Les actes à poser pour archiver les documents papier en entreprise sont soumis à une réglementation stricte et précise. Quel que soit le domaine d’activité, le processus s’impose. Suivez le guide pour tout savoir de l’archivage papier en entreprise.
Quels documents sont concernés par l’archivage papier en entreprise ?
De nombreux documents au format papier circulent au sein d’une entreprise. Il est bon de savoir qu’une archive papier est simplement un document physique produit dans l’exercice des activités d’une organisation. Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, une archive n’est pas forcément un document ancien. Comprenez que dès qu’un document matériel au format papier est créé, il peut être qualifié d’archive.
Les divers types de documents
Dans le cadre de l’archivage papier en entreprise, sont traités divers types de documents. C’est notamment le cas des factures adressées aux clients ou provenant des fournisseurs, des documents comptables, des documents commerciaux, des documents en rapport avec la gestion du personnel et des documents relatifs aux investissements.
Les obligations légales
Pour chaque type de document, des obligations légales bien précises doivent être considérées en matière d’archivage. C’est le cas des durées de conservation qui varient d’un type de document à un autre. Les différences entre ces durées s’expliquent par le fait que ces documents ne soient pas tous soumis à la même législation. En effet, certains dépendent du code du travail quand d’autres tiennent compte du code du commerce ou du code civil.
Le format de conservation du document
Un autre paramètre à considérer en matière d’archivage est le format de conservation du document, à savoir en version originale ou en photocopie valable. Mais il est bon de savoir que les originaux des documents sont généralement exigés, notamment pour les documents bancaires ou sociaux. Concernant les documents commerciaux, sachez qu’ils doivent être conservés en tant qu’originaux, à l’exception des commandes clients et correspondances commerciales dont les archives conservées au format photocopie sont légalement acceptées.
Comment réaliser l’archivage en entreprise ?
Selon la législation en vigueur, une entreprise a l’obligation de conserver ses documents et de les rendre accessibles en tenant compte des durées imposées. Mais au-delà du cadre légal, une gestion parfaite de l’archivage des papiers est essentielle à la bonne organisation et au fonctionnement idéal de l’entreprise. Par exemple, si un client a besoin de sa facture, il faut que l’entreprise puisse la lui remettre rapidement. De la même manière, si un collaborateur souhaite avoir sa fiche de paie, cela doit se faire facilement. Il apparaît ainsi la nécessité de veiller à ce que les documents soient soigneusement archivés afin que leur consultation et leur transmission à la personne demandeuse se fassent aisément.
L’archivage papier va-t-il disparaître ?
Beaucoup croient qu’avec la digitalisation, l’archivage papier en entreprise va disparaître. Il est bon de noter que même si la dématérialisation est une réalité aujourd’hui, le « zéro papier » n’est pas pour maintenant. Les entreprises ont toujours besoin de piloter leur activité avec les documents papier. En outre, même quand les documents sont numérisés, il est nécessaire dans certains contextes de présenter les originaux papiers. Il est aussi bon de savoir que le fait de numériser des documents papiers peu consultés est une démarche qui s’avère à la fois chronophage et sans véritable intérêt.
L’archivage au format papier est une option sécurisée
Pour en tirer profit, il est bon de solliciter les services d’une société spécialisée. Des professionnels travaillent pour archiver vos documents dans les règles de l’art. Ils feront le nécessaire pour que la sécurité et la confidentialité de vos archives soient garanties.
Quelles solutions pour faire de l’archivage papier en entreprise ?
Il existe plusieurs options pour réaliser un bon archivage des documents papiers dans votre entreprise. Vous pouvez décider de l’internaliser, ce qui veut dire concrètement que vous mettrez en place un service dédié. Il faudrait toutefois que l’espace dont vous disposez et votre personnel permettent cette internalisation. Vous devez réunir le nécessaire pour faire un bon archivage interne, notamment en termes de place, de sécurité et d’accessibilité. En outre, les collaborateurs chargés de l’archivage doivent être compétents et disponibles pour le faire.
