L’archivage des informations est une obligation légale pour toute entreprise en France. Pour cela, tous les chefs d’entreprise doivent s’assurer que cela est fait en respectant les normes en vigueur. Cependant, pour que l’archivage soit fait d’une manière excellente, il est important d’utiliser des conteneurs d’archives conçus dans des matériaux résistants pour un archivage optimisé. Que savoir sur les boîtes d’archives ? Quels sont les avantages à les utiliser ?
Qu’est-ce qu’une boîte d’archives ?
Une boîte d’archive, encore connue sous le nom de conteneur d’archives est un contenant dans lequel sont stockées et archivées les informations au sein d’une entreprise. Ces boîtes se présentent sous la forme d’un carton solide et rigide, souvent dans des dimensions variables en fonction des besoins d’utilisation. Ce sont des box qui servent à effectuer un bon rangement des données physiques en entreprise. Dans chaque organisation, il existe des modèles de boîtes d’archives spécifiques utilisés en vue d’une meilleure gestion des données et d’un accès facile aux informations. Il est aussi important de savoir que ces boîtes peuvent être dans des matériaux différents, ce qui permet de protéger leurs contenus dans le temps et dans l’espace en fonction des endroits dans lesquels ils seront utilisés.
Pour aller plus loin : Définition boîtes d’archives
Avantages d’une boîte d’archives
Optimisation du rangement des informations
L’utilisation des box de rangement présente de nombreux avantages. Le premier est l’optimisation du rangement. En réalité, l’archivage consiste à catégoriser les informations selon les dossiers courants, intermédiaires et définitifs. De plus, dans une entreprise, il existe plusieurs catégories de dossiers à archiver en fonction des paramètres définis au sein de l’organisation. L’utilisation d’une boîte permet d’être méthodique et de faire un bon rangement. Cela permet par exemple de classer les lettres dans une même boîte, les documents financiers dans une autre, les documents RH, etc. En plus, il est possible d’écrire sur chacune de ces boîtes afin d’avoir une idée sur son contenu. Pour un rangement de qualité, faites usage tout simplement de ces boîtes et vous ne serez pas déçus.
Réduction de risques de destructions de documents physiques
Le plus souvent, lorsque les cartons classiques sont utilisés pour l’archivage des documents au sein d’une entreprise, ils peuvent être détruits avec le temps. En réalité, le poids d’un carton posé sur un autre peut l’affaisser et porter préjudice à tous les documents qui sont à l’intérieur. Ainsi, l’utilisation d’une boîte personnalisée d’archives semble être une solution. Souvent dans un matériau durable et résistant, il est plus facile de poser les boîtes les unes sur les autres, sans risques de destruction. Cela permet de protéger les documents archivés sur le long terme. Comme vous le savez, un document archivé peut avoir une durée de 30 ans. Pour cela, un conteneur d’archives et de bonne qualité est une solution durable.
Solutions économiques pour l’entreprise
Pour les entreprises, l’investissement dans une boîte d’archives est une solution économique. De nos jours, les données constituent des capitaux importants pour les organisations. Une perte d’informations ou une destruction des fichiers physique peut porter préjudice à l’exercice efficace d’une opération et donc, à une perte d’argent énorme. C’est pour cela que l’utilisation des box d’archives est une solution durable. Elle permet de préserver les documents, d’assurer leur pérennité et de permettre à l’entreprise de réaliser des économies. Pour cela, il est important de passer la commande des cartons sur mesure en fonction des besoins de l’entreprise. Il existe des modèles en carton ondulé, entièrement recyclables et vendus à bon prix sur le marché. Il existe aussi des boîtes de 10 cm ou de 20 cm disponibles sur le marché. Il est même possible de faire la commande de boîtes plus petites ou plus grandes.