Il existe des solutions sûres et efficaces pour gérer et archiver les documents d’archives. L’externalisation en fait partie. Confier ses archives à une société de tiers archivages comporte des avantages tant sur le plan économique qu’au niveau de la conservation sécurisée des documents.
Une prise en charge sécurisée
L’externalisation des archives auprès d’un tiers archiveur permet leur prise en charge complète et sécurisée. Cette solution répond à certaines contraintes, telles que :
- L’augmentation chaque année du volume des documents d’archives produits ou reçus par les entreprises
- Le manque d’espace de stockage
- Les coûts de gestion des archives (location, achat ou construction d’un local spécialement conçu à cet effet, frais de gestion, frais de traitement, de reconditionnement des archives, de conservation…)
- L’insuffisance de personnel expert en archivage au sein des services d’archives de l’entreprise
Les sociétés ont également recours à l’externalisation afin de maîtriser les risques de perte, détérioration ou vol de documents et données sensibles, confidentiels et vitaux pour l’entreprise. De plus, la lente adhésion aux techniques spécifiques de record management et dédiées à la gestion des archives courantes et intermédiaires, pousse les dirigeants d’entreprise à confier leurs archives. Choix stratégique judicieux s’il en est, puisque des espaces ont été ainsi libérés et transformer en des bureaux, davantage productifs et rentables.
Une activité réglementée et spécifique
L’externalisation des archives est une pratique de l’archivage réglementée. Elle ne se réduit pas à un simple stockage des archives ou d’entreposage de conteneurs. Elle repose sur une politique d’archivage des documents à mettre en œuvre et permettant leur conservation selon les durées légales, leur accessibilité en cas de contrôle, ainsi que la préservation du patrimoine documentaire de l’entreprise.
C’est pourquoi l’externalisation des archives est un procédé de gestion d’archives, comportant des exigences comme des spécificités. La mise en place d’un cadre ou référentiel de gestion s’avère indispensable pour :
- Assurer le bon déroulement de l’externalisation
- Apporter un accompagnement personnalisé
- Réaliser des inventaires précis
- Proposer des solutions et infrastructures de stockage et de conservation des archives dans des conditions optimales
- Garantir une confidentialité absolue associée à une traçabilité sans faille et à une mise à disposition rapide des documents recherchés
Des missions à forte valeur ajoutée
Les sociétés de tiers archivage ont pour mission de gérer et d’archiver les documents d’entreprise confiés, selon la réglementation et afin qu’ils soient aisément retrouvables. La valeur ajoutée des services proposés résident dans les compétences archivistiques et la maîtrise des techniques de traitement et de gestion des archives (tri, indexation, classement, archivage, conditionnement et conservation…).
Bon à savoir : l’archivage est activité qui demande de la rigueur, de l’organisation ainsi que des compétences spécifiques. L’archivage physique se déroule principalement en 4 étapes qui sont respectivement :
- Identifier et authentifier chaque document à archiver
- Stocker les archives
- Conserver et consulter les archives
- Éliminer ou archiver de manière définitive les documents
Ce processus de gestion rigoureux comprend des tâches de traitement et de gestion à part entière comme la préparation, le transport, l’indexation pour finir avec la conservation des archives dans un environnement dédié.
S’adresser à un professionnel
Il est capital pour les entreprises de faire appel à une société spécialisée dans la gestion des archives. L’archivage physique nécessite une véritable organisation reposant sur une réelle et efficace méthodologie. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’expertises, d’audits et de conseils sur la gestion, l’organisation, la logistique et le traitement des documents d’entreprise à archiver. Chez Arcalys, l’externalisation des archives se déroule en 4 étapes :
- Audit et conseil en archivage
- Intervention d’archivage sur site
- Stockage, gestion et conservation sécurisée des documents d’archives
- Conservation, recherches et destruction d’archives
Faire le choix de l’externalisation des archives présente de nombreux avantages. Les coûts sont rationalisés : en bénéficiant d’un partenaire unique pour la collecte, le stockage, la numérisation, et la destruction, c’est un gain de temps et d’argent. Forte de son expérience dans la gestion et l’externalisation des archives, Arcalys a développé des compétences particulières pour chaque type d’intervention. La compréhension des besoins en archivage conduit à l’élaboration d’un plan d’archivage, indispensable pour archiver les documents selon leur nature, pour les conserver en toute sécurité et les retrouver à tout moment.