Qu’est-ce que l’archivage légal ?

L’archivage simple est le fait de conserver et de classer des documents qui ne présentent plus un intérêt immédiat. En revanche, quand on parle d’archivage légal, on évoque l’action qui consiste à mettre en place des dispositifs garantissant l’authenticité d’un document afin que celui-ci puisse avoir le statut d’une preuve en cas de nécessité.

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Différence entre l’archivage numérique légal et le simple stockage numérique

Faire du stockage numérique c’est enregistrer des documents scannés dans un endroit particulier ou dans un répertoire sur un réseau. Cela est différent de l’archivage numérique légal qui est basé sur le respect de règles et procédures strictes permettant de numériser, indexer et archiver de la meilleure des manières ses documents. Il faut donc comprendre que lorsqu’une archive numérique respecte toutes les exigences légales et contractuelles, elle est considérée comme une archive légale. Elle peut ainsi remplacer les archives papier.

Si vous prenez la décision d’archiver vos fichiers électroniques en vous fiant aux exigences légales, vous pouvez par la suite procéder à la destruction des originaux en papier. Alors que c’est un risque de faire cette destruction quand il s’agit d’un simple stockage numérique.

De nombreux domaines sont couverts par les exigences de l’archivage légal. Il y a notamment :

Le stockage et la récupération de documents numériques
L’archivage infalsifiable avec contrôle des versions
L’intégration sûre avec des applications IT
La protection des données sensibles contre l’accès non autorisé
La conformité avec les politiques relative à la conservation de documents
La destruction de documents en considérant les règles en matière de respect de la vie privée.

Norme NF Z42-013, une norme à respecter dans le cadre d’un archivage électronique légal

Dans le cadre de l’archivage électronique légal, une importante norme a été mise en place. Il s’agit de la NF Z42-013 qui est la norme de référence en matière d’archivage électronique. Celle-ci met en avant des spécifications relatives aux mesures à prendre pour bien enregistrer, stocker et restituer les documents électroniques pour être certain de les conserver et préserver leur intégrité. La norme NF Z42-013 met l’accent sur des exigences clés assurant le statut de preuve légale d’un document. C’est le cas de la conservation des documents dans le temps. La norme a dressé une liste de méthodes et d’exigences à considérer pour que la pérennité des documents soit effective. Elle s’intéresse aussi à leur accessibilité, en prenant des dispositions permettant de retrouver rapidement un document. Cette norme accorde également de l’intérêt à l’intégrité des documents et leur sécurité.

Une multitude de textes relatifs à l’archivage légal

C’est la loi qui recommande aux entreprises de prendre des dispositions pour faire de l’archivage. Et pour que les choses soient claires à ce niveau, des textes ont été créés. Dans le Code Civil, des articles existent, tel que l’article 1379 relatif à la présomption de fiabilité et de force probante des copies, qui est complété par le décret N° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Les modalités de mise en pratique de l’archivage légal sont également abordées dans le règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques du 23 juillet 2014 et ses actes d’exécution. Il est aussi utile d’indiquer qu’une réforme UE a été faite sur l’archivage légal et est applicable depuis le 25 mai 2019. Elle a donné lieu à un règlement général sur la protection des données issu du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. Notez en outre l’existence de plusieurs textes législatifs applicables aux traitements des données à caractère personnel.

Archivage légal de documents physiques

L’archivage légal ne concerne pas seulement les documents électroniques. Les documents physiques doivent aussi en tenir compte. D’ailleurs, les sociétés spécialisées dans l’archivage physique accordent un grand intérêt au respect des différentes mesures relatives à l’archivage légal. Vous devez comprendre que malgré la forte offensive de la dématérialisation, le papier n’est pas totalement « hasbeen ». On en a encore besoin dans les organisations. Mais il est évident que leur conservation pose des problèmes, d’autant plus que les documents physiques peuvent être très nombreux dans certaines administrations et occuper beaucoup de place. Si vous êtes confronté à une telle situation, vous n’avez qu’à entrer en contact avec une société experte dans la conservation de documents papier. Des procédures efficaces sont mises en avant pour l’archivage parfait de tout type de document de sorte à les retrouver dans un excellent état.

Notez que faire de l’archivage légal physique c’est surtout conserver les documents papier en respectant les délais fixés par la loi. A ce propos, il n’y a pas un délai unique pour toute les documents produits au jour le jour. En fonction de la nature du document élaboré, un délai précis doit être respecté. Par exemple, il est impératif de conserver les contrats commerciaux pendant 30 ans alors que certains documents d’impôts locaux sont archivés durant une période de 2 ans. Il y en a même certains documents dont l’archivage doit être fait à vie. En sollicitant les services d’une entreprise qui fait de l’archivage physique, vous pouvez être sûr de conserver vos documents papier en respectant les délais légaux.

Si vous rencontrez une problématique de gestion de vos archives ou de stockage, n’hésitez pas à nous contacter et demander un devis. Vous serez surpris de nos offres !

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