7 conseils pratiques pour la maintenance des archives

La maintenance des archives est bien plus qu’une simple obligation réglementaire, c’est un pilier essentiel de la gestion et la conservation des documents en entreprise. Dans cet article, vous découvrirez des conseils pour assurer le bon traitement des archives et en faire un atout stratégique du développement de votre business.

DEVIS ARCHIVAGE

Comment réussir la maintenance de vos archives ?

Le bon traitement des archives constitue un vecteur essentiel pour la croissance de votre entreprise. Réussir ce processus interne garantit non seulement la conformité aux réglementations, mais aussi l’accessibilité rapide et sécurisée des données. Voici, alors, nos 7 meilleures pratiques pour assurer la maintenance de vos archives et gagner en accessibilité, productivité et compétitivité.

Traitement des archives, rien ne peut se faire sans une politique claire

Commencez par établir une politique de traitement des archives claire et bien définie. Ceci stipule que vous devez établir un manuel de procédures qui couvre tous les aspects tels que la durée de conservation des documents, les critères de destruction et les procédures de mise à jour des archives. Impliquez les parties prenantes pertinentes dans l’élaboration de cette politique pour garantir son adhésion. Utilisez un tableau récapitulatif des papiers à conserver.

L’organisation des archives est le mot d’ordre

Face à la diversité de types de documents à archiver et la variété de données à gérer, parfois au quotidien, vous avez intérêt à adopter une organisation méthodique des archives. Ainsi, vous simplifiez la maintenance des archives en :

Classant les documents de manière logique.
Utilisant une nomenclature cohérente.
Indexant les documents correctement de manière à les regrouper par catégories.

Une organisation pareille facilite la recherche et réduit le temps nécessaire pour retrouver un document spécifique en cas de besoin.

Mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED)

Outre la politique et la bonne organisation d’archivage, chaque entreprise doit penser à automatiser les processus de traitement de ses archives. L’intégration d’un système de gestion électronique des documents est, de ce fait, une étape majeure vers une maintenance des archives efficace. Un GED facilite le stockage, la recherche, et la mise à jour des documents de manière électronique, réduisant ainsi le besoin d’espace physique et minimisant les risques de perte.

La bonne organisation des archives n’empêche pas le contrôle

Pour les archives physiques, planifiez des contrôles réguliers de l’état des documents. Vérifiez l’intégrité physique, assurez-vous qu’ils sont correctement stockés et protégés contre l’humidité, la lumière directe et les insectes.

Quant aux archives numériques, il est nécessaire de vous doter des logiciels de suivi et de contrôle pour :

Prévenir les failles de sécurité et les tentatives de piratage.
Installer les mises à jour du système au fur et à mesure
Recevoir des rapports automatiques réguliers de l’état de vos archives.

Former le personnel sur les procédures de maintenance des archives

Il est nécessaire d’allouer du temps et de l’attention à la formation et la sensibilisation continue de vos équipes. Assurez-vous que tous vos collaborateurs comprennent les procédures de maintenance des archives. Cela inclut l’importance de l’organisation, la manipulation correcte des documents, et le respect des politiques de conservation.

Former ses équipes aux bonnes pratiques de l’archivage.

Planifier des opérations de sauvegarde régulières des archives

Les archives électroniques doivent faire l’objet de sauvegardes régulières afin d’éviter les risques de perte de données en cas de défaillance du système. Établissez un calendrier de sauvegarde et privilégiez les options d’enregistrement automatique.

Pour avoir le cœur net, faites des simulations de récupération de données en testant périodiquement la restauration à partir des sauvegardes pour vous assurer de leur efficacité.

Le respect des normes de maintenance des archives

Les réglementations sur la conservation des documents varient en fonction de votre secteur d’activité et de votre région. Il est, donc, important de bien connaître les normes en vigueur, mais également les standards de maintenance des archives de votre industrie.

Tenez à vous conformer à toutes les réglementations et à les insérer dans vos manuels de formation des nouveaux employés.

Les étapes de traitement des archives

Réussir la maintenance des archives dépend, notamment, de la manière dont vous les traitez en amont. Différentes approches existent, c’est pourquoi vous avez intérêt à établir la vôtre en définissant les étapes de traitement de vos documents. Voici une énumération des bases d’archivistique moderne pour vous aider à vous retrouver :

Reconnaître un document comme étant bon pour être archivé de manière définitive. Une fois l’évaluation terminée, l’archiviste établit un plan de la manière de conservation du document en question, et ce en fonction de son type (juridique, commercial, administratif, etc.).
Dans le cas d’archivage classique, il faut définir une stratégie de collecte des masses de documents à archiver, incluant leur transfert au local dédié (salle d’archive).
Le tri des documents est fondamental, ensuite, pour les catégoriser et identifier leur emplacement définitif. Chaque catégorie d’archive doit, alors, être bien désignée et notée à l’avance. Cette étape facilite, ensuite, le rangement physique des masses de papier. L’étape de tri est toujours nécessaire même dans le cadre d’un archivage numérique.
La préparation d’instruments de recherche (index) sur papier et en format numérique pour faciliter la diffusion des archives et leur identification en cas de besoin.

Établir une description contextuelle pour définir les liens entre les documents et les contextes particuliers dans lesquels ils ont été produits, guidant ainsi leur utilisation ultérieure.

DEVIS ARCHIVAGE

Pour continuer, vous pouvez consulter nos FAQ sur les sujets de l’archivage :

FAQ sur la législation de l’archivage des entreprises en France

FAQ : tout savoir sur la conservation des factures pour une entreprise

FAQ de l’archivage en entreprise : Tout ce que vous devez savoir