Afin de s’assurer de conserver dans les meilleures conditions leurs documents, de nombreux dirigeants d’entreprise envisagent d’aménager ou faire construire leur propre local d’archives.
Nous rappelons qu’il est essentiel que ce local soit adapté à cet usage. Cet espace doit donc respecter toutes les normes des locaux d’archives. Certains pensent s’affranchir de ces contraintes en effectuant des travaux d’aménagement plus ou moins importants. D’autres passent outre toutes les recommandations et exigences réglementaires et relèguent leurs archives dans un espace improvisé. Est-ce vraiment la bonne solution pour conserver et gérer ce précieux patrimoine de l’entreprise ?
Vous envisagez d’aménager votre propre local d’archives, attention à la réglementation !
Quels sont les enjeux d’un archivage professionnel ?
En raison de la fragilité des documents d’archives, il importe de les conserver en toute sécurité et de les préserver de toute perte, vol ou détérioration. Mais il faut aussi disposer d’un plan d’archivage de manière à être à même de retrouver les pièces archivées en peu de temps et avec certitude. L’administration fiscale ne plaisante pas avec la présentation des pièces comptables demandées lors d’un contrôle fiscal par exemple. Ne pas être en mesure de présenter les documents demandés peut mettre l’entreprise en grande difficulté et l’exposer à une décision de justice extrêmement couteuse pour ne pas dire plus. Les exemples ne manquent pas.
« Stocker n’est pas archiver »
On ne le rappellera jamais assez, stocker n’est pas archiver. Il importe donc de disposer d’une salle d’archivage digne de ce nom ! Pour cela un local d’archive requiert des normes de construction et d’aménagement spécifiques à respecter.
Un local d’archive, ça ne s’improvise pas !
Crédits : Gaston Lagaffe – Edition Dupuis
Quelles sont les conditions à respecter pour aménager un local d’archives ?
Les conditions climatiques
Il est encore fréquent de trouver le local des archives au niveau des combles ou dans des caves. De tels endroits ne sont guères idéals pour conserver dans de bonnes conditions les archives d’une entreprise. Les risques d’incendie et d’inondation sont importants. Dans les sous-sols, les locaux d’archives traversés par des canalisations connaissent également de forts taux d’humidité. En outre, dans les deux cas, les accès aux archives ne sont pas commodes.
Des conditions climatiques doivent être respectées ; c’est pourquoi il est recommandé de conserver les documents d’entreprise dans une salle spécifique qui tient compte des normes de conservation suivantes :
- Conserver les archives dans un local dont la température ambiante se maintient de manière constante entre 16° C et 20° C
- Le taux d’humidité ne dépassant pas les 55 %
- Protéger les archives contre les incendies et autres risques d’infiltration, d’inondation et d’expositions prolongées à la lumière
Le but étant d’éviter tout écart trop important de température et toute humidité excessive.
Voici à titre d’exemple les températures idéales et les taux d’humidité à respecter selon les types de documents d’archives à conserver.
| TYPES DE SUPPORTS | TEMPÉRATURE | HUMIDITÉ |
| Papier | 18° C | 45-55 % |
| Reliure cuir, parchemin | 18° C | 50-60 % |
| Photographie papier | < 18° C | 30-50 % |
Il est donc conseillé d’équiper le local en connaissance de cause. Il faut installer des chauffages pour les périodes hivernales, ainsi que des systèmes d’aération pour renouveler l’air régulièrement, ventiler les rayons.
Les conditions d’éclairage
Il faut éviter d’exposer les archives à la lumière trop longtemps. L’idéal est d’avoir des locaux disposant d’ouvertures ne dépassant pas les 1/10ème de la surface de la façade du local. En cas de surface vitrée importante, il est conseillé de prévoir des stores. De même, les rayonnages sont à disposer de manière à les préserver du soleil. Il faut les placer perpendiculairement aux ouvertures pour éviter un ensoleillement prolongé. Quant à l’éclairage artificiel, sa puissance ne doit pas excéder 150 lux et doit être située au plafond des allées et non demeurer au-dessus des étagères d’archives.
