Près de la moitié des sociétés françaises conservent l’intégralité de leurs archives, appliquant ainsi le « principe de précaution » sans se préoccuper des délais de conservation des documents d’entreprises (Documents civils des commerciaux, Documents juridiques des sociétés commerciales..).
La pratique du sur-archivage
Cette tendance au sur-archivage est une spécificité nationale, les professionnels européens étant bien moins enclins à conserver toutes leurs données financières, relatives à la clientèle ou au personnel. Les domaines de la fabrication, de l’ingénierie et de la finance sont particulièrement touchés par cette pratique.
Un prestataire externe spécialiste de la gestion des archives
Faire appel à une entreprise d’archivage est un choix qui s’offre à la plupart des entreprises mais seule une partie d’entres elles ont recours à ce type de prestataire (un peu plus d’un quart des sociétés juridiques et financières par exemple). Ces approches très différentes de la problématique d’archivage s’expliquent en partie par des directives européennes complexes, hétérogènes et en perpétuelle évolution.
Une gestion d’archivage globale
Arcalys propose aux entreprises des solutions de gestion d’archivages globale. Les documents d’archives sont ainsi traités et gérés de leur émission à leur destruction. Riche de son expérience terrain, la société d’archivage Arcalys met à disposition de ses clients des processus de gestion spécifiques à chaque problématique de gestion, comprenant :
- L’identification et l’authentification des archives
- Le stockage des documents archivés
- Leur conservation dans les meilleures conditions et leur accessibilité
- La destruction ou l’archivage définitif de documents d’archives
Comment « bien archiver » ?
L’archivage des documents d’entreprise est à la fois une obligation légale à respecter, mais aussi une nécessité vitale pour l’activité de l’entreprise. Pour assurer son efficacité, de nombreuses questions se posent :
- Quels documents faut-il archiver ?
- Sur quel support les archiver et pendant combien de temps ?
- Quelles sont les solutions d’archivage efficaces pour garantir à la fois une sécurité maximale et une accessibilité quasi-permanente des documents d’entreprise ?
Une question de Record Management
L’archivage nécessite de l’organisation et repose donc sur une méthode, le Record Management. Cette méthodologie se fonde sur une analyse rigoureuse de la mise en œuvre d’un système d’archivage efficace. Il a pour fonction de gérer l’ensemble des archives de l’entreprise, quels que soient leurs supports et leurs formes. Il a pour objet l’ensemble des documents « à archiver », c’est-à-dire les documents que l’entreprise aura décidé de préserver à titre de preuve ou en raison de leur valeur informationnelle : il s’agit des documents essentiels ou utiles dans la conduite de ses activités.
Quant au « système de records management », il a pour principales fonctions :
- S’assurer que les documents produits ou reçus, existent et soient créés en tant qu’archives
- Garantir un prise en charge des archives depuis leur création jusqu’à leur destruction ou versement aux archives définitives
- Conserver les documents d’archives dans leur contexte
- Les rendre accessibles
- Assurer leur traçabilité
- Communiquer le document selon les droits d’accès associés
Pourquoi demander un devis global pour l’archivage des archives d’entreprise ?
La gestion des archives selon un plan d’archivage pour la plupart des entreprises, ne disposant pas des compétences ni des ressources en personnel suffisantes pour le faire, n’est pas chose facile. Surtout, lorsqu’il s’agit de détruire et éliminer des documents. C’est pourquoi, elles se tournent vers les entreprises d’archivage spécialisées dans la prise en charge de l’archivage.
Les avantages d’une offre globale de gestion des archives d’entreprise sont nombreux. Un accompagnement personnalisé permet à l’entreprise de se consacrer davantage à son activité et à son rendement. Aussi le fait d’externaliser une partie ou la totalité du fonds de leurs archives permet aux entreprises de bénéficier d’une conservation pérenne de ses documents archivés, en toute sécurité, en toute confidentialité et à l’abri de tout risque de perte, dégradation, vol ou détérioration.
Pour une prise en charge personnalisée de la gestion de vos archives d’entreprise, faites au préalable une demande de devis.
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Photo Ann Wuyts