C’est un impératif pour une entreprise d’archiver ses documents. Sa survie en dépend. Mais l’archivage est une démarche assez délicate. Il faut, en effet, suivre des procédures de classement, de rangement et de conservation bien réfléchies. Rien ne s’improvise quand il s’agit d’archiver ses documents. Les méthodes à mettre en place doivent simplifier l’accès aux dossiers et surtout les sécuriser.
Pourquoi mettre en place une politique d’archivage ?
Il est bon d’élaborer une bonne politique d’archivage afin que la gestion de vos archives se fasse de façon efficace et complète. Elle est surtout envisageable pour répondre aux enjeux légaux, financiers, stratégiques et historiques liés à la conservation parfaite de ses documents. En contactant un service de gestion archives entreprise, des professionnels travailleront à votre compte et mettront en place la politique d’archivage qui convient.
Une bonne politique d’archivage accorde une importance particulière aux archives de consultation courante, également appelées archives vivantes. Il s’agit des documents en cours d’utilisation, qu’on doit pouvoir accéder facilement. Il est aussi nécessaire de s’intéresser aux archives intermédiaires, c’est-à-dire les documents qu’on utilise de moins en moins. Un pan de cette politique d’archivage doit également concerner les archives définitives. Celles-ci sont relatives aux dossiers à ranger définitivement en tenant compte de leur délai légal de conservation. Le système d’archivage à mettre en place doit permettre de retrouver les documents conservés en bonne et due forme.
L’archivage interne : une possibilité
Si vous confiez la conservation de vos papiers à une entreprise d’archivage documents personnels, vous pouvez être sûr de bénéficier d’une prestation de qualité. Car ce sont des professionnels qui s’occuperont de la gestion de vos archives. Mais si vous décidez de faire un archivage interne, sachez qu’il va falloir y consacrer du temps. En outre, vous devrez avoir les connaissances requises pour faire les choses comme il faut, tout en respectant scrupuleusement la législation. Concernant vos archives physiques, il est important que vous définissiez une méthode de classement et d’indexation. En outre, vous devez tenir compte des bonnes conditions de température et d’hygrométrie des lieux de conservation. Des dispositifs de protection contre les incendies sont également nécessaires.
Quant à l’archivage interne des archives numériques, une stratégie de gestion électronique des documents doit être élaborée. Il est également impératif d’établir une méthode de classement et d’indexation et de trouver la méthode pour une recherche multicritères. Une veille réglementaire est la bienvenue. Il faut aussi que la conservation des données se fasse sur des infrastructures matérielles et logicielles adaptées. En outre, dans le cadre de l’archivage interne de vos archives numériques, des dispositions particulières s’imposent pour la sécurisation des systèmes.
L’archivage externe : l’option la plus intéressante
Le mieux est de confier l’archivage de vos documents à un organisme spécialisé. S’il s’agit d’éléments physiques, le prestataire saura comment s’y prendre pour que leur conservation se fasse de la meilleure des façons. Dans des locaux adaptés, vos documents seront rangés de manière que vous puissiez les retrouver facilement.
Il est également possible d’externaliser l’archivage de vos documents, même si vous optez pour la dématérialisation. Des professionnels proposent leur expertise dans ce sens. Vous devez les contacter afin qu’ils mettent en place un système d’archivage électronique par le biais duquel vos fichiers seront stockés. À partir d’une plateforme informatique, il sera possible de recevoir, garder, communiquer et restituer vos archives. Notez que le recours à des spécialistes pour l’archivage de vos documents sous format digital est une bonne option, car ces derniers interviendront dans le strict respect de la réglementation. Alors qu’il n’est pas évident que si vous vous en occupiez vous-même, vous fonctionnerez comme le veut la législation. En outre, les pros de l’archivage des données numériques utilisent des solutions technologiques de pointe, ce qui garantit la sécurité parfaite des éléments archivés.
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