La conservation des archives répond à des règles à appliquer et des normes à respecter, ayant pour finalité la préservation dans de bonnes conditions les archives, leur éviter ainsi toute dégradation et les conserver durablement en bon état.
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Définition : Fonds d’archives
Le fonds d’archives désigne l’ensemble des documents produits ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité. Caractérisé par deux éléments principaux : il se constitue de documents ayant une même origine ; chaque document est classé, archivé et conservé pour servir de suivi et de preuve de l’activité.
Définition : Durée d’utilité administrative (DUA)
La Durée d’Utilité Administrative (DUA) est la durée durant laquelle les documents d’archives doivent être conservés à des fins de consultation et d’utilisation, soit par ceux qui les ont produits, soit par des services d’archives. Durant cette durée minimale de conservation à respecter, les documents archivés ne peuvent être détruits.
Définition : Droit d’accès (aux documents administratifs)
Le droit d’accès aux documents administratifs (ou transparence des documents administratifs) désigne la possibilité pour un usager d’avoir librement accès à tout document administratif l’intéressant ou à des fins de communication et de partage d’informations déclassifiées.
Définition : Date d’élimination des archives
Date (année) à laquelle un document ou un ensemble de documents d’archive peut être éliminé, étant parvenu au terme de sa durée d’utilité administrative et par conséquent en faisant plus l’objet d’une obligation légale de conservation.
Définition : Classement
Action de classer. Pour le documentaliste, c’est l’opération qui consiste à ranger des documents d’archives en respectant un ordre intellectuel et physique prédéfini (on parle ici de fonds d’archives) c’est-à-dire en respectant la provenance, l’intégrité et l’ordre originel .
Pour l’archiviste en entreprise, il s’agira, de manière plus conventionnelle et en cas d’impossibilité d’application du principe précédent, d’effectuer un classement selon des critères chronologiques, numériques, alphabétiques, etc…
Le classement aboutit à la constitution des unités d’archivage, à leur indexation et à leur rangement dans les containers ou sur des rayonnages. Il conditionne, enfin la rédaction de l’inventaire permettant de les retrouver.
Pourquoi classer ses archives ?
L’archivage est avant tout une obligation légale. Toutefois, cette tâche ne se réduit pas à son caractère obligatoire, bien au contraire elle peut être perçue comme une opportunité pour mettre de l’ordre dans les archives, sachant qu’un document est plus facilement retrouvable et accessible dès lors qu’il est archivé. Quant à l’obligation légale proprement dite, la loi est claire à ce sujet : tout organisme ou entreprise produisant ou recevant des documents doivent non seulement les conserver, mais les conserver “en bon état, ordonnées et accessibles” (cf. article 1, §1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par la Loi du 6 mai 2009) Cette réglementation constitue la base même de l’archivage à réaliser dans le respect de la réglementation. Quelle que soit la forme ou le support des archives, ces dernières doivent être traitées, classées et conservées comme telles. C’est une obligation légale à respecter.
Aussi, le classement des archives est une nécessité vitale, surtout en cas de besoin de consulter un document ou bien en cas de litige ou de contrôle de la part de l’administration fiscale par exemple. À tout moment les documents probants et attestant de l’activité de l’entreprise doivent être accessibles.
Enfin, il existe de nombreux avantages à classer le fonds des archives. Le classement des archives apporte une certaine transparence et favorise ainsi l’accès aux documents. En outre, la gestion et la conservation des documents s’en trouvent grandement améliorés. Enfin, le fait de classer les documents selon leur nature et dans le respect des durées légales de conservation contribue non seulement à assurer la protection des informations sensibles, mais aussi à faciliter en définitive la prise de décision.
Comment classer ses documents ?
Le classement des archives revient à attribuer une place précise pour chaque document. Que ce soit des factures, des fiches de paie, des relevés de banque ou tout autre document administratif, comptable ou fiscal, les documents d’archives doivent être rangés selon 3 niveaux hiérarchiques qui sont :
- Le bureau pour les archives courantes et autres documents en cours d’utilisation
- Un local ou pièce de conservation dédié à l’archivage des documents de références et sensibles
- Un endroit davantage éloigné réservé aux archives
Il est également vivement conseillé de référencer chaque document archivé. Il s’agit ici de bien nommer ou donner un intitulé pour chaque document et selon leur nature. Le classement permet ainsi de conserver dans les meilleures conditions les documents, aussi bien les documents papier que les archives électronique.
Quant aux moyens techniques et équipements, ils sont tous aussi indispensables pour assurer la réussite d’un bon classement. Sachant que le mobilier et les accessoires de classement représentent un investissement nécessaire et incontournable, ils s’avèrent assez souvent peux coûteux et surtout, ils sont durables.
Qu’est-ce qu’un plan de classement ?
