Archivages des documents physiques en entreprise, la FAQ complète

Bienvenue dans notre FAQ sur l’archivage des documents physiques en entreprise ! Cette ressource a été créée pour répondre à vos questions les plus courantes concernant la gestion, la conservation et la sécurité des documents papier au sein de votre organisation. Que vous soyez responsable des archives, un employé ou un dirigeant, vous trouverez ici des réponses utiles pour optimiser la gestion de vos documents physiques et assurer leur pérennité. Plongeons ensemble dans le monde de l’archivage professionnel !

DEVIS ARCHIVAGE

Q1 : Qu’est-ce que l’archivage des documents physiques en entreprise ?

L’archivage des documents physiques en entreprise consiste à organiser, stocker et gérer de manière systématique les documents imprimés, tels que les contrats, les factures, les rapports, etc., afin de garantir leur accessibilité, leur sécurité et leur conformité aux réglementations.

Q2 : Pourquoi l’archivage des documents physiques est-il important pour une entreprise ?

L’archivage des documents physiques est essentiel car il permet de maintenir l’ordre, d’assurer la conformité aux réglementations, de faciliter la recherche d’informations importantes, de réduire les risques de perte de données et de préserver l’historique de l’entreprise.

Q3 : Quels types de documents doivent être archivés en entreprise ?

Tous les documents importants pour l’entreprise doivent être archivés, notamment les contrats, les documents financiers, les dossiers de ressources humaines, les correspondances légales, les rapports annuels, etc.

Tableau de documents à archiver en entreprise :

Numéro	Titre du Document	Type de Document	Date de Création	Date de Modification	Responsable	Emplacement Physique
001	Politique RH	Politique	01/03/2023	15/05/2023	RH Manager	Classeur A1, Étagère 2
002	Contrat Client	Contrat	10/02/2024	10/02/2024	Juridique	Classeur B3, Étagère 1
003	Manuel des Employés	Manuel	05/04/2023	20/06/2023	RH Manager	Classeur A2, Étagère 3
004	Facture Fournisseur	Facture	15/01/2024	15/01/2024	Finances	Classeur C1, Tiroir 2
005	Procédures Opérationnelles	Procédure	20/03/2023	10/05/2023	Opérations	Classeur A3, Étagère 1

N’oubliez pas d’ajuster les colonnes en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et d’ajouter des détails supplémentaires si nécessaire. Ce tableau peut servir de référence pour suivre les documents, leurs emplacements physiques, et les personnes responsables de leur gestion.

Q4 : Comment devrais-je classer mes archives physiques ?

Le classement doit être effectué de manière logique, en utilisant un plan de classement ou de classification bien défini. Il est courant d’organiser les documents par catégories, dates, ou tout autre critère pertinent à votre entreprise.

Tableau des modes de classement des archives physiques en entreprise :

Mode de Classement	Description
Classement Numérique	Organisation par numérotation séquentielle.
Classement Alphabétique	Tri par ordre alphabétique des titres.
Classement Chronologique	Arrangement en fonction de la date de création.
Classement Thématique	Regroupement par thème ou sujet commun.
Classement Géographique	Organisation basée sur des emplacements physiques.
Classement Fonctionnel	Regroupement en fonction des fonctions ou départements.
Classement par Projet	Tri en fonction des projets spécifiques.

Ce tableau peut vous aider à choisir le mode de classement le plus adapté à vos besoins en fonction de la nature de vos documents et des exigences de votre entreprise. N’hésitez pas à personnaliser le tableau en fonction de vos critères spécifiques.

Q5 : Combien de temps devrais-je conserver les documents archivés ?

La durée de conservation dépend du type de document et des réglementations locales. Certains documents doivent être conservés pendant plusieurs années, voire indéfiniment, tandis que d’autres peuvent être éliminés après une période spécifique.

Exemple de tableau du temps de conservation des documents en entreprise :

Type de Document	Durée de Conservation	Responsable de Conservation	Lieu de Stockage Actuel
Contrats	10 ans	Juridique	Armoire C2, Étagère 4
Bulletins de Paie	5 ans	Ressources Humaines	Classeur A4, Tiroir 1
Factures	7 ans	Finances	Classeur C2, Tiroir 3
Politiques Internes	Permanent	Direction Générale	Classeur A1, Étagère 1
Dossiers Employés	5 ans après départ	Ressources Humaines	Armoire RH, Étagère 2
Rapports Annuels	Permanent	Direction Financière	Classeur C1, Tiroir 4

N’oubliez pas d’ajuster la durée de conservation des documents en fonction des réglementations locales, sectorielles ou des politiques spécifiques de votre entreprise. Ce tableau peut vous aider à suivre les périodes de conservation recommandées pour différents types de documents.

Q6 : Comment puis-je assurer la sécurité de mes archives physiques ?

