Les entreprises doivent veiller à bien conserver les factures de leurs clients et fournisseurs. Elles sont notamment tenues de respecter scrupuleusement les délais légaux d’archivage de ce type de document au risque de s’exposer à de lourdes sanctions. Découvrez pendant combien de temps vous devez conserver vos factures et les principales informations à considérer pour mener à bien cette démarche.
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Pourquoi faire appel à un archiviste ?
Le travail de l’archiviste est de collecter, restaurer et étudier les archives, ces documents dont la conservation est nécessaire pour une raison ou pour une autre. À propos d’archives, on en trouve de divers types. Parmi les plus courants, on peut citer les manuscrits médiévaux, les enregistrements permettant d’immortaliser une émission de radio ou de télé et les actes notariaux d’achat d’une propriété et bien évidemment, les archives des entreprises ou les archives judiciaires. L’archiviste est chargé de trouver les solutions idéales pour conserver chaque genre d’archives afin qu’on puisse les retrouver en bon état en cas de nécessité. Ce professionnel exerce le plus souvent dans le secteur de la fonction publique territoriale ainsi qu’à la direction des archives régionales ou nationales, mais il peut également avoir la charge d’archives privées pour le compte de certaines grandes entreprises. Faire appel à un archiviste est important pour garder les traces du passé.
Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?
Il est nécessaire pour toute structure de bien organiser sa production documentaire afin de retrouver facilement ses documents et les partager éventuellement. C’est dans ce cadre qu’intervient l’élaboration d’un plan de classement de ses archives électroniques. Il est question d’établir une arborescence numérique pour une bonne organisation hiérarchique de ses dossiers, répertoires et fichiers. Et cela doit correspondre aux missions et activités de l’entreprise. Le plan de classement des archives électroniques structure et met en ordre toute la production de documents, et ce, depuis la création. Il s’applique aussi bien aux documents électroniques qu’aux documents papier. La finalité est de disposer d’un système d’organisation documentaire facile à exploiter.
Comment définir le plan d’archivage
Un « plan d’archivage » est une procédure écrite détaillant l’organisation et la mise en œuvre des documents d’archives.
Quels sont les délais de conservation des papiers personnels ?
Ne vous débarrassez pas aussitôt de vos papiers personnels après les avoir utilisés. Vous êtes tenu de les conserver pendant un certain temps. Le respect du délai fixé par la loi pour la conservation de vos documents personnels est important, car en cas de litige, leur présentation peut être nécessaire. Ils serviront, par exemple, d’éléments de preuve pour montrer qu’une facture a bel et bien été réglée ou qu’une prestation a été effectuée. À vous donc de prendre les dispositions qui s’imposent pour conserver idéalement vos papiers personnels en vous fiant aux délais légaux.
La dématérialisation des archives comptables est-elle la seule solution viable ?
Dématérialiser est profitable aux entreprises dans de nombreux domaines. C’est notamment le cas dans le domaine de la comptabilité qui est simplifiée grâce à des logiciels intuitifs. En procédant à leur transformation digitale, les entreprises voient évoluer positivement leurs modes de travail. Elles gagnent beaucoup de temps grâce à la simplification des outils et processus qui sont au cœur de leur organisation. Il est aussi bon d’indiquer le fait que la numérisation des documents permette de faire des économies substantielles sur le long terme.
Quelle est la procédure d’archivage des documents ?
L’objectif de la procédure d’archivage des documents est la mise sous contrôle de ses documents à partir d’un système de conservation bien établi. Sont principalement concernés par cette démarche les documents permettant de couvrir un risque ou présentant une valeur ajoutée pouvant permettre de défendre les intérêts de l’entreprise. La procédure d’archivage se décompose en diverses phases.
Avocat ou notaires : comment archivez-vous nos documents ?
L’archivage est une obligation professionnelle qui s’impose aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises, mais revêt un caractère impérieux pour les avocats et notaires. Dans leur fonctionnement, ils prennent des dispositions pour archiver les documents de leurs clients afin d’y avoir accès en cas de besoin. Une base de données est mise en place à cet effet. Les avocats ou notaires sont censés établir une liste claire de tous les dossiers bouclés qu’ils ont eus à traiter pour ensuite les stocker là où il faut afin de les retrouver en bon état lorsque cela s’impose. Découvrez comment ces hommes du droit s’y prennent pour réussir l’archivage de nos documents.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante fait référence à l’ensemble des dispositions technologiques et organisationnelles utiles pour enregistrer, stocker et archiver les documents électroniques.
Dématérialisation et archivage électronique : de quoi parle-t-on ?
Lorsqu’une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s’agit donc d’un document d’archive électronique créé sur un support informatique. Passer d’une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation. Les archives électroniques ont leurs spécificités et respectent les mêmes règles de gestion des archives physiques.