Le local d’archives va consommer de l’espace dans l’entreprise
Dès lors que les conditions et les normes techniques sont satisfaites, il convient de choisir l’espace qui va accueillir le local dédié aux archives. Il faut donc s’assurer qu’il dispose des bonnes dimensions afin qu’il ne manque pas de place pour les volumes de documents à traiter, parfois en forte croissance, mais aussi pour le personnel ou encore la consultation des archives. Or, les besoins en surface de bureaux pour l’activité principale des entreprises, incitent souvent celles-ci à reléguer les archives dans les endroits souvent les moins adaptés. Réserver un espace suffisant et propice au stockage des archives physiques est pourtant une nécessité absolue. Dans certains cas, l’incapacité à dédier la surface nécessaire oblige même certaines entreprises à chercher un espace dans un autre bâtiment, parfois distant de l’exploitation des documents. Ceci, alors qu’il aurait suffit de confier les archives à un professionnel de l’archivage pour disposer des meilleures conditions possibles !
La salle des archives est un lieu dédié à la conservation des documents archivés. Elle ne consiste pas seulement en « rayonnages ». Elle doit disposer d’une salle de consultation et doit être sécurisée et éloignée de tout environnement à risque (incendie, inondation, nuisibles…). C’est aussi la raison pour laquelle des travaux d’aménagement conséquents sont indispensables pour éviter les risques de détérioration des archives, d’intrusion, de vol, d’indiscrétions, de perte… et garantir tout simplement le bon fonctionnement du service des archives.
Si vous souhaitez concevoir votre propre local d’archives, il va falloir rivaliser en créativité avec Gaston Lagaffe !
Crédits : Gaston Lagaffe – Edition Dupuis
L’aménagement d’un local d’archives : une solution adaptée à toutes les entreprises ?
L’aménagement ou la construction d’un local des archives constitue souvent une seconde étape dans la réflexion de certains dirigeants d’entreprise.
- Le raisonnement premier consiste à essayer de gérer par soi-même les archives. On essaie de faire des économies et donc, on se met à développer en interne son propre service, avec les moyens du bord, en bricolant avec une personne dédiée (un Gaston Lagaffe ?) qui va faire de son mieux. On va stocker dans une pièce dédiée les documents de l’entreprise, faute de mieux. Nous ne parlons pas ici de grandes entreprises ayant les moyens de dédier un véritable service à la gestion interne, et par conséquent, de respecter toutes les normes et les contraintes en la matière.
- La seconde étape consiste donc à « professionnaliser » ce vague espace consacré initialement aux archives. Pour cela, on se documente, on prend du temps et on va jusqu’à lancer des travaux plus ou moins couteux pour se rapprocher des normes. Certes, dans le meilleur des cas, l’entreprise en question disposera à l’issue des travaux, d’un local davantage adapté à la gestion et la conservation de ses archives. Plus sûr et plus confortable, la salle des archives bénéficiera assurément de meilleures conditions de conservation tant sur le plan de la sécurité que sur celui des modalités d’accès aux documents d’entreprise. Mais à quel coût ? On peut aussi se demander combien de temps tiendra ce fragile et couteux édifice ? A moins d’avoir un Gaston Lagaffe dans son équipe !
Lorsque la construction d’un local d’archive « maison » se transforme en labyrinthe sans issue… ludique ou non, selon votre investissement et votre sens de l’humour.
Crédits : Gaston Lagaffe – Edition Dupuis
Alors, quelle alternative à son propre local d’archives ?
…Et si on externalisait les archives ?
On l’a vu, les normes de sécurité et les normes techniques nécessitent des coûts d’aménagement souvent trop importants pour être entrepris par une entreprise de taille moyenne. Il existe néanmoins une autre solution très simple pour respecter ces mêmes normes de conservation, de sécurité, d’hygiène et d’accessibilité, sans pour autant se ruiner ! L’alternative la plus économique consiste à confier ses archives à une société de tiers-archivage.
En clair, il vaut mieux externaliser son archivage auprès d’un professionnel de l’archivage.
Une société d’archivage possède en effet des locaux spécifiques, adaptés parce que dédiés et professionnels. Elle permet de bénéficier pleinement de tous les services d’externalisation d’archives pour un forfait qui limite les surprises et permet de contrôler son budget.
Comment s’y prendre ? Rien de plus simple. La prochaine étape consiste à faire établir un devis de prise en charge de ses archives. Avec une première estimation budgétaire, on peut commencer à prendre une décision plus adaptée, quelle qu’elle soit !
Et puisque l’on parle de local d’archives, voyons donc à quoi ressemble notre nouvel entrepôt pour vos archives :