Le récolement des archives est une pratique archivistique qui consiste à poser plusieurs actes. En effet, dans le cadre de cette démarche, les documents doivent être triés, classés, ordonnés et vérifiés en termes de valeur et pertinence. A l’issue du récolement, les documents doublons sont jetés et les plus importants sont idéalement répertoriés. Cette opération est réalisée par des archivistes ou des personnes compétentes. A l’issue de celle-ci, un fonds d’archives peut être mis à jour et être en conformité avec la loi selon l’organisation de l’organisme.
Une obligation légale
Le récolement des archives est une opération obligatoire imposée par la loi. On doit le prévoir à l’occasion de chaque mandat pour les archives municipales. Aussi, le récolement se tient à chaque changement de directeur pour les archives départementales. En ce qui concerne les musées, il doit avoir lieu tous les 10 ans.
Pour les archives départementales, c’est le règlement de 1921 qui rend le récolement obligatoire. En outre, l’instruction du 9 janvier 1922 sur les archives communales et hospitalières institue cette démarche. Notez également que cette obligation a été réaffirmée par le décret n°88-849 du 28 juillet 1988 sur le contrôle scientifique et technique de l’État.
Dans la pratique des archivistes, les récolements sont effectués de façon régulière, hors du cadre réglementaire. Ils les exécutent afin de faire l’état des lieux d’un fonds, dans le cadre par exemple du traitement d’un arriéré. Cela permet de déterminer les documents à éliminer à l’expiration de leur durée d’utilité administrative et les papiers à garder au titre d’archives définitives.
Que le récolement soit à caractère réglementaire ou non, il constitue un précieux outil technique de gestion. Son élaboration est nécessaire pour avoir une connaissance parfaite des fonds d’archives par les équipes qui en ont la charge.
Établissement du récolement
Le récolement est rédigé sous la forme d’un procès-verbal. Son établissement s’impose au cours de l’année de prise de fonction pour les archivistes départementaux et communaux. Aussi, son élaboration doit intervenir lorsqu’un déménagement est effectué, avant et après l’opération. En cas de sinistre majeur, il est également bon de mettre en place un récolement.
En ce qui concerne les archives communales, l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 prescrit l’établissement d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune. Celui-ci est annexé au récolement sommaire ou détaillé élaboré à chaque changement d’un maire. A chaque élection municipale, cette obligation est rappelée. Dans le procès-verbal, il est nécessaire de faire apparaitre la description des locaux d’archivage, leur aménagement et l’état topographique des fonds.
Fonction du récolement
La raison pour laquelle le récolement est exigé est la constitution d’un procès-verbal de prise en charge des fonds. Il constitue aussi et surtout un instrument de recherche interne. Le récolement est exploitable pour connaitre le volume des fonds conservés dont le calcul est fait en mètres linéaires. C’est également une démarche qui permet de localiser chaque article.
Mais attention : la communication du récolement au public est interdite. Pour d’évidentes raisons de sécurité, les éléments qui y sont mentionnés ne doivent pas être dévoilés.
Existence d’outils digitaux de récolement
La réalisation du récolement se fait plus facilement aujourd’hui grâce à l’existence d’une diversité d’outils. Le développement des logiciels de gestion des archives permet en effet de disposer de solutions digitales favorisant le récolement permanent. Leur mise à jour se fait au jour le jour. En outre, pour un grand nombre de ces logiciels métiers, le récolement sert de base de socle aux modules de communication en salle de lecture et de prêt de documents. De ce fait, l’opération tient compte des mentions d’incommunicabilité pour les archives publiques et celles relatives aux restrictions de consultation en rapport avec le mauvais état matériel des documents. L’existence de supports de substitution, comme les microfilms et les fichiers numériques, est également considérée. Les outils de récolement mis au point ont l’habitude de prendre en compte les entrées successives de fonds et les éliminations opérées dans les archives non définitives. En outre, il est important de mettre en avant le fait que le récolement serve de base à l’élaboration de plans de sauvegarde des fonds. Et pour que cela soit vrai, des outils adaptés sont mis au point.