L’archivage des documents professionnels est une étape cruciale pour toute entreprise, tant pour sa survie économique que pour le respect de la législation en vigueur. Dans cet article, nous explorerons en détail les meilleures pratiques pour organiser efficacement l’archivage en entreprise. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation, suivez nos conseils pour garantir que vos documents soient stockés en toute sécurité, accessibles à tout moment, et conformes aux réglementations en vigueur.
Archiver est une question de méthode
La gestion des archives professionnelles exige une méthode éprouvée qui vise non seulement à retrouver aisément les documents recherchés, mais aussi à garantir leur intégrité et leur confidentialité à long terme. Arcalys propose une méthodologie en 4 étapes clés, correspondant au cycle de vie de chaque archive professionnelle :
1. Identifier et authentifier les documents
La première étape de l’archivage consiste à identifier et authentifier les documents. Cela inclut la collecte de toutes les informations pertinentes, telles que le type de document, la date de création, et toute autre donnée nécessaire à des fins d’identification. Une fois cette étape complétée, il est plus facile de passer au classement.
2. Stocker les archives correctement
Le stockage approprié des archives est essentiel pour garantir leur préservation à long terme. Utilisez des classeurs, des pochettes, des boîtes de rangement et d’autres fournitures dédiées à l’archivage. Assurez-vous que chaque document est correctement étiqueté et classé pour une récupération rapide.
3. Conserver et permettre la consultation
L’accès aux documents archivés est crucial. Vous devez être en mesure de consulter rapidement les documents lorsque cela est nécessaire. Évaluez la fréquence de consultation actuelle et future pour garantir une accessibilité fiable des archives. Utilisez un système de numérotation ou de codage pour organiser vos documents.
4. Éliminer les documents inutiles
N’oubliez pas que l’archivage ne signifie pas simplement stocker. Éliminez régulièrement les documents inutiles conformément aux durées légales de conservation. Cette étape garantit que seuls les documents pertinents et importants sont archivés à long terme.
Prendre le temps nécessaire
La première étape de l’archivage, dédiée à l’identification et à l’authentification, est cruciale. Investir du temps dans cette phase initiale vous fera gagner du temps à long terme. Le traitement, le classement et le rangement des documents deviennent des tâches rapides et efficaces une fois que vous avez une méthode en place. Assurez-vous de bien connaître les durées légales de conservation, car un bon classement en dépend.
Pourquoi archiver n’est pas simplement stocker
Empiler les documents les uns sur les autres sans procéder à leur classement et à leur archivage ne vous servira à rien. Cette approche négligente peut entraîner des problèmes juridiques et la perte de temps précieux. Arcalys propose un accompagnement personnalisé pour une gestion efficace des archives.
Le plan d’archivage
Le plan d’archivage comprend les éléments suivants :
1. Recensement des familles de documents à gérer
Identifiez les différents types de documents que votre entreprise génère et traite régulièrement.
2. Évaluation des volumes à traiter
Analysez les volumes de documents à traiter en fonction des tendances annuelles de progression. Cela vous aidera à planifier le stockage adéquat.
3. Durées de conservation légales
Déterminez les durées légales de conservation pour chaque type de document à archiver. Assurez-vous de respecter ces délais pour rester en conformité.
4. Évaluation des fréquences de consultation
Évaluez les fréquences de consultation actuelles et futures pour garantir une accessibilité optimale des archives.
5. Gestion des ressources humaines et logistique
Considérez les moyens humains et la logistique nécessaires pour assurer une gestion efficace. Optimisez ces ressources pour réduire les coûts de gestion et de fonctionnement.
Les éléments indispensables au classement et au rangement
Pour classer et ranger vos documents professionnels, vous aurez besoin de fournitures et d’équipements dédiés à l’archivage, tels que :
- Classeurs
- Pochettes et chemises
- Boîtes de rangement
- Caisses d’archives
- Dossiers suspendus
- Reliures et plastifications
- Étagères et meubles de stockage
L’essentiel est de pouvoir ranger facilement les documents en utilisant un système de codage ou de numérotation pour une récupération rapide.
N’oubliez pas l’archivage régulier
L’archivage doit être effectué de manière régulière. En archivant vos documents de manière cohérente, vous gagnerez du temps, et l’archivage sera d’autant plus facile qu’il sera entrepris sans délai.
Archivage des documents : quels sont les enjeux pour une entreprise ?
Enjeux juridiques
Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, est confrontée à des obligations juridiques en matière d’archivage des documents. Cette exigence s’étend à divers types de documents, qu’ils soient administratifs, commerciaux ou financiers. Au fil des années, une entreprise accumule une quantité considérable de documents, qu’ils soient sous forme papier ou numérique. Cependant, il est impératif de respecter ces obligations légales, bien que leur durée de conservation varie en fonction de la nature des documents en question.
