Selon la loi, les archives représentent l’ensemble des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé. Une entreprise doit accorder de l’importance à ses documents, quels que soient leur date de création, leur forme et leur support matériel. Il existe des archives physiques et des archives électroniques. Découvrez ce qui différencie une catégorie de l’autre et qu’elles sont leurs avantages et inconvénients.
Archives physiques versus Archives électroniques
Dès qu’un document est produit par une personne dans le cadre de son activité, celui-ci doit être considéré comme étant une archive. En fonction du support, l’archive peut-être physique ou électronique. Ce sont les documents papier qui deviennent des archives physiques tandis que les documents numériques, tels que les données électroniques sauvegardées et stockées sur un disque dur, font office d’archives électroniques. La différence entre les deux types d’archives est ainsi mise en évidence. Quand on parle d’une archive physique, c’est qu’il est possible de toucher le document concerné qui est sur du papier. Par contre, l’archive électronique est un fichier numérique dont le contenu est visible sur un ordinateur. Un fichier numérique est immatériel. Il est virtuel et a besoin d’un dispositif technique pour s’afficher sur un écran. À partir d’un support numérique, l’information est plus flexible et modulable.
L’essor des archives numériques et ses implications
On observe une tendance croissante à l’adoption des archives numériques au sein des entreprises. Cette évolution a entraîné une diminution des impressions papier et une augmentation significative de l’utilisation de la messagerie électronique pour le stockage, la diffusion et la recherche de documents. La dématérialisation des documents est devenue une priorité, car elle permet de réduire les espaces de stockage physique et d’optimiser les espaces de travail, favorisant ainsi la productivité.
Le cycle de vie des archives numériques
À l’instar des archives physiques, les archives numériques suivent un cycle de vie bien défini. Dès leur création, les documents électroniques sont archivés après avoir été validés et authentifiés. Les technologies et applications modernes permettent de stocker d’importants volumes d’archives numériques de manière efficace.
Avantages et inconvénients des archives physiques
Il est vrai que les entreprises misent de plus en plus sur les archives numériques dont la gestion semble être plus aisée. Mais il est impossible de ranger aux oubliettes les archives physiques qui sont incontournables. On en a toujours besoin dans les administrations, ce qui rend utopique l’avènement de l’ère du tout numérique.
L’archivage physique reste un moyen simple
Certains se demandent pourquoi l’archivage physique est toujours d’actualité malgré la grande offensive de l’archivage numérique. La réponse est pourtant simple : le numérique n’a pas la possibilité de remplacer le papier. Aussi, le fait d’utiliser le papier ne crée pas de dommage sur l’environnement, car il a été prouvé que le recours à celui-ci ne provoque pas la déforestation. La ruée vers les nouvelles technologies de l’information a même plus de conséquences sur l’écologie que le papier.
L’impression des documents papier peut se faire de manière éco-responsable.
La vie de l’entreprise à portée de main
Bien archiver ses documents physiques permet d’apporter une valeur ajoutée à l’entreprise. Cela passe toutefois par la mise en place d’une politique d’archivage efficace garantissant une meilleure conformité des documents et une bonne maîtrise des risques. Des dispositifs sont pris par des organismes spécialisés pour archiver idéalement les documents physiques en respectant les délais légaux. Il est ainsi facile de retrouver rapidement une archive en cas de contrôle ou du redémarrage de l’activité de l’entreprise suite à un sinistre.
Un bon archivage physique permet de conduire de façon sûre et pérenne la conservation du patrimoine de l’entreprise.
Les précautions à prendre pour la conservation des archives physiques
Cependant, on note quelques inconvénients liés aux archives physiques. Les documents sont exposés à des risques, notamment leur perte en cas de sinistre, comme un incendie ou une inondation. Lorsque ce type de catastrophe survient dans les locaux d’une entreprise, tous les documents papier peuvent être détruits en quelques minutes. Pour éviter une telle situation, l’idéal est de stocker hors de ses locaux, dans un lieu sécurisé et certifié aménagé par des spécialistes en la matière.
L’idéal est d’externaliser l’archivage de vos documents physiques en sollicitant les services d’une entreprise spécialisée.
Un autre inconvénient est la difficulté d’accès aux documents physiques dans certains secteurs d’activités. Dans le domaine du BTP par exemple, un chef de projet présent sur un chantier n’a pas la possibilité de consulter sur place tous les plans ou les images dont il a besoin en urgence.
La sécurisation d’accès des archives physiques
Aussi, des dispositions particulières doivent être prises pour limiter l’accès à certains documents confidentiels. Si l’entreprise n’est pas bien organisée et n’a pas mis en place une bonne politique d’archivage, elle risque d’avoir des difficultés pour préserver la confidentialité de ses dossiers physiques. Ceux qui n’ont pas le droit de les consulter pourraient le faire.
On note également la difficulté de maîtriser les durées de conservation des documents, surtout quand on en a produit une multitude et une diversité. On peut même se perdre en ce qui concerne les conditions de destruction des archives.
Externaliser ses archives physiques pour une meilleure conservation
Lorsqu’on conserve ses archives dans ses locaux, il se posera tôt ou tard un problème de place. L’accumulation des documents peut être difficile à gérer, surtout quand on ne dispose pas d’assez d’espace. Cet entassement n’est évidemment pas fait pour arranger les choses, notamment en cas de recherche en urgence d’un document. L’entreprise étant débordée, elle n’aura d’autres choix que d’externaliser son archivage. Et l’idéal est de contacter des spécialistes en la matière.
Comment et pourquoi améliorer la gestion de ses archives ?
