L’archivage de s’improvise pas. Une entreprise doit s’interroger sur ses besoins afin de recourir à la solution la plus adaptée à sa situation. Deux solutions se présentent, ou bien vous gérez et stockez vos archive par vous-même, ou bien vous faites appel des des experts pour externaliser l’archivage.
Quels sont les critères à considérer avant de faire appel à un tiers-archiveur ?
Le choix d’un prestataire externe chargé de gérer et conserver en externe les archives d’une entreprise dépend des réels besoins de l’entreprise à faire appel à ce type de service. La production de dossiers et documents relatifs à la gestion de l’activité d’une entreprise ne cesse de croître et la plupart des sociétés en activité manque de ressources et de moyens techniques efficaces pour les gérer dans le respect de la réglementation. La gestion des archives engendre des coûts et nécessite des ressources. Dans ce cas, il est capital pour l’entreprise d’avoir recours à l’externalisation de ses archives.
La solution du « garde meuble » pour les archives pour un simple stockage des documents
En raison des coûts élevés du mètre carré, a fortiori dans les zones urbaines, Paris et région parisienne en tête, de nombreuses entreprises recherchent des alternatives au stockage de leurs archives en interne, dans leurs propres locaux. Il n’est pas toujours possible ou souhaitable de dédier un espace au stockage des archives au sein de leurs bureaux, d’autant que le volume d’archive a tendance à croitre de manière linéaire, et dans certains cas, exponentiel ! Certaines entreprises ont fait le choix de s’orienter vers la solution du « garde meuble ». Elles ont avant tout recherché à développer leur volume de stockage en le transférant auprès de sociétés spécialisées dans le domaine. Elles bénéficient ainsi pour leurs archives de services de contrôle et de protection contre les intrusions, les incendies et autres dégâts pouvant entrainer une détérioration partielle ou complète des documents.
Bon à savoir : il existe des services en ligne gratuits pour évaluer les besoins en stockage (volume, prix). Voici une grille tarifaire pouvant donner des ordres des prix pour un garde meuble à Paris. Sachant que le prix moyen d’une location d’une surface de stockage à Paris est en moyenne par mois de 18 € / m²
- Pour 5 m², le prix d’un garde meuble à paris revient en moyenne par mois à 90 €
- Pour 10 m², le prix d’un garde meuble à paris revient en moyenne par mois à 180 €
- Pour 15 m², le prix d’un garde meuble à paris revient en moyenne par mois à 270 €
- Pour 20 m², le prix d’un garde meuble à paris revient en moyenne par mois à 360€
- Pour 25 m², le prix d’un garde meuble à paris revient en moyenne par mois à 450€
- Pour 30 m², le prix d’un garde meuble à paris revient en moyenne par mois à 540€
Voici quelques informations pour estimer au plus juste la surface de stockage dont vous avez besoin.
- 5 cartons représentent en moyenne : 1.5 m3 et 0.8 m² de surface de stockage
- 10 cartons représentent en moyenne : 3 m3 et 1.5 m² de surface de stockage
- 15 cartons représentent en moyenne : 4.5 m3 et 2.3 m² de surface de stockage
- 20 cartons représentent en moyenne : 6 m3 et 3 m² de surface de stockage
- 25 cartons représentent en moyenne : 7.5 m3 et 3.8 m² de surface de stockage
- 30 cartons représentent en moyenne : 9 m3 et 4.2 m² de surface de stockage
Limites et contraintes du simple « stockage des archives »
Il convient de rappeler que le simple stockage des archives consiste à entreposer les documents dans un local dédié, parfois sécurisé (jusqu’à un certain point…). Il diffère en cela radicalement d’une solution globale d’archivage ! Entreposer ses archives dans un garde-meuble ne peut en rien être comparé à une solution globale qui en assure la gestion : audit, triage, classement, accessibilité, conservation selon les durées légales, recherches, restitution ou destruction définitive… Sans compter le degré de professionnaliste d’un tiers-archiveur qui va assurer la confidentialité et la sécurité des documents, une donnée à prendre en considération dans la comparaison.
L’externalisation des archives, une solution à la portée de toutes les entreprises ?
Faire appel à une société d’archivage qui prendra en charge la gestion des archives est une pratique de plus en plus répandue, et pour cause. Les archivistes se chargent de gérer entièrement l’archivage selon les nomes et réglementations en vigueur, apportant conseil et assistance. Cette solution permet d’économiser de l’espace, du temps et de l’argent car vous n’avez plus à dédier certaines ressources de l’entreprise à cette tâche qui peut s’avérer couteuse.
Voici les principaux avantages de l’externalisation des archives :
- Réduire considérablement les besoins en ressources budgétaires et humaines dans des dispositifs complexes à mettre en place et à maintenir. Avoir recours à des services dédiés et spécifiques à ce domaine d’activité réglementaire permet d’éviter des coûts de gestion trop élevés.
- Dégager du temps, consacrer le personnel pleinement à son activité et accroître ainsi la productivité
- Assurer pleinement et efficacement la sécurité et la bonne conservation des documents versés, en évitant les risques de pertes ou de détérioration
- Garantir à chaque instant une accessibilité et disponibilité des documents en cas de consultation, de restitution ou de contrôle.
Conclusion. Vous avez trois solutions : stocker en interne, stocker dans un garde-meuble ou externaliser l’archivage
Après analyse et comparaison des coûts, des avantages et limites de chaque solution, il s’avère souvent plus intéressant pour les entreprises de verser et gérer leurs archives auprès d’un tiers-archiveur qui se chargera d’assurer la bonne gestion des documents versés dans un local dédié avec tout les services associés.
La solution de l’externalisation des archives intéressera particulièrement les entreprises qui ont compris tout l’intérêt d’en déléguer la gestion. Externaliser ses archives est une solution bien évidemment plus performante et même parfois plus économique sous de nombreux rapports.
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