Si vous voulez que la comptabilité de votre entreprise soit parfaitement tenue, vous devez bien classer vos documents comptables. Une véritable politique peut être élaborée à cet effet, et cette bonne organisation rejaillira positivement sur toute votre activité. En classant clairement vos documents comptables, vous pourrez suivre sereinement le fonctionnement de votre entreprise. Mais ce classement ne se fait par n’importe comment. La prise en compte de certains paramètres est nécessaire pour le réussir.
Quels documents comptables sont concernés par le classement ?
Tous les documents comptables issus du fonctionnement quotidien de votre entreprise sont concernés par le classement. Même s’il y en a qui sont plus importants que d’autres, vous devez leur réserver le même traitement. En général, les documents comptables sont rangés dans 5 grandes familles :
- Les documents des clients : il s’agit de tous les documents qui mettent en évidence les transactions financières réalisées entre vous et vos clients. Les factures d’achat de vos produits ou services peuvent être citées en exemple.
- Les documents des fournisseurs : ceux-ci concernent toute la documentation prouvant la collaboration qui existe entre vous et vos différents fournisseurs. Les contrats d’approvisionnement et les factures qui en sont issus sont des exemples de ces documents.
- Les documents en rapport avec le personnel de l’entreprise : comme vous pouvez l’imaginez, il s’agit de l’ensemble des documents qui sont très importants dans la bonne gestion des salariés de l’entreprise.
- Les documents de l’administration fiscale: on y retrouve évidement les documents relatifs aux impôts, comme les avis d’impôts et les bordereaux de situation fiscale.
- Les documents bancaires : sont concernés, entre autres, les relevés bancaires, les chèques à encaisser, les talons de chèque et les contrats de prêt immobilier et de consommation.
Pourquoi classer ses pièces comptables ?
Vous avez intérêt à classer vos documents comptables si vous voulez gagnez du temps lorsque vous aurez à rechercher un papier important. Un rangement parfait permet de retrouver rapidement ce dont on a besoin. Cela peut accroitre la productivité puisque les salariés consacreront plus leur temps à travailler que de faire des recherches de dossiers. Il sera plus aisé pour eux de naviguer entre documentation temporaire et documentation définitive.
Notez que vous ne gagnez pas que du temps en classant correctement vos documents comptables. Vous gagnez aussi de l’espace. Car il est avéré que des documents entassés et disposés en vrac dans une administration prennent de la place et deviennent vite encombrants.
Un bon classement de ses documents comptables aide aussi à la prise de décision. En effet, en ayant la possibilité d’accéder plus vite aux données présentes ou passées de votre entreprise, vous pourrez décider plus sereinement des changements à apporter pour développer votre activité.
Méthodes pour classer les documents comptables
Pour effectuer un classement dynamique et efficace des documents comptables de votre entreprise, vous pouvez opter pour la méthode chronologique ou la méthode alphabétique. Optez pour l’une de ces techniques en tenant compte des familles de documents.
Si vous devez classer la documentation relative aux clients, le mieux est de choisir la méthode chronologique. C’est ce qu’il y a de mieux pour classer les factures de sorte à respecter leur numérotation. La méthode chronologique convient aussi pour ordonner parfaitement les relevés de banque et bien d’autres documents bancaires. Pour les documents des fournisseurs, la technique qui s’y prête le plus est le classement par ordre alphabétique.
Notez que pour les documents du personnel, tels que les bulletins de paie et les déclarations de charges sociales, adoptez le réflexe de les classer au fil des mois. Quant aux documents des impôts, il est préférable de les classer par type d’impôts.
Supports utilisables pour le classement des documents comptables
Pour parfaire le classement de vos documents comptables, vous aurez besoin de les disposer dans des supports appropriés. Et l’outil le plus efficace que vous pouvez utiliser sereinement est le classeur. Si vous y mettez vos dossiers, vous leur assurerez une bonne protection. En outre, le classeur est parfait pour éviter de perdre vos documents. Il est évident que vous en aurez besoin en plusieurs exemplaires pour le classement correct de votre fonds documentaire. Le mieux est de personnaliser chaque classeur que vous aurez à utiliser. Vous pourrez par exemple attribuer une couleur précise à chaque famille de documents. Si vous ne personnalisez pas vos classeurs, vous devrez y placer une étiquette. Ainsi, vous n’aurez aucun mal à savoir quel type de dossier s’y trouve.
Il est possible également d’utiliser des chemises pour classer vos documents. Et comme les classeurs, pensez à les personnaliser ou à y mettre des étiquettes afin de savoir quel est leur contenu.
Il est bon de diviser en sous-catégories vos classeurs et chemises afin de mieux les exploiter. Vous devrez ensuite les disposer dans des armoires. A ce propos, il est bon de suivre un plan d’entreposage clair qui vous simplifiera la tâche lorsque vous rechercherez en urgence un dossier.