Un « plan d’archivage » est une procédure écrite détaillant l’organisation et la mise en œuvre des documents d’archive.
Quels sont les éléments d’un « plan d’archivage »
Le « plan d’archivage » assure l’organisation du calendrier et du périmètre d’archivage mais pas seulement. Il gère également les demandes de rechargement, les responsabilités liées à la conservation des documents d’archive et leur destruction une fois la durée de conservation légale dépassée. Il est important qu’un plan d’archivage soit réalisé en concertation avec les responsables juridiques et documentaires. Il est ensuite validé par le comité de pilotage.
Information sur l’archivage papier
L’organisation des archives physiques définie par le « plan d’archivage » vise à assurer la cohérence de la politique d’archivage de la structure. Une pièce justificative référencée dans le système d’information doit pouvoir être retrouvée aisément dans les archives papier.
Information sur l’archivage des éléments dématérialisés
La gestion des données et documents dématérialisés reste le point le plus complexe. La procédure d’archivage doit définir quelles informations sélectionner et assurer leur qualité (informations complètes, datées et référencées) dans le format exigé par la législation. Devront également être traitées la pérennité des supports et leur éventuelle destruction (définition des règles), la question de l’externalisation partielle ou totale des archives et la procédure de rechargement des archives pour consultation. Le dernier point concerne les acteurs (producteurs d’information, utilisateurs, propriétaires, etc.) et leur rôle dans l’organisation de l’archivage.
Comment transmettre un plan d’archivage lors d’une restructuration d’entreprise
Lors d’une réorganisation (fusion, rachat, restructuration, etc.), une entreprise devra veiller à assurer la transmission et la pérennité des archives si l’entité subit de profonds changements au niveau organisationnel. Les dirigeants ont également tout intérêt à harmoniser les politiques et systèmes d’archivage numérique des différentes structures.