De plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation de leurs documents d’archives, dans l’intention de réduire considérablement leurs coûts de stockage et de conservation. Le recours à cette solution alternative de gestion externalisée leur permet de libérer de la surface de bureaux et d’économiser une charge locative ou foncière supplémentaire. En confiant leurs archives d’entreprise à une société spécialisée dans le stockage et la gestion de l’archivage en externe, les entreprises faisant le choix de l’externalisation, s’accordent davantage de temps pour se consacrer pleinement sur leur cœur de métier. Pour profiter de ces avantages, voyons comment il est possible de stocker le fonds d’archives en dehors des locaux de l’entreprise ?
Image : Arcalys.
Le déménagement des archives dans le cadre d’une externalisation peut être pris en charge par la société d’archivage comme le propose ici l’expert en archivage physique : Arcalys.
L’externalisation d’archives, c’est quoi ?
L’externalisation des archives, nommée également le tiers-archivage, concerne la prise en charge du stockage et de la gestion d’une partie ou de la totalité du fonds des archives d’une entreprise, par un prestataire externe, spécialisé dans la conservation et services associés de la politique d’archivage d’une entreprise (mise à disposition des documents archivés, classement des archives, restitution des archives, communication…).
Il est donc possible et souhaité de confier la conservation des documents d’entreprise à un prestataire extérieur, respectant les règles légales et bonnes pratiques de la conservation et la préservation des archives.
Quels sont les documents pouvant-être externalisés ?
L’externalisation des archives concerne essentiellement les archives dites courantes et intermédiaires. Leur sort final peut être soit la destruction, pour les documents et archives ayant dépassé la durée légale de conservation, soit la conservation définitive comme c’est généralement le cas pour les documents sensibles et les archives relatives au patrimoine économique et social de l’entreprise. Pour éviter toute erreur et destruction irrémédiable, il est vivement conseillé de faire appel à un prestataire d’archivage expert en la matière. Rappelant également que depuis octobre 2012, les entreprises privées spécialisées dans la gestion des archives doivent être agréées pour exercer pleinement leur activité. Cet agrément est valable 5 ans et doit faire l’objet d’une demande de renouvellement pour être reconduit.
Les archives courantes concernent l’ensemble des documents de l’entreprise consultés régulièrement et nécessitant pour cela des mises à jour et un stockage dans un local d’archives pour les retrouver et en disposer facilement et à tout moment.
Généralement, les archives courantes sont de trois types :
- Les documents et dossiers du personnel actif
- Les documents des clients actifs
- Tous autres documents relatifs aux dossiers techniques, manuels ou notices explicatives des installations en activité
Quant aux archives intermédiaires, ce sont les documents ayant une durée de conservation légale, mais n’étant plus consultés régulièrement. Elles sont par conséquent classées et archivées afin d’être à tout moment accessible et consultable, lors de contrôle ou de litige. En effet, ces archives sont conservées pour leur valeur probante. C’est au terme de leur durée légale de conservation qu’elles peuvent ainsi être détruites ou conservées définitivement.
Comment externaliser ?
De manière générale, l’externalisation des archives est un processus d’archivage visant d’une part au stockage des documents d’entreprise et d’autre part à leur gestion (classement, stockage, archivage, destruction, conservation définitive…).
Cette démarche comporte trois phases distinctes et spécifiques, à savoir :
- La déclaration préalable de la constitution d’un dépôt d’archives courantes et intermédiaires
- La rédaction d’un contrat de dépôt
- Le choix du prestataire externe
La première de ces deux étapes implique juridiquement le fait qu’une entreprise souhaitant confier ses archives à un prestataire d’archivage externe doit au préalable en faire une déclaration, afin de :
- Sélectionner les archives à stocker et celles par la suite qui seront éliminables à terme
- Évaluer les volumes d’archive à stocker pour estimer la surface du local assurant le stockage des documents à conserver
À ce stade, il importe de bien déterminer et sélectionner les types d’archives qui rentrent dans le cadre de cette démarche d’externalisation. Ainsi, il sera évité de proposer à l’externalisation, les documents consultés régulièrement, entraînant par la même occasion des coûts de consultation élevés.
En ce qui concerne la rédaction du contrat d’externalisation, il convient de se référer aux dispositions réglementaires du décret d’application n°2009-1124.
Quant au choix du prestataire, il est possible de consulter sur le site internet du SIAF la liste des sociétés d’archivage possédant l’agrément, garanti d’un exercice de la profession de qualité et proposant des services d’archivage respectant la législation et règles déontologiques du métier.