Par exemple, une entreprise doit conserver les garanties relatives aux biens ou services fournis aux consommateurs pendant au moins deux ans. Les documents comptables, tels que les livres et registres comptables ou les factures clients et fournisseurs, doivent quant à eux être disponibles pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice financier. Un autre exemple concerne les documents sociaux, comme les procès-verbaux d’assemblées générales, qui doivent être archivés pendant 5 ans après la dissolution de la société.
Enjeux économiques
Outre son aspect légal, l’archivage des documents revêt également une importance économique pour une entreprise. Le non-respect avéré de ces obligations peut entraîner des sanctions financières lors de contrôles. De plus, la gestion régulière et méthodique des documents contribue à l’efficacité organisationnelle.
La possibilité de retrouver rapidement et facilement des documents représente un avantage considérable en termes de gain de temps. Les collaborateurs de l’entreprise ne sont pas contraints de consacrer trop de temps à des recherches fastidieuses, ce qui leur permet de se concentrer sur leurs activités principales et d’assurer l’efficacité globale de l’entreprise. De plus, en cas de litige ou de contentieux, la disponibilité rapide des documents pertinents s’avère essentielle pour résoudre les conflits de manière efficace.
Enjeux de sécurité
La sécurité des documents est un aspect crucial de leur archivage au sein d’une entreprise. Différents dispositifs de sécurité doivent être mis en place pour garantir l’intégrité des documents. Les documents physiques sont généralement conservés dans une salle d’archives sécurisée, à l’abri des intrusions et des risques tels que les inondations. Pour les documents numériques, diverses solutions de cybersécurité sont disponibles, telles que les coffres-forts numériques, les authentifications multiples, et les pare-feu.
Cet enjeu de sécurité est d’autant plus crucial avec la numérisation croissante des documents et la mise en œuvre du règlement général sur la protection des données (RGPD). Si les documents contiennent des données personnelles, le RGPD impose des exigences strictes en matière de protection de la vie privée. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) rappelle que toute donnée est personnelle dès lors qu’elle est liée à une personne physique identifiée ou identifiable.
Archivage des documents : lesquels conserver ?
Chaque entreprise doit avoir une connaissance approfondie des documents qu’elle est tenue d’archiver et des délais de conservation légaux qui leur sont applicables. Ces délais varient en fonction du type de documents et sont définis par la législation en vigueur, tels que le Code de Commerce, le Code Civil et le Code des Impôts.
La nature du document détermine s’il est nécessaire de conserver l’original ou si une copie peut être légalement acceptée. Voici quelques exemples de catégories de documents et de leurs délais de conservation légaux :
Documents sociaux
Les documents sociaux, tels que les registres des titres nominatifs, les rapports de gérants, les comptes d’exploitation, les comptes de pertes et profits, ainsi que les documents relatifs aux assemblées générales (feuilles de présence, registres de procès-verbaux), doivent être conservés pendant 30 ans après la dissolution de la société, conformément au Code de Commerce.
Documents comptables
Les documents comptables, notamment le livre journal, les comptes auxiliaires, la balance générale annuelle, les bilans et comptes d’exploitation, doivent être conservés pendant 10 ans. Ces documents sont soumis aux dispositions du Code de Commerce et du Code des Impôts, et la plupart d’entre eux doivent être cotés et paraphés. La conservation des documents comptables doit suciter la plus grande attention.
Documents commerciaux
Selon le Code Civil et le Code de Commerce, plusieurs documents commerciaux doivent être archivés, notamment ceux liés aux commandes clients ou fournisseurs, les contrats commerciaux généraux et les correspondances commerciales. La durée de conservation de ces archives varie de 5 à 30 ans en fonction du type de documents.
Documents concernant le personnel
Les documents relatifs au personnel, tels que les livres de paie, les registres et états du personnel, les dossiers relatifs aux accidents du travail ou aux maladies professionnelles, les reçus pour solde de tout compte, les bulletins de salaire, doivent être conservés pendant 5 ans après la fin du contrat de travail, conformément au Code du Travail.
L’archivage des documents en entreprise est un processus essentiel pour garantir la conformité légale, l’efficacité opérationnelle et la préservation de l’information. En suivant une méthodologie éprouvée, en investissant dans les bons équipements, et en organisant efficacement vos archives, vous pouvez tirer pleinement parti de cette activité souvent sous-estimée. N’oubliez pas que l’archivage n’est pas seulement une question de stockage, mais une stratégie de gestion de l’information qui contribue à la réussite à long terme de votre entreprise.
Voir aussi :
- Définition classement
- Plan de classement des archives
- Comment réaliser un plan de classement ?
- Comment réaliser un plan de classement efficace ?
- Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?
- Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?
- 10 avantages inattendus de l’archivage de documents pour une entreprise