Le bordereau de versement est un document qui dresse la liste des dossiers versés afin d’accompagner l’enlèvement des documents archivés. Il est réglementé et a une valeur contractuelle. Ce document permet à la conservation des archives versées d’être bien organisée.
Constitution d’un bordereau de versement
Le bordereau de versement se présente comme une liste qui décrit le contenu des boîtes ou articles à archiver. Cette description se fait dossier par dossier et par référence au tableau de gestion. Le bordereau de versement est obligatoire et doit être rédigé en 3 exemplaires par le service versant. Son établissement est capital pour un transfert optimal des archives.
Le bordereau de versement est un document réglementaire. C’est un contrat de prise en charge des archives par un service receveur. Il est nécessaire de bien le remplir afin de le transformer en instrument de recherche efficace.
Le document est constitué de deux parties. La première est la page d’en-tête qui comprend le numéro de versement, la présentation des services d’archivage versant, les signatures des services versants et le sommaire. La deuxième est la page détaillée qui contient la liste du contenu de chaque boîte d’archives.
Un document mis en place par la loi
C’est la loi de janvier 1979 régissant les archives publiques qui met en place le bordereau de versement. Celui-ci indique que lors du transfert des documents dans un dépôt d’archives qui relève de la direction des archives de France, un bordereau descriptif des documents concernés doit être établi. Et c’est le service d’origine des documents effectuant le versement qui est chargé d’élaborer ce bordereau. En outre, une circulaire du 8 mars 1983 Instruction sur le traitement des archives communales vient préciser le nombre d’exemplaires du document. Celui-ci recommande au service versant de dresser le bordereau de versement en triple exemplaire.