L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue qui incombe aux professionnels de l’archivage et dont voici quelques conseils sur le record management, procéder de gestion utile et pratique pour vous y prendre correctement.
Qu’est-ce que le record management ?
Processus de gestion des archives théorisé aux Etats-Unis durant les années 1950 à 1960, le record management a pour domaine d’application l’archivage physique des documents d’entreprise selon la norme ISO 15489 de 2001 (avril 2002 pour la France). Cet outil de gestion se base sur le « cycle de vie » des documents, permettant ainsi de les gérer efficacement et selon leurs âges courants et intermédiaires, dès lors qu’ils sont reçus ou produits par l’entreprise.
Bon à savoir : le cycle de vie des archives correspond aux « trois âges » des archives, à savoir :
- Les archives courantes : documents spécifiques à la période active de l’entreprise, ils servent aux traitements des affaires courantes de l’entreprise et de ses prises de décisions.
- Les archives intermédiaires : elles concernent davantage la seconde période d’activité de l’entreprise, soit sa phase semi-active et où les documents sont utilisés toujours de manière régulière mais ils doivent être conservés en cas contrôle et pour toutes autres raisons administratives, légales ou fiscales.
- Les archives définitives : les documents n’ayant plus du tout d’utilité administrative, ils sont conservés de manière définitive afin de conserver l’histoire et le patrimoine de l’entreprise de façon permanente.
Quels sont les véritables enjeux d’une gestion efficace des archives ?
La mise en place d’un système efficace de traitement et de gestion des archives physiques présente de l’intérêt à plus d’un titre. L’archivage est plus qu’une contrainte, c’est aussi l’opportunité de conserver dans les meilleures conditions de conservation et dans le respect des durées légales de conservation, afin de veiller à ce que tous les documents importants de l’entreprise existent bel et bien et sont facilement trouvables et accessibles. Leur bonne conservation garantit ainsi leur traçabilité nécessaire lors de consultation de documents servant de preuve et de leur restitution dans des délais et des supports adaptés.
Une bonne gestion des archives assure également une production de documents fiables, authentiques, intègres et par conséquent exploitables. Elle permet également de rentabiliser la gestion et le stockage des documents, en réduisant les coûts.
Comment faire ?
Une gestion efficace des archives doit au préalable être mûrement et consciencieusement réfléchie en amont de tout projet d’archivage. Sachant que ce dernier nécessite des mois de réflexion avant d’être entrepris et nécessite l’implication de l’ensemble des services d’archivage. D’ailleurs la charte d’archivage est tout aussi indispensable, elle s’inscrit dès la mise en place du projet étant donné qu’elle garantit son bon fonctionnement.
Ce document essentiel définit les contraintes légales, organisationnelles et techniques à suivre pour opérer des choix judicieux et pertinents afin d’atteindre les objectifs. Chaque procédure à suivre étant déterminée et les personnes responsables bien nommées à toutes les étapes du processus.
Quelles sont les étapes clé à retenir ?
La mise en place d’un système de gestion pour archiver efficacement et durablement de l’archivage physique repose sur des étapes clé à suivre :
- Bien identifier, décrire, toutes les activités de l’entreprise sans oublier de définir les missions et les attributions de chaque service d’archives.
- Lister les documents d’archives et les hiérarchiser selon un plan de classement
- Trier, sélectionner et archiver les documents à prendre en compte en fonction de réglementation en vigueur (durées de conservation légales)
- Mettre en place des règles de communication et d’accessibilité aux documents sensibles nécessitant la plus grande confidentialité
- Mise en œuvre d’une politique de gestion capable d’articuler l’ensemble des services d’archivage et d’information entre eux et en privilégiant toujours une démarche qualité.
Ce qui compte en dernier ressort, c’est que l’archivage physique soit en définitive fiable, intègre, et exploitable. Chaque document devant ainsi être complet, non altéré, localisé et accessible aisément. Quant à la conformité à l’environnement réglementaire, elle constitue une des caractéristiques majeures de l’archivage. Son étude est capitale afin de définir précisément des cibles en termes de documents à produire et à conserver. Enfin, la finalité d’un système de gestion d’archives doit être avant tout la maîtrise des risques, pouvant être répertoriés en 5 catégories distinctes :
- Les documents non archivés
- Les documents modifiés
- Les documents introuvables
- Les documents détruits trop tôt
- Les documents conservés trop longtemps
L’archivage physique révèle donc des enjeux, mais comporte aussi des risques. C’est pourquoi, il est vivement conseillé de faire appel à une société experte en la matière.