Lors d’un déménagement des archives, il est conseillé de bien préparer leur fonds à déplacer ainsi que d’assurer leur bon conditionnement, afin d’éviter toute perte ou détérioration possible des documents d’archives. Voici quelques conseils et bonnes pratiques sur le conditionnement des archives.
Conditionner les archives pour mieux les conserver
La raison du conditionnement des archives semble évidente : il faut à tout prix éviter la détérioration physique des documents archivés. Les principaux ennemis de leur bonne conservation sont la lumière, l’humidité et la poussière.
La conservation des archives physique est réglementée, puisque l’archive est une discipline encadrée par une multitude de lois et de normes, ayant pour finalité la préservation des archives dans de bonnes conditions.
Bon à savoir : en matière de conditionnement des archives papiers en vue de les garder durablement en bon état, il existe des normes à respecter.
En voici les principales :
Iso 16245. Année : 2009
Cette norme internationale « fixe les prescriptions concernant les boîtes et les chemises en matériaux cellulosiques (papier et carton) destinées à être utilisées pour la conservation à long terme de documents d’archives sur support papier ou parchemin ». Deux types de boîtes sont conformes : la boîte Iso 16245-A et la boîte Iso 16245-B
NF Z 40-014. Année : 2011
Cette norme est spécifique aux « caractéristiques des papiers et cartons utilisés pour une conservation à long terme des papiers et des parchemins ».
NF Z 40-012. Année : 2011
Cette norme concerne l’ensemble des prescriptions à respecter sur les « matériaux plastiques utilisés pour le conditionnement à long terme des documents papier et parchemin, mais aussi leur transport, leur mise en valeur et leur communication ».
Comment conditionner les archives ?
Pour lutter efficacement contre les facteurs de détérioration et d’usure des archives, il est capital de prendre conscience que le conditionnement des archives s’inscrit dans une démarche de conservation préventive. Attendu qu’un document, classé, rangé, archivé et conservé dans les meilleures conditions de préservation ont davantage d’être conservé durablement et sans trop avoir à subir de dommages. Bien sûr, le conditionnement représente un coût qu’il convient de bien évaluer, surtout à l’occasion du déménagement des archives et de leur réinstallation dans un nouveau local spécialement dédié à la gestion des archives. Arcalys vous accompagne dans cette opération délicate en proposant des solutions adaptées à vos réels besoins en archivage et externalisation de vos documents d’entreprises sensibles et confidentiels. Outre le budget à prévoir, le temps de travail et le personnel à prévoir sont des paramètres à prendre en compte avant même de programmer et réaliser les campagnes de conditionnement. Il convient de conditionner les archives de manière à :
- Les protéger des dégradations liées à l’environnement (la lumière, la poussière ou l’humidité…)
- Faciliter leur accessibilité; une archive conservée est un document facilement retrouvable et consultable (code de rangement, numéro d’identification des boîtes de rangement…)
- Optimiser le système de rangement des archives physiques, leur équipement et matériel de rangement
Quels sont les types de conditionnement possibles ?
En règle générale, la boîte de conservation spéciale (ISO 16245 conditionnements en carton fort) est fortement recommandée. Leur usage doit répondre aux certaines préconisations :
- Pour le revêtement de la couverture, il est recommandé qu’il soit en résine stable résistante aux dégradations environnementales et liées à la manipulation ;
- Les archives doivent être suffisamment marquées
- Il est également préconisé d’éviter d’utiliser des plastifiants, autres produits chimiques (colorants, adhésifs, etc.) ou de métal oxydable
- Les conditionnements en plastique de type ISO 16245-B, bien qu’autorisés, sont déconseillés par les Archives de France.
- Les boîtes d’archives doivent être fabriquées en carton épais de pure cellulose, avec charge alcaline qui agit comme un filtre pour la pollution acide de l’air. La taille de chaque boîte étant adaptée aux documents à conserver
Quant aux chemises, enveloppes et dossiers à rabat, il est conseillé de les utiliser afin de pouvoir protéger les documents et éviter de les ranger directement et sans protection dans les boîtes de classement. Il est fortement conseillé d’utiliser des chemises en papier de conservation de 100 à 120g, sans bois, avec une charge alcaline de 2% à 3 % de carbonates de calcium.