La gestion des archives d’une entreprise correspond au fait de stocker l’information actuelle et future de manière à pouvoir la consulter au besoin. Ce n’est pas une option pour une entreprise, l’archivage est à la fois une nécessité, mais aussi une obligation à respecter.
L’archivage et ses obligations légales de conservation
Toute entreprise se trouve dans l’obligation légale de conserver ces documents et pièces nécessaires à son activité (pièces comptables, déclarations fiscales, comptables…) pendant une durée minimale définie par la loi, allant de 3 à 10 années selon le type et la nature des documents d’archives. Ce cadre légal est à respecter. Il se révèle indispensable en cas de contrôle ou de litige ; l’entreprise pouvant à tout moment faire valoir ses droits en produisant les archives demandées.
Quelle solution pour les documents commerciaux ?
Généralement au cœur de l’activité des entreprises, le document commercial peut prendre différents aspects. On retrouve notamment les contrats avec les clients ou fournisseurs. Le professionnel est tenu de conserver ce document pour une durée minimale de 5 ans, qu’il soit signé ou non avec un commerçant. Il en va de même pour toutes les correspondances entre l’entreprise et les clients/fournisseurs, sauf prescription spéciale réduisant la durée de conservation. A l’heure du tout numérique, le contrat électronique est évidemment réglementé lui-aussi. Un professionnel doit ainsi pouvoir y accéder pendant 10 ans (pour toute somme égale ou supérieure à 120 euros) en cas de demande du cocontractant.
Afin d’apporter la solution la plus adaptée et fournir le meilleur service de gestion d’archive, Arcalys procède avant tout à un audit des archives. Voici les principales points qui le constituent :
- Quels sont les documents à archiver ?
- Sur quel support les archiver et durant combien de temps ?
- Comment archiver les documents pour leur garantir une sécurité optimale et une pérennité maximale ?
- Comment faciliter leur accessibilité, leur exploitation ? Et pour qui ?
Pourquoi est-il nécessaire de faire un audit des archives ?
Élaborer un plan d’archivage
Grâce à l’audit des archives, l’entreprise peut évaluer l’ensemble de ses besoins en archivage. Arcalys préconise une méthodologie rigoureuse permettant une évaluation juste et efficace. À l’issue de l’audit, un plan d’archivage est établi. Ce dernier vise à recenser les différentes familles de documents en vue de leur traitement. Il détermine les durées légales de conservation en interne après avoir pris soin d’apprécier les différents volumes ainsi que les taux annuels de progression des archives. Enfin, il évalue les fréquences de consultations en cours et à venir.
Bon à savoir : Arcalys évalue les besoins en archivage de ses clients en quelques phases clés
- Analyser l’existant – l’expertise se fait sur le site afin de bien cerner et comprendre les besoins spécifiques à chaque service ou département d’activité
- Élaborer un plan d’archivage
- Déterminer les moyens humains et logistiques nécessaires à chaque opération
- Établir un devis
Quant au devis établi par Arcalys, il prévoit aussi l’externalisation sécurisée et fonctionnelle des archives. Chaque devis est personnalisé. Il est adapté aux capacités de stockage et d’archivage propres à chaque client.
Quels sont les principaux objectifs de l’archivage ?
Les enjeux de l’archivage sont multiples. D’un point de vue logistique, il est important de pouvoir accéder à l’information voulue en un minimum de temps et que cette dernière soit « intelligible », c’est-à-dire décryptée et interprétée correctement. Au plan juridique, seule une pièce authentique et intègre pourra être présentée à un juge ou lors d’un audit interne. Le côté sécuritaire est également primordial pour les documents sensibles qui doivent être sécurisés voire détruits en temps et en heure afin d’éviter leur divulgation. L’enjeu technique est lui aussi présent. Le professionnel doit trouver le meilleur moyen de gérer ses archives dans l’espace et le temps en prenant gare à l’évolution des formats informatiques dans le cas d’archives numériques. Il existe enfin un enjeu financier lié aux pertes de temps voire aux amendes et éventuels redressement fiscaux.
Pourquoi s’adresser à un professionnel de l’archivage physique ?
Il est capital pour les entreprises d’avoir recours à une société spécialisée dans la gestion des archives. L’archivage physique nécessite, pour être géré correctement (selon la réglementation en vigueur et en respectant le cycle de vie des archives) une véritable organisation reposant sur une réelle et efficace méthodologie. Les conseils et les procédés techniques employés permettent de gagner du temps et de l’espace de stockage. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’expertises incluant des audits et des conseils sur la gestion, l’organisation, la logistique et le traitement des documents à archiver.