Le plan de classement permet d’organiser de structurer et de classer les documents d’archives. Ce procédé de classification sert à gérer efficacement les archives, en les organisant de manière systématique et durablement. Il existe différents types de classement dont voici les principaux :
- Le plan de classement alphabétique
- Le plan de classement numérique
- Le plan de classement thématique
Les critères d’efficacité d’un plan de classement sont les suivants :
- L’accessibilité
- La mise à jour
- L’épuration
- La fiabilité
Voir aussi :
- Comment réaliser un plan de classement ?
- Comment réaliser un plan de classement efficace ?
- Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?
- Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?
- Quels sont les différents types de classement des archives ?
Définition : Archives définitives
Les documents dont les délais de prescription ou durée d’utilité administrative (DUA) sont échus sont des archives définitives. Elles sont par conséquent conservées de manière définitive en vertu de leur valeur historique et patrimoniale.
Dans le cycle de vie des archives, elles ont subi les tris et n’ont pas vocation à être détruites et éliminées. Bien au contraire, elles doivent être conservées de manière sûre et confidentielle pour :
- Les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales
- La documentation historique de la recherche
Les archives définitives ou historiques doivent être conservées sans limitation de durée.
Les archives définitives permettent de sauvegarder le patrimoine
Bien gérer les archives, c’est avant tout organiser de manière efficace et systématique l’ensemble des documents justificatifs de l’activité d’une entreprise. Leur conservation permet à la fois une meilleure utilisation mais aussi une meilleure préservation du patrimoine de l’entreprise. Les archives définitives constituent la mémoire de l’activité économique et sociale de l’entreprise. Elles sont définitivement gardées car :
- Elles constituent la mémoire des faits qui ont marqués l’entreprise
- En tant que preuves du passé ou connaissances utiles pour l’entreprise, elles doivent être protégées et disponibles en cas de litige ou de recherche pour l’élaboration de stratégies économiques d’avenir
Spécificités des archives définitives
Les archives définitives sont spécifiques dès lors qu’elles sont conservées sans limitation de durée et en dehors du contexte de leur utilisation directe première. Ce qui les différencie des archives courantes et des archives intermédiaires. Une fois triées et classées, elles ne sont plus susceptibles d’élimination. Elles peuvent donc servir à des besoins de recherches ou de preuves juridiques pour les juristes ou chercheurs, ceci bien longtemps après leur création et leur classement. Parfois même les archives juridiques et les archives historiques tendent à ce confondre, tant les documents produits à des fins de comptabilité peuvent servir les historiens à davantage comprendre sur le long terme l’activité de l’entreprise et prévoir son avenir économique.
Comment classer les archives définitives ?
Le traitement de fonds d’archives définitives nécessite l’application de différentes étapes qui sont :
- L’évaluation
- La collecte
- Le tri
- Le classement et cotation
- La description
Sans oublier les différents plans de classement possibles qui sont :
- Alphabétique
- Thématique
- Chronologique
- Combiné
Le but étant d’archiver, mais aussi de rendre identifiables et accessibles les documents archivés définitivement.
Pour cela, il existe des instruments de recherche au niveau du dépôt, des fonds ou de la pièce, permettant ainsi un accès par :
- Noms propres et la norme ISAAR (CPF)
- Sujet
- Thème
- Activité
Le traitement des archives définitives est nécessaire dès lors que les documents ne sont plus d’usage courant, mais doivent être conservé sur le long terme tout en restant accessible. Cette disponibilité est rendue possible grâce à la mise en place d’instruments de recherche pertinents et fiables.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises font appel à des sociétés d’archivage pour gérer et externaliser leurs archives. Ces types de prestations présentent plusieurs avantages. Les archives les plus importantes sont ainsi protégées des risques de dégradation ou de destruction. Tout le patrimoine de l’entreprise est ainsi préservé. Avec l’externalisation de leurs archives, les entreprises n’ont plus à se soucier des procédés de conservation à employer et font du même coup une économie de place et un gain d’argent. Enfin l’entreprise conserve à tout moment un accès permanent à ses archives.
Définition : Support
Élément matériel sur lequel est enregistrée l’information pour produire un document et qui sert à la fois à le transmettre et à le conserver.
Définition : Sécurité
Exigence d’un système d’archivage (électronique ou non) susceptible de comporter des documents dont il convient de contrôle l’usage (confidentialité, risque de divulgation) et/ou l’intégrité (non modification des contenus, non altération des supports).
Quel emplacement choisir pour conserver les archives en toute sécurité ?