Pour assurer la sécurité des archives physiques, utilisez des locaux verrouillés, des systèmes de surveillance, et limitez l’accès aux personnes autorisées. Vous pouvez également envisager de numériser certains documents pour une sécurité accrue.

Voici un tableau présentant différents points de sécurité pour les archives physiques en entreprise :

Point de sécurité	Description
Localisation sécurisée	Stockez les archives dans un endroit physique sécurisé, comme une pièce verrouillée ou un coffre-fort.
Contrôle d’accès	Limitez l’accès au local des archives en utilisant des cartes d’accès, des clés ou des codes PIN.
Systèmes de surveillance	Installez des caméras de surveillance pour surveiller l’accès et enregistrez les activités en cours.
Enregistrement des accès	Maintenez un journal des personnes qui accèdent aux archives, en enregistrant la date et l’heure.
Gestion des autorisations	Définissez des niveaux d’autorisation pour garantir que seules les personnes autorisées ont accès.
Verrouillage des documents	Utilisez des armoires, des classeurs ou des boîtes de rangement verrouillables pour chaque dossier.
Politiques d’accès strictes	Élaborez et mettez en œuvre des politiques strictes régissant l’accès et l’utilisation des archives.
Surveillance environnementale	Contrôlez les conditions environnementales, telles que la température et l’humidité, pour prévenir les dommages.
Formation du personnel	Formez le personnel sur les procédures de sécurité, les politiques d’accès et la gestion des archives.
Destruction sécurisée	Établissez des protocoles pour la destruction sécurisée des archives obsolètes ou confidentielles.

Ces mesures contribuent à assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des archives physiques en entreprise.

Q7 : Comment puis-je retrouver rapidement un document archivé en cas de besoin ?

Un plan de classement efficace et la tenue d’un registre d’archivage peuvent grandement faciliter la recherche de documents. L’utilisation de codes, de numéros d’identification ou de balises peut également être utile.

Q8 : Que faire en cas de destruction de documents archivés ?

La destruction de documents archivés doit être effectuée conformément aux réglementations en vigueur. Il est recommandé de tenir un registre de destruction pour documenter le processus.

Tableau présentant les différentes étapes dans la destruction de documents archivés :

Étape	Description
Inventaire des documents à détruire	Réalisez un inventaire précis des documents archivés à détruire, en identifiant les dossiers concernés.
Vérification des politiques	Assurez-vous de respecter les politiques internes et les réglementations en vigueur pour la destruction de documents.
Autorisations	Obtenez les autorisations nécessaires des parties concernées ou des responsables avant la destruction.
Tri des documents	Triez les documents en fonction de leur nature (confidentiels, obsolètes, etc.) pour un traitement approprié.
Préparation des documents	Retirez les agrafes, trombones ou tout autre élément non papier des documents pour faciliter le processus de destruction.
Choix de la méthode de destruction	Sélectionnez la méthode de destruction appropriée, telle que le déchiquetage, la déchirure ou le broyage.
Destruction physique	Procédez à la destruction physique des documents conformément à la méthode choisie.
Témoins de destruction	Documentez la destruction en fournissant des témoins écrits ou électroniques, notamment des certificats de destruction.
Élimination des déchets	Éliminez de manière sécurisée les déchets résultant de la destruction des documents.
Mise à jour des registres	Mettez à jour les registres d’inventaire pour refléter la destruction des documents, en indiquant la date et la méthode utilisée.
Rapports de conformité	Générez des rapports de conformité pour documenter le processus de destruction et assurer la transparence.

Ces étapes assurent une destruction méthodique, sécurisée et conforme des documents archivés, tout en respectant les politiques et réglementations en vigueur.

Q9 : Comment puis-je mettre en place un système d’archivage efficace dans mon entreprise ?

Pour mettre en place un système d’archivage efficace, identifiez d’abord les besoins spécifiques de votre entreprise. Élaborez ensuite un plan de classement, choisissez des solutions de stockage appropriées et établissez des politiques de conservation et de sécurité.

Voici une liste des types de besoins d’archivage en entreprise :

