L’archivage est une obligation légale. Les documents d’une entreprise doivent être conservés sur une période réglementaire prescrite par la loi et durant laquelle l’administration peut mener des contrôles a posteriori. Cette durée réglementaire de conservation des archives varie selon la nature des documents papiers à conserver ainsi que des obligations légales qui s’y rapportent. Aussi, le record management ou processus d’archivage a pour but précisément de gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie. Voyons dès lors comment est-il possible de déterminer lesquels des documents d’entreprises sont à conserver et à archiver ?
L’archivage de document dans une entreprise
Lorsque l’entreprise reçoit des documents ou les produits (factures, bon de commande, bon de livraison, fiches de paie…), elle doit bien les mettre de côté, les conserver. Procéder de gestion des documents qui demande de l’organisation et de la rigueur dans leur rangement et classement. C’est pourquoi il convient de les conserver en fonction de leur usage et de leur délai de conservation réglementaire. Les questions à se poser sont les suivantes :
- Quels documents conserver ?
- Comment les conserver ?
- Et pendant combien de temps ?
Tous les documents d’archives possèdent des délais de conservation différents. Ce qui permet de les trier de manière différente et selon leur utilisation. Il importe de garder à portée de main les archives dites courantes et intermédiaires. Elles constituent également une preuve en cas de litige éventuel avec l’administration fiscale, un client ou un fournisseur.
Les durées de conservation varient selon la nature des documents archivés :
- Documents commerciaux
- Documents fiscaux
- Documents sociaux
- Documents juridiques
- Documents immobiliers
- Documents bancaires
Les 4 étapes clés de l’archivage
La gestion des documents d’entreprise s’effectue généralement en 4 étapes clés, qui sont :
- L’identification des documents
- Le stockage des documents archivés
- La destruction ou le classement définitif des archives, constituant ainsi le patrimoine économique et social de l’entreprise.
Quels documents faut-il conserver ?
L’obligation de conserver les documents d’entreprise est prescrite par le Code du travail, le Code général des impôts ou bien le Code de commerce. Pour les pièces comptables et fiscales, ce sont tous les documents justifiant d’une opération comptable ou fiscale (factures, notes de frais, relevés bancaires, bordereaux de cotisations sociales. Ces documents sont généralement à conserver durant 4 ans minimum.
L’archivage est une obligation légale pour les entreprises
Il s’avère tout aussi indispensable de conserver les documents liés à la vie juridique de l’entreprise, tels que les procès-verbaux d’assemblées, les rapports de gestion ou encore les certificats de dépôt des comptes annuels…
Les documents sociaux sont aussi à conserver. Ils permettent de prouver le versement des cotisations sociales par exemple jusqu’à validation de la retraite.
Quant aux documents commerciaux, la durée de conservation légale est généralement de 5 à 10 ans, selon la nature des créances et des dettes.
Bon à savoir : voici une répartition des durées légales de conservation selon la nature et le statut de chaque document
| DOCUMENTS | DURÉE DE CONSERVATION | TEXTE DE RÉFÉRENCE |
| LES DOCUMENTS ET LES PIECES COMPTABLES | ||
| Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire1)
Pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… |
10 ans à partir de la clôture de l’exercice social | Article. L.123-22 du Code de commerce |
| LES DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX | ||
| Contrat conclu entre commerçants et non commerçants | 5 ans | Article L.110-4 du Code de commerce |
| Titres de propriété ou de cession de biens immobiliers | 30 ans | Article 2227 du Code civil |
| Correspondance commerciale | 5 ans | Article L.110-4 du Code de commerce |
| Document bancaire (talon de chèque…) | 5 ans | Article L.110-4 du Code de commerce |
| Document de transport de marchandises | 5 ans | Article L.110-4 du Code de commerce |
| LES DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES | ||
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans | Article L.102 B du Livre des procédures fiscales |
| Taxes foncières sur les propriétés bâties et non bâties
Contribution à l’audiovisuel public |
1 an à partir de l’année d’imposition | Article L.173 du Livre des procédures fiscales |
| Contribution économique territoriale (Cotisation foncière des entreprises et cotisation sur la valeur ajoutée) | 6 ans | Article L.102 B du Livre des procédures fiscales |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées) | 6 ans | Article L.102 B du Livre des procédures fiscales |
| Taxe sur les salaires | Fin de la 3ème année civile suivant l’année d’imposition | Article L.169 A du livre des procédures fiscales |
| Déclaration Sécurité sociale | 3 ans | Article L.244-3 du Code de la Sécurité sociale |
1 : pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire. Pour les exercices précédents, il doit être conservé pendant 10 ans suivant la clôture de l’exercice.
Quels sont les enjeux d’archiver les documents d’entreprise ?
La conservation des documents d’entreprise présente de nombreux avantages à considérer bien au-delà de la simple conformité des documents à conserver. L’archivage permet à l’entreprise non seulement de faire face à ses obligations de conservation pour les durées légales, mais aussi d’assurer l’intégrité physique des documents archivés, leur disponibilité, leur accessibilité, leur traçabilité ou leur confidentialité. Sachant qu’un document archivé conserve ainsi sa valeur probatoire. Bien sûr, la conservation de l’authenticité des documents d’entreprise implique des contraintes techniques, légales et réglementaires et nécessite l’intervention d’experts en gestion des archives ou d’un système de gestion informatisé. L’externalisation des archives constitue une solution possible tout comme la Gestion Electronique des Documents (GED). Ces deux solutions visent à faciliter l’accessibilité des documents, suite à la mise en œuvre des stratégies d’acquisition, de classement, de stockage et d’archivage. L’externalisation devenant ainsi un véritable atout dans la prise en charge et la gestion efficace des archives. La volonté de rationaliser les coûts et d’optimiser la gestion des archives pour gagner du temps et développer la rentabilité explique en grande partie le choix de ce procédé d’archives.
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