Les étapes de l’archivage papier
Dans le cadre d’un archivage papier en interne, il est nécessaire de respecter les étapes suivantes :
- Identification des documents à archiver
- Entreposage des archives dans un espace dédié et adéquat
- Conservation en veillant à ce que la consultation soit possible
- Destruction des documents lorsque leur délai de conservation est passé
- Archivage définitif des papiers relatifs au patrimoine et à la mémoire de l’entreprise
Le plan de classement
Si vous décidez de gérer vous-même votre archivage, vous devez connaître l’ensemble des archives, la durée légale de conservation de chaque document et le temps qui reste avant la destruction éventuelle. Vous êtes tenu d’avoir un outil d’organisation, appelé plan de classement, pour faire un archivage efficace de vos documents. Celui-ci va vous permettre de mieux vous repérer dans le lot des papiers que vous avez archiver. Cet outil indispensable est appelé parfois « plan de classification » ou « schéma de classification ». Sa fonction première est de permettre de retrouver à tout moment n’importe quel document archivé. Le plan de classement est constitué du recensement des types de documents à gérer, du volume annuel quantifié des archives à traiter et des indications relatives aux durées de conservation légales par type d’archive. Il est mis en place en vue de respecter le cycle de vie des documents archives et précise également la fréquence de consultation des documents actuels ou futurs. Leur accès est ainsi optimisé.
L’externalisation de l’archivage
Si vous manquez de ressources et de temps, le mieux est de vous décharger de l’archivage de vos documents, une tâche qui est à la fois chronophage et obligatoire. Faites appels simplement à un prestataire qui se chargera d’assurer la gestion de l’archivage papier de votre entreprise. Elle mettra à votre disposition les locaux nécessaires à la conservation parfaite de vos documents et assurera l’audit, le transfert et le transport qui s’imposent. L’avantage majeur est que vous pourrez vous recentrer sur votre domaine d’activités.
Durées légales à respecter dans le cadre d’un archivage papier
L’un des pans importants d’un plan d’archivage papier est le respect légal des durées de conservation. Que l’archivage soit interne ou externe, il est absolument nécessaire de tenir compte des délais réglementaires avant toute destruction.
Si vous vous occupez vous-même de l’archivage de vos documents, vous pouvez ne pas avoir une bonne connaissance des durées de conservation. C’est ainsi une autre bonne raison de faire appel à une société d’archivage qui fonctionne en tenant compte des délais de conservation en vigueur. Notez que si vous détruisez un document avant le délai légal de d’archivage de celui-ci, vous vous exposez à des sanctions plus ou moins lourdes. En effet en cas de contrôle, si vous n’êtes pas en mesure de présenter un document exigé par l’administration, vous pouvez être sommé de payer un montant compris entre 1 500 euros et 250 000 euros.
Les durées légales à respecter dans le cadre de l’archivage papier
Tableau présentant les durées légales à respecter dans le cadre de l’archivage papier, en fonction de différents types de documents :
| Type de Document | Durée de Conservation Légale |
|---|---|
| Factures d’achat | 10 ans |
| Factures de vente | 10 ans |
| Contrats | 10 ans après la fin du contrat |
| Bulletins de salaire | 5 ans après la fin du contrat |
| Documents fiscaux | 6 ans après la clôture fiscale |
| Relevés bancaires | 5 ans |
| Registres comptables | 10 ans |
| Correspondance générale | 5 ans |
| Documents juridiques | 30 ans ou permanente |
| Dossiers du personnel | 5 ans après la fin du contrat |
Il est important de noter que ces durées sont indicatives et peuvent varier en fonction des lois et réglementations en vigueur dans votre pays. Il est toujours recommandé de consulter les autorités fiscales locales ou un professionnel de la gestion des archives pour s’assurer de la conformité aux règles spécifiques de votre juridiction.
Voir aussi :
- Tableau récapitulatif des papiers à conserver
- Comment préparer vos documents avant de les archiver physiquement
- Quels sont les papiers à conserver : suivez le guide
- Qu’est-ce que le désarchivage et pourquoi vous devriez vous en soucier !
- Quels sont les papiers à conserver pendant 10 ans ?
- Quels sont les délais de conservation des papiers personnels
- Délai ou durée légale de conservation des documents d’entreprise
- 10 avantages inattendus de l’archivage de documents pour une entreprise