Conformité réglementaire : Archiver des documents pour respecter les obligations légales et réglementaires applicables à l’entreprise.
Gestion des dossiers clients : Archiver les informations liées aux clients, y compris les contrats, les correspondances et les historiques d’interactions.
Ressources humaines : Archiver les dossiers des employés, y compris les contrats, les évaluations, les formations et les informations fiscales.
Finances et comptabilité : Archiver les documents financiers tels que les factures, les relevés bancaires, les déclarations fiscales et les rapports comptables.
Gestion des contrats : Archiver les contrats, les accords et les documents juridiques pour faciliter leur suivi, leur renouvellement et leur conformité.
Projets et développement : Archiver les documents liés aux projets, y compris les plans, les rapports d’avancement et les communications internes.
Communication interne : Archiver les documents liés à la communication interne tels que les notes de réunion, les mémos et les politiques d’entreprise.
Propriété intellectuelle : Archiver les documents liés aux brevets, aux marques déposées et à d’autres aspects de la propriété intellectuelle de l’entreprise.
Audit et conformité interne : Archiver les documents nécessaires aux audits internes et aux processus de conformité établis par l’entreprise.
Gestion des fournisseurs : Archiver les contrats, les échanges de correspondance et les évaluations liés aux fournisseurs et aux partenaires commerciaux.
Historique des opérations : Archiver les enregistrements d’activités et d’opérations clés pour maintenir un historique complet de l’entreprise.
Gestion des risques : Archiver les évaluations des risques, les plans d’atténuation et les rapports de gestion des risques.
Formation et développement des employés : Archiver les documents liés à la formation et au développement professionnel des employés.
Gestion des incidents : Archiver les rapports d’incidents, les enquêtes et les actions correctives.
Veille concurrentielle : Archiver les informations sur la veille concurrentielle pour suivre les tendances du marché et les activités des concurrents.

Chaque type de besoin d’archivage contribue à la gestion efficace de l’information au sein de l’entreprise, en garantissant la disponibilité, la confidentialité et l’intégrité des documents.

Q10 : Existe-t-il des logiciels ou des outils pour faciliter l’archivage des documents physiques en entreprise ?

Oui, il existe des logiciels de gestion documentaire qui peuvent aider à organiser et à suivre les archives physiques. Ils offrent des fonctionnalités telles que la numérisation, la recherche avancée et la gestion des autorisations d’accès.

Voici une liste de logiciels de gestion documentaire, qui sont conçus pour faciliter l’organisation, le stockage et l’accès aux documents au sein d’une entreprise :

Microsoft SharePoint : Plateforme de collaboration intégrée offrant des fonctionnalités de gestion documentaire, de partage de fichiers et de travail d’équipe.
M-Files : Système de gestion de l’information qui organise les documents en fonction du contenu plutôt que de l’emplacement, facilitant la recherche et la récupération.
Alfresco : Solution open source de gestion de contenu d’entreprise (ECM) offrant des fonctionnalités de gestion documentaire, de collaboration et de workflow.
DocuWare : Logiciel de gestion documentaire qui automatise les processus, optimise le flux de travail et facilite la collaboration.
Ephesoft Transact : Plateforme de capture intelligente de documents qui automatise l’extraction de données à partir de documents papier et électroniques.
Nuxeo : Plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) qui permet la création, la gestion et la publication de contenus.
Dokmee : Solution de gestion documentaire offrant des fonctionnalités telles que la numérisation, l’indexation et la recherche avancée.
LogicalDOC : Système de gestion de documents qui offre des fonctionnalités avancées de recherche, de versioning et de workflow.
OnBase by Hyland : Plateforme ECM complète offrant des solutions de gestion documentaire, de gestion des processus et de gestion des cas.
Everteam : Suite de gestion de contenu d’entreprise (ECM) qui combine des fonctionnalités de gestion documentaire, de workflow et d’archivage.
OpenText Documentum : Plateforme ECM qui prend en charge la gestion du contenu, la collaboration et les processus métier.
FileHold : Logiciel de gestion documentaire axé sur la convivialité, offrant des fonctionnalités de classement, de recherche et de flux de travail.
DMSforLegal : Solution de gestion documentaire spécifiquement conçue pour les cabinets d’avocats et les services juridiques.
Docusnap : Outil de gestion de l’information et de documentation des systèmes informatiques, y compris la gestion documentaire.
ShareDocs Enterpriser : Logiciel de gestion documentaire en ligne offrant des fonctionnalités de collaboration et de partage de fichiers.

Avant de choisir un logiciel de gestion documentaire, il est important de prendre en compte les besoins spécifiques de l’entreprise, la taille de l’organisation, les fonctionnalités requises et les contraintes budgétaires.

Les 5 questions primordiales de l’archivage physique en entreprise

Voici en détails des réponses à 5 questions cruciales sur la vie de vos archives :

Question 1 : Quels risques peuvent menacer mes archives dans mes locaux ?

Il est important de comprendre les risques potentiels auxquels vos archives peuvent être exposées dans vos locaux. Si vous les appréhendez correctement, vous réaliserez l’importance de faire appel à une société spécialisée dans l’archivage. Vous comprendrez également les mesures prises par ces entreprises pour garantir la sécurité de vos documents.

Le principal risque qui pèse sur vos documents conservés dans vos locaux est la perte de données en cas de sinistre. Dans une entreprise, un incendie ou une inondation accidentels peuvent survenir, entraînant la destruction en quelques minutes de tous les documents papier, y compris les plus sensibles. Il est donc préférable de conserver vos archives dans un endroit sécurisé et certifié pour réduire le risque de perte de données.

