Une bonne gestion des archives est nécessaire et vitale pour la survie économique des entreprises. C’est pourquoi, celles-ci doivent mettre en place une politique de gestion des archives adaptée à leurs besoins, sachant qu’il existe autant de techniques d’archivage qu’il y a de modes d’organisation propre à chaque entreprise. Hormis les obligations légales à respecter, les entreprises ont tout intérêt de privilégier une procédure d’archivage permettant une restitution de documents optimale
Point de vue pratique
Trop fréquemment nous confondons archivage et stockage de documents. La sauvegarde ne s’apparente en rien à la capacité de retrouver et de restituer une archive. En pratique, les divergences sont aisées à constater. Pour mettre en place un processus rigoureux de contrôle, de tri, de conservation ou de destruction, ils convient de se poser un certain nombre de questions :
- Où commence et où se termine l’archivage ?
- Quel est le volume de documents à trier, à classer ou à détruire
- Comment garantir une consultation et restitution de bonne qualité qui prenne en compte les contraintes légales ainsi que les délais souhaités par les utilisateurs ?
- Comment bien classer les documents et être ainsi en mesure de bien les identifier ?
- Quelle procédure de destruction suivre ?
4 raisons pour lesquelles il est pertinent de bien archiver
- Un document se retrouve facilement s’il est bien classé, ce qui constitue un gain de temps (les gains constatés sont de 5 à 30%)
- Un plan de classement bien conçu permet d’éliminer les doublons et de réduire l’espace d’archivage
- Un plan de gestion des documents permet de réduire les coûts de conservation
- L’archivage de qualité, c’est avant tout garantir une conservation et une préservation de l’intégrité physique de tous les documents archivés
Les principaux enjeux
Les enjeux d’une politique d’archivage sont :
- Stratégiques: la mise en place d’une politique est une aide à la décision considérable
- Légaux: respecter les lois en vigueur doit être un crédo à suivre à la lettre
- Financiers: La priorité étant de réduire les coûts
Son utilité
La mise en en place d’un système d’archivage devient utile dès lors qu’il devient nécessaire. En effet, les entreprises connaissent une croissance exponentielle des documents à archiver. Leur bonne gestion à moindre coût devient une priorité si elles souhaitent rester compétitives face à la concurrence et aux aléas du marché économique. La gestion des archives a une réelle répercussion sur l’exploitation au quotidien des sociétés. La satisfaction de leurs clients témoigne de l’efficacité des entreprises qui se mettent à leur service. L’archivage ne se réduit plus aujourd’hui à une simple procédure de stockage ou une formalité administrative à remplir. On parle désormais d’archivage managérial qui prend en compte non seulement les contraintes administratives, juridiques et sociales, mais aussi tous les éléments indispensables à l’anticipation des bonnes décisions à prendre pour développer économiquement, juridiquement et socialement l’entreprise.
Le cas de l’externalisation
Dans le traitement des archives, la question de leur externalisation se pose. C’est un véritable atout ou moyen efficace pour sortir d’une gestion devenue trop complexe par manque de ressources, de temps ou de place. Déléguer ses documents à une société de tiers-archivage devient un procédé courant, avec de multiples avantages ; encore faut-il que cette nouvelle solution de gestion aussi intéressante soit-elle, convienne bien aux attentes réelles de l’entreprise. Il ressort également que le prestataire externe de gestion d’archive satisfasse à un certain nombre de critères :
- Conserver en bonne qualité les documents versés
- Pouvoir pleinement les restituer
- Les garder en toute sécurité et confidentialité
- Assurer leur plénière traçabilité