Le choix des critères de classement pour vos archives est une étape cruciale pour garantir une organisation efficace. Voici quelques étapes à suivre pour vous aider à sélectionner les critères appropriés de votre plan de classement :
Audit des besoins du classement des archives
Pour définir les bons critères, il convient d’abord de déterminer leurs sources naturelles.
Évaluer les besoins de votre organisation
Comprenez les besoins spécifiques de votre entreprise, institution ou projet. Identifiez les types de documents que vous devez gérer et les objectifs de votre système de classement. Par exemple, il peut s’agir de documents financiers, de correspondance, de rapports, ou d’archives historiques.
Consulter les parties prenantes
Impliquez les parties prenantes clés dans le processus de sélection des critères. Discutez avec les départements ou les équipes qui utiliseront le système de classement pour comprendre leurs besoins et leurs préférences.
Le choix des critères de référencement
Définir les catégories principales
Identifiez les catégories principales de documents que vous devez classer. Par exemple, cela pourrait inclure des catégories telles que « Finances« , « Ressources Humaines« , « Projets« , « Communications« , etc.
Déterminer les sous-catégories
Pour chaque catégorie principale, envisagez les sous-catégories pertinentes. Par exemple, sous « Finances », vous pourriez avoir des sous-catégories comme « Factures », « Reçus« , « Déclarations fiscales », etc.
Des critères pour la vie des archives
Analyser la fréquence d’accès
Évaluez la fréquence à laquelle vous accédez aux différents types de documents. Les documents fréquemment utilisés peuvent nécessiter un classement plus accessible, tandis que ceux consultés rarement peuvent être stockés différemment.
Penser à la croissance future
Anticipez la croissance de votre collection d’archives. Assurez-vous que votre système de classement est évolutif et peut accommoder de nouveaux types de documents à l’avenir.
Considérer les réglementations légales
Si votre organisation est soumise à des réglementations spécifiques concernant la conservation des archives, assurez-vous que votre système de classement est conforme à ces exigences.
S’inspirer des meilleures pratiques
Recherchez les meilleures pratiques de classement dans votre domaine d’activité ou dans des organisations similaires. Vous pouvez vous inspirer de leurs approches éprouvées.
Utilisez vos archives à travers les bons critères de référencement
Testez le système
Avant de mettre en place définitivement votre système de classement, effectuez des tests avec un petit échantillon de documents pour vous assurer qu’il est fonctionnel et adapté à vos besoins.
Documenter les critères
Une fois les critères de classement choisis, documentez-les clairement dans un guide ou un manuel de gestion des archives. Assurez-vous que tous les membres de votre organisation comprennent le système et son utilisation.
Le choix des critères de classement pour vos archives doit être basé sur les besoins spécifiques de votre organisation, en tenant compte de la nature des documents, de la fréquence d’accès, des réglementations légales et de la croissance future. Une planification minutieuse garantira un système de classement efficace et fonctionnel.
Voir aussi :
- Pourquoi externaliser ses archives est avantageux et économique ?
- Pourquoi externaliser ses archives ?
- 7 étapes clés pour réussir son archivage en entreprise
- Comment réaliser un plan de classement efficace ?
- Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?