Une gestion optimisée garantit la conformité avec les obligations légales et réglementaires, notamment en matière de durée de conservation et de protection des données (RGPD).
Conformité et Sécurité
Elle minimise les risques de perte, de destruction ou d’accès non autorisé aux documents, qu’ils soient physiques ou numériques.
L’archivage professionnel, physique, dans des lieux sécurisés, certifiés et dédiés, permet une meilleure gestion des risques, comme les incendies, ou les inondations.
Efficacité opérationnelle
Un système d’archivage bien structuré facilite la recherche et la récupération rapide des informations, ce qui améliore la productivité et réduit les temps d’attente.
La dématérialisation des documents peut libérer de l’espace de stockage physique et optimiser les espaces de travail.
Préservation du patrimoine
Une gestion rigoureuse assure la conservation pérenne de ce patrimoine, essentiel pour la continuité de l’activité et la prise de décisions éclairées.
Les archives constituent la mémoire de l’entreprise.
Maîtrise des coûts
Une gestion efficace permet de contrôler les coûts liés à l’archivage, qu’il s’agisse de l’espace de stockage, des équipements, ou des ressources humaines.
L’externalisation de l’archivage physique permet une maîtrise des coûts, et une optimisation de l’espace.
Adaptabilité
Une bonne gestion des archives permet de s’adapter aux évolutions technologiques, et aux changements de réglementations.
Les atouts majeurs de l’archivage électronique
La mise en place d’un système d’archivage électronique performant permet de conserver de manière efficace les informations cruciales au bon fonctionnement d’une entreprise. Stockées sur des disques durs de grande capacité, sécurisés, ou sur un cloud, les documents numérisés sont préservés dans des conditions optimales, et pour une durée déterminée.
Flexibilité et intégrité des données numériques
Le stockage des documents numériques s’effectue dans leur format d’origine. Ainsi, les pièces jointes des courriels, qu’elles concernent la facturation, les relations clients ou les obligations réglementaires, sont conservées telles quelles. Outre les fichiers numériques natifs, des processus de numérisation permettent de transformer des documents physiques en fichiers numériques, sans altérer leur authenticité. La rigueur dans la mise en œuvre d’un plan d’archivage numérique garantit un accès rapide à chaque fichier, en tenant compte des exigences du RGPD.
Les défis et les risques de l’archivage électronique
Les archives électroniques ne sont pas exemptes d’inconvénients. Les équipements informatiques sont sujets aux pannes et aux attaques de virus, qui peuvent causer des dommages irréversibles.
L’absence de mesures de sécurité contre les logiciels malveillants expose les données à des risques de perte.
Bien que les services de maintenance informatique puissent tenter de récupérer les fichiers perdus, ces interventions engendrent des coûts considérables.
Tableau récapitulatif des principaux avantages des archives physiques et électroniques
| Critères | Archives Physiques | Archives Électroniques |
|---|---|---|
| Avantages | ||
| Stockage physique | – Facilité d’accès direct aux documents. | – Économie d’espace physique. |
| – Sentiment de tangibilité et de présence. | – Possibilité de stocker d’énormes volumes de données. | |
| – Accès rapide et recherche efficace grâce aux index. | ||
| Confidentialité | – Perçue comme plus sécurisée par certains. | – Possibilité de restreindre l’accès avec des autorisations. |
| Intuitivité | – Familiarité pour les utilisateurs traditionnels. | – Facilité de navigation avec des fonctionnalités de recherche avancées. |
| Résilience | – Résilience aux pannes informatiques ou de réseau. | – Copies de sauvegarde et récupération après sinistre. |
| – Moins vulnérable aux dommages physiques (incendie, inondation). |
Tableau récapitulatif des principaux inconvénients des archives physiques (sans externalisation) et électroniques
| Critères | Archives Physiques | Archives Électroniques |
|---|---|---|
| Coût de Stockage | – Coût élevé pour l’espace physique par vos soins, selon la solution retenue (testez-nous : vous serez surpris ;). | – Coût initial élevé pour la mise en place d’une infrastructure électronique. |
| Accès à Distance | – Nécessite une présence physique sans externalisation | – Dépendant de l’accès à Internet et des infrastructures technologiques. |
| Sécurité | – Vulnérabilité aux risques physiques (incendie, inondation). | – Risque de cyberattaques et de pertes de données. |
| Évolutivité | – Capacité limitée à l’espace physique disponible. | – Possibilité d’ajouter facilement de l’espace de stockage. |
| Environnement | – Impact environnemental (papier, utilisation d’espace). | – Impact environnemental lié à la fabrication et à l’élimination des dispositifs électroniques. |
Définitions des termes employés
- Archives physiques : documents matériels, généralement sur support papier, conservés à des fins légales, historiques ou opérationnelles.
- Archives électroniques : documents numériques stockés sur des supports informatiques, tels que des disques durs, des serveurs ou des clouds.
- RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : réglementation européenne encadrant la collecte et le traitement des données personnelles.
- Dématérialisation : processus de transformation de documents physiques en fichiers numériques.
Ce qu’il faut retenir
Même si vous avez décidé de faire de la dématérialisation, vous devez néanmoins laisser une trace physique de vos documents. Le papier a toujours sa place dans les administrations, et ce n’est pas aujourd’hui qu’il disparaîtra. Mais l’idéal est d’externaliser l’archivage de vos documents physiques en sollicitant les services d’une entreprise spécialisée. En plus de prendre des mesures strictes pour sécuriser vos archives, le coût de la prestation est intéressant.
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