Il importe de conserver les archives dans un local approprié. Les documents sont fragiles et leur conservation implique donc la mise en place de conditions optimales pour les préserver de tout risque de dégradation. Une salle des archives mal conçue ou présentant des défaillances techniques et de structures peut très vite occasionner une destruction partielle ou totale des documents d’archives stockés. C’est pourquoi, il n’est pas inutile de faire un diagnostic complet pour éliminer un maximum de facteurs de risque pouvant concerner :
- les bâtiments (stabilité, incendie) ;
- le personnel (chute de plain-pied, de hauteur ou d’objet) ;
- les archives (pertes d’information par le déclassement, les dégradations, les destructions)
À tort, les entreprises ont tendance à conserver les archives dans des endroits sujets au froid, à l’humidité (cave, grenier…)
Ces lieux ne sont pas à proscrire définitivement et systématiquement. Il convient juste de s’assurer qu’ils soient bien isolés, étanches, et disposent de suffisamment d’espace pour pouvoir conserver de manière durable et en toute sécurité l’ensemble des archives entreposées.
Infos pratiques : voici quelques recommandations et chiffres clé à prendre en compte pour choisir un emplacement de conservation idéal
| Salle archives | · 200 m² au maximum
· 20 m² permet de conserver environ 50 ml d’archives |
| Résistance au sol | · 1200 kg/m² pour des rayonnages fixes de 2,20 m de hauteur
· 1700 kg/m² pour des rayonnages mobiles de 2,20 m de hauteur · Ces chiffres constituent un maximum |
| Rayonnages | · Rayonnages métalliques
· Épis double face, d’une longueur maximale de 10 m · Travées : de 1 m à 1,20 m de large, de 2,20 m de hauteur · (6 niveaux de tablettes) · Tablettes : 0,40 m de profondeur, 100 kg de résistance pour · 1 m et 120 kg pour 1,20 m |
| Allées | · Circulation : de 1 m à 1,20 m de large
· Desserte de 0,70 m à 0,80 m de large |
| Eclairage | · Eclairage de 100 à 150 lux |
*ml = Mètre linéaire (10 cm = 0,1 ml ; 10 boîtes d’archives de dos 10 cm = 1 ml)
Quelles sont les recommandations en cas de projet de construction ?
Dans le cadre d’un projet de construction, il convient de respecter ces pré-requis :
- Aménager le local de plain-pied de manière à ce qu’il puisse ainsi supporter une charge au sol suffisante pour soutenir le poids total des archives. À noter que le poids des rayonnages se situe généralement entre 900 et 1300 kg/m²
- Privilégier les dalles en béton pour obtenir une résistance au sol optimale
- Bénéficier d’une hauteur sous plafond d’au moins 2,50
Qu’en est-il de la résistance au sol ?
Que ce soit pour un local existant ou bien en construction, la résistance au sol doit être suffisante. Pour cela, une estimation est indispensable ; elle s’effectue par un bureau de contrôle ou une personne suffisamment compétente en matière de diagnostic de résistance au sol. Ce dernier prend en compte les matériaux utilisés, leur nature et leurs caractéristiques, ainsi que l’espace disponible.
Quelles sont les mesures à prendre pour éviter tout risque immédiat de détérioration ?
Contre le feu
Pour éviter la survenue et la propagation d’incendie dans la salle des archives, des détecteurs de fumée par cellules électroniques doivent être installés et fonctionnels. Aussi, des extincteurs à eau sans additif de six litres sont à prévoir aux endroits stratégiques de circulation. Ils doivent être placés à proximité du ou des accès au local. Ce dernier doit être aménagé en conséquence et prévoir des portes coupe-feu dotées de poignées anti-panique. Les installations électriques doivent être vérifiées régulièrement. Des portes de sécurité sont à installer à toutes les issues de secours et doivent s’ouvrir de l’intérieur par une simple poussée
Contre les inondations et autres dégâts des eaux
Pour éviter tout risque d’inondation et d’humidité trop importante et autre infiltration d’eau, aucune canalisation ne doit passer, ni en dessous, ni au-dessus des rayonnages. Quant à l’étanchéité de la toiture, elle doit également faire l’objet d’une vérification régulière. Enfin, les caves inondables sont à proscrire et tout lavabo doit se trouver à l’extérieur de la salle des archives.
Pour aller plus loin : Les experts en gestion d’archives d’Arcalys vous recommandent la lecture de l’ouvrage « La sécurité dans les services archives ». Livre pratique et utile pour les praticiens de l’archivage, il traite des risques encourus pour les archives et propose des modèles de plans d’action à mettre en œuvre pour éviter retrouver une activité normale en cas de catastrophe.
Ouvrage de l’Association des Archives de France, dirigé par Catherine Berton : Archiviste, en poste au Service historique des AGF, Assurances générales de France (en 2007).
Voir aussi :
Qu’est-ce qu’une archive physique ?
Définition : Original
Première rédaction définitive d’un document, engageant ou non, à partir de laquelle seront réalisées d’éventuelles copies ou reproductions.