Un autre risque significatif est le vol ou la fuite de documents. Un employé malveillant peut dérober un document important de l’entreprise et l’utiliser à d’autres fins, ce qui peut avoir de graves conséquences.

De plus, le stockage des archives dans vos locaux peut finir par poser des problèmes de manque d’espace au fil du temps. L’accumulation de documents peut devenir problématique, et il sera difficile de retrouver un document important en cas de besoin, par exemple lors d’un litige.

Question 2 : Pourquoi faire de l’archivage ?

Il est essentiel de mettre en place une gestion efficace de l’archivage pour plusieurs raisons :

Protection des droits en cas de contentieux : L’archivage permet de disposer de preuves documentaires pour défendre vos droits en cas de litige ou de contrôle.
Conformité légale : Il permet de respecter les exigences légales en matière de conservation et de communication des documents.
Sécurité des documents : En sollicitant les services d’une société spécialisée, vous pouvez bénéficier de mesures de sécurité contre le vol, les incendies, les inondations, etc.
Gain de temps : Une meilleure organisation des archives facilite la recherche de dossiers et permet de gagner du temps.
Optimisation des coûts : Une gestion professionnelle des archives peut réduire les coûts liés au stockage et à la gestion des documents.
Valorisation patrimoniale : Certaines archives ont une grande valeur historique et sont conservées à des fins de valorisation, notamment pour des expositions ou la consultation par des chercheurs.

Question 3 : Quelles sont les étapes de la gestion des archives papier ?

La gestion des archives papier implique plusieurs étapes pour garantir leur sécurité, leur pérennité et leur confidentialité :

Audit documentaire et stratégie : Identifiez vos besoins spécifiques, analysez les documents à archiver et choisissez le mode de conservation approprié en élaborant une stratégie d’archivage.
Plan de classement et tableau de gestion : Établissez un plan de classement et un tableau de gestion personnalisé pour organiser votre inventaire, en précisant notamment la durée de conservation des documents.
Transfert des documents : Inventoriez vos archives et assurez leur transfert vers le lieu de conservation.
Stockage sécurisé : Les archives sont stockées dans des salles spécifiques sécurisées, avec contrôle de la température et de l’humidité.
Destruction des archives périmées : Les archives qui ont dépassé leur période de conservation minimale légale sont détruites conformément aux procédures appropriées.

Question 4 : Quels sont les modes de conservation des archives ?

Il est important de connaître les modes de conservation des archives, car leur qualité influence le succès de l’archivage :

Conteneurs pour les archives intermédiaires : Les documents moins consultés sont généralement conservés dans des conteneurs, souvent équipés de systèmes de codes-barres pour garantir l’anonymat des documents. Les archives sont regroupées en fonction de leur durée de conservation.
Conservation en linéaire : Ce mode de conservation est adapté aux archives courantes, c’est-à-dire aux documents fréquemment consultés. Il permet un accès rapide aux archives.
Salles sécurisées : Les documents confidentiels nécessitant une surveillance particulière sont conservés dans des salles spécifiques ultra-sécurisées, avec un accès restreint.

Question 5 : Est-ce que la confidentialité des archives est assurée ?

La confidentialité des archives est une préoccupation majeure lors de leur gestion. En faisant appel à une société spécialisée, vous pouvez être assuré que la confidentialité de vos documents est garantie. Voici quelques mesures prises pour assurer cette confidentialité :

Engagement de confidentialité : Les professionnels travaillant avec vos archives signent généralement un engagement de confidentialité avant d’être recrutés, garantissant ainsi leur fiabilité.
Protection physique des documents : Les dossiers sensibles sont placés dans des chemises opaques pour assurer leur confidentialité, même pendant la manipulation et le transport.
Anonymat des cartons : Les cartons d’archives sont étiquetés avec des numéros et des codes-barres, empêchant ainsi de connaître leur contenu en les regardant simplement.
Transport discret : Des véhicules banalisés sont souvent utilisés pour le transport des archives afin de ne pas attirer l’attention.
Contrôle d’accès strict : Les sites de stockage des archives sont équipés de systèmes de contrôle d’accès tels que des codes, des badges et des caméras de sécurité pour garantir la confidentialité des documents.

La gestion professionnelle des archives permet à votre entreprise de préserver son patrimoine documentaire, de se conformer aux réglementations en vigueur et de garantir la sécurité et la confidentialité de ses informations sensibles. N’hésitez pas à faire appel à une société spécialisée en archivage pour bénéficier de ces avantages et assurer la pérennité de vos documents importants.

DEVIS ARCHIVAGE

Voir aussi :