Selon la loi en France, toutes les entreprises doivent s’assurer de faire l’archivage de leurs documents. Il ne s’agit pas seulement de stocker les papiers dans une pièce, mais il s’agit de les archiver, ce qui veut dire de les classer dans un ordre précis en respectant les obligations légales et les normes en vigueur. Faire le stockage des archives nécessite un investissement en termes de ressources financières et d’aménagement d’un local pour les archives. Est-il préférable de gérer soi-même ses archives ou faut-il les confier à un prestataire ou tout simplement louer un box ?
Gestion personnelle du stockage des archives : implications
Que faire pour assurer le stockage des archives en interne ?
- Aménager un local
Pour archiver les papiers en interne, il faut en premier lieu s’assurer qu’il y a un local aménagé à cet effet. En réalité, la loi exige que la pièce ait une superficie de 200m2 avec une résistance au sol de 900Kg/m2. Si la salle d’archivage doit comporter un rayonnage mobile, alors la dalle doit pouvoir supporter une charge de 1300 kg/m2 au minimum. Ensuite, il y a des recommandations par rapport à la température de la salle, la luminosité de la pièce, etc. En plus, les matériaux des étagères doivent être solides et résistants à toute destruction afin de ne pas mettre en danger les dossiers archivés. Il existe en réalité, une gamme variée de recommandations et de normes à suivre pour obtenir une salle d’archives de qualité
- La sécurité des informations
Pour archiver soi-même les papiers professionnels, il faut investir dans la sécurité. Il s’agit par exemple d’opter pour l’installation des caméras de surveillance et des gardiens pour la surveillance de la pièce si possible. Si vous avez des documents de haute importance et top secrets à stocker, alors vous devez vous assurer d’investir dans la sécurité de vos documents. Une des limites est qu’il peut y avoir des failles dans la surveillance et dans la sécurité de votre pièce, ce qui pourra être une source de fuites pour vos documents.
- Transport des documents
Si vous décidez de stocker vous-même les archives, alors il est important de les transporter jusque dans le local aménagé à cet effet. Cet endroit peut être aussi bien à l’intérieur du bâtiment tout comme dans une pièce externe. Si vous utilisez une pièce à l’extérieur de votre bâtiment, il va falloir investir dans l’achat de véhicules spécialisés et dans la formation du personnel pour ce type de transport. Ensuite, il faut s’assurer que le stockage soit réalisé de la bonne manière afin qu’il soit possible d’accéder aux documents au besoin.
- Destruction des documents
La plupart des documents doivent être détruits après une certaine durée. Si certains peuvent être dans les archives à vie, certains doivent être détruits soit à 6 mois, soit après un an, après trois, six, dix et trente ans. Cette tâche peut être délicate parce qu’il va falloir aller chercher dans les archives les documents qu’il faut détruire, ce qui peut prendre énormément de temps et causer du tort à la productivité du personnel interne.
- Accès aux documents
En réalité, l’installation d’un local d’archives a un côté positif qui est celui d’accéder à tout moment aux dossiers dont on a besoin. Pas besoin de faire de longues distances ou de se lancer dans de longs protocoles avant de trouver les fichiers souhaités. Un bon stockage d’archives à l’interne peut faire gagner du temps lors des recherches de documents.
Location d’un box pour le stockage de ses archives
Il existe aussi une autre solution qui est celle de faire recours à un prestataire de services pour la location d’un box pour le stockage de ses archives à l’extérieur. Cette solution peut sembler être la meilleure, permettant à l’entreprise d’avoir des archives bien rangées et respectant les normes en vigueur.
En optant pour une solution externe, vous avez la possibilité de libérer l’espace au sein de votre entreprise et en disposer pour d’autres activités. Ainsi, les frais d’aménagement qui est coûteux peuvent aussi servir à d’autres activités au sein de l’organisme.
En outre, faire le stockage de ses archives soi-même peut être aussi un risque d’exposition aux sinistres tels que les dégâts de l’eau, les incendies, etc. Il est aussi possible de se faire voler ses données par une personne mal intentionnée à l’intérieur de votre organisation.
Avec le stockage externe, c’est une solution à coût avantageux pour votre organisme. En réalité, vous avez la possibilité de choisir la taille du box qui convient à vos besoins de stockage. Ensuite, il vous suffit de faire la réservation de votre box de stockage d’archives auprès du prestataire de services. Il existe des services personnalisés qui sont proposés aux différentes entreprises. Cela veut dire que vous avez la possibilité de bénéficier de services qui répondent à vos besoins et qui sont moins coûteux lorsque vous faites appel à un prestataire externe.