pour cela, plusieurs actions doivent être posées.

DEVIS ARCHIVAGE

Répartir les tâches

Un véritable travail d’équipe s’impose pour mettre en place un SAE. Les tâches à effectuer doivent être réparties entre plusieurs membres de l’entreprise. Le but est de déléguer diverses compétences à l’analyse et la prise en compte de tous les documents et processus qui fondent le fonctionnement de l’organisation. Une équipe doit être conçue pour la conduite du projet jusqu’à ce qu’il soit finalisé. Celle-ci se compose de collaborateurs provenant de tous les départements de l’organisation, comme la gestion, la production et l’administration. Chaque membre intervient en se mettant dans la peau de médiateur entre l’équipe et le département qu’il représente. Une identification des documents de son groupe qui doivent être archivés est nécessaire. Aussi, un intérêt est porté à ceux dont l’élimination est la bienvenue. Les membres de chaque département informent également de la façon dont les documents sont traités à leur niveau

Mettre en place une stratégie pour faire évoluer votre système d’archivage existant

Le SAE ne peut être performant s’il n’est pas assis sur une bonne stratégie. Celle-ci aura plusieurs orientations et évaluera le système actuel de classement et de conservation des documents de la structure concernée. Notez que sont pris en compte les dossiers sur papier ainsi que ceux sous forme électronique. L’équipe du projet pourra ainsi déterminer la façon dont les documents sont reçus, puis traités, analysés et stockés, avant d’être à la fin purgée ou faire la mise à jour.

Pour réaliser une stratégie fonctionnelle, il est bon de choisir un ou deux départements comme projets pilotes. L’équipe pourra ainsi développer une méthode permettant de découvrir la façon dont chaque département traite ses documents. La documentation de chaque étape du processus est nécessaire, ce qui est possible à partir d’un tableau que tous les membres de l’équipe pourront utiliser. Il est envisageable que chaque service ait un processus différent dans la manière de recevoir les documents.

Pour être sur la même longueur d’onde, il est intéressant au départ de décider de normaliser le processus ou de le personnaliser. Pour faire évoluer le système d’archivage existant, une réflexion s’impose pour déterminer ce qui est bon afin de mettre en place une stratégie documentaire efficace. De nouvelles solutions de stockage et d’accès aux documents électroniques peuvent être choisies, de même que des moyens assurant la conversion des documents papier en documents électroniques. Une décision d’ajouter ou de supprimer des étapes dans le processus documentaire est également possible pour une stratégie plus performante.

Identifier chaque document à archiver

Après avoir bien compris comment l’entreprise traite ses documents, l’équipe projet peut procéder à l’identification des types de document concernés et sur ce qu’il y a lieu de faire pour bien les archiver. Un inventaire peut ainsi être réalisé au niveau de chaque service. Ce travail permettra de distinguer, entre autres, les documents personnels, les documents de référence, les documents d’informations sur les clients et les formulaires. L’équipe pourrait se rendre compte de la nécessité de disposer de plus de ressources pour faire la documentation, l’organisation et le stockage dans les conditions les plus correctes. Cela favoriserait une réévaluation de la stratégie pour créer un nouveau système de GED.

Se débarrasser des documents inutiles

Ce ne sont pas tous les documents produits ou reçus par l’entreprise qu’on doit stocker. Il n’est vraiment pas nécessaire d’archiver ceux qui sont inutiles. En mettant en place le SAE, l’équipe projet doit pouvoir identifier tous les documents à éliminer. On les découvre en général en faisant l’inventaire. Un système de GED peut mettre de côté tous les documents qui n’ont aucune valeur, et ce, de façon automatique. Se débarrasser des dossiers sans importance, et parfois encombrants est impératif si on veut réaliser un archivage efficace. Car archiver, c’est aussi prendre des dispositions pour retrouver rapidement un document stocké définitivement en cas de besoin. Alors que la présence de documents inutiles fait perdre du temps.

Décider de la procédure à suivre pour le stockage parfait des documents

L’inventaire bien établi et ayant permis de se débarrasser des documents inutiles, l’équipe projet peut décider de la procédure à suivre pour stocker parfaitement les documents à archiver. Une centralisation ou une décentralisation du stockage de la masse documentaire est envisageable. Il est possible aussi de recourir à des postes de travail individuels. Dans tous les cas, une réflexion s’impose pour décider de la façon idéale de traiter les documents de travail. Il revient à l’équipe de choisir le système à mettre en place pour la gestion et la conservation des dossiers. Cela peut concerner un système de fichiers physiques, un système électronique ou une association de ces deux méthodes.

Concernant le système de gestion électronique, il est bon de ne pas perdre de vue certaines considérations techniques lors de son élaboration. L’équipe projet doit veiller à ce qu’il ait des capacités de flux de travail suffisantes ou supérieures aux besoins de l’entreprise. Il est absolument nécessaire que l’accès à celui-ci soit uniquement autorisé aux personnes qui en ont la permission. Notez qu’il est possible de personnaliser les flux selon les besoins spécifiques de l’entreprise.

Mise en place de la stratégie documentaire dans le respect des normes

Par ailleurs, la stratégie documentaire aboutissant à la mise en place du SAE ne doit pas ignorer le respect des normes. Il est en effet bon de savoir que l’archivage des documents ne se fait pas n’importe comment. Il est nécessaire de respecter certaines règles mises en avant par des normes françaises ou européennes. L’équipe projet doit avoir connaissance de celles-ci et élaborer sa stratégie en conséquence. Cela s’impose, qu’il s’agisse de documents physiques ou de documents électroniques. Les normes en vigueur abordent plusieurs aspects du stockage des documents, notamment la sécurité et l’accessibilité.