L’environnement règlementaire encadrant l’archivage des documents d’entreprise est constitué de nombreux textes amenés à évoluer au fil du temps. Les documents eux-mêmes possèdent une durée légale de conservation. Zoom sur la composante législative des archives professionnelles.
Principaux textes de loi relatifs à l’archivage des documents d’entreprise
Les textes suivants sont cités à titre informatif mais ne représentent pas l’ensemble des documents légaux concernant l’archivage d’entreprise. Ils en constituent toutefois le noyau dur et amènent les dirigeants à mettre en place une politique d’organisation documentaire et de gestion d’archives cohérente.
- Accords Bâle II Normes internationales : système bancaire
- Décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009 : externalisation de l’archivage des organismes publics auprès de prestataires privés
- Décret n° 2011-246 du 4 mars 2011 : hébergement des données de santé à caractère personnel
- Instruction fiscale du 11 janvier 2007 (Code Général des Impôts) : dématérialisation factures
- Loi n°2008-561 du 17 juin 2008 : réforme de la prescription en matière civile
- Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 : caractère probatoire de la signature électronique
- Norme ISO 15489 sur le Records Management
- Norme NF Z 40-350 sur les « prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier »
- Norme NF Z 42-013 et règles de certification NF 461 sur la numérisation de documents et la mise en œuvre d’une solution d’archivage électronique à vocation probatoire
Ces normes ISO ou NF sont transmises à titre indicatif, elles n’ont aucun caractère obligatoire et ne sont pas toujours gage du plus grand professionnalisme. On ne le répétera jamais assez, ne vous laissez pas abuser par les normes. C’est dans l’échange avec le tiers-archiveur, dans son expérience et sa compréhension de vos besoins réels que vous trouverez l’interlocuteur qu’il vous faut !
Durées légales de conservation des documents d’entreprise
Une gestion documentaire efficace est conditionnée par le respect des durées légales de conservation. Au-delà de l’aspect pratique consistant à faciliter la gestion de son activité et détruire les documents devenus obsolètes, cette composante répond à une contrainte légale. Il cependant pas toujours facile de s’y retrouver au vu de l’hétérogénéité des durées de conservation pour chaque type de document (comptables, civils et commerciaux, sociaux, etc.).
Les rapports du conseil d’administration ou du commissaire aux comptes doivent être conservé 3 ans. La durée passe à 5 ans pour les statuts, annexes et pièces modificatives, documents bancaires et autres contrats conclus. Doivent être conservés une dizaine d’années les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe), livres et registres comptables, factures clients et/ou fournisseurs et correspondances commerciales notamment.
La durée de conservation la plus élevée concerne les contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers qui doivent demeurer en possession de l’entreprise durant au moins 30 ans.