Le Record management permet d’organiser et de gérer efficacement et selon un système d’archivage précis et rigoureux les documents ou données dont les entreprises ont besoin pour justifier leur activité ou faire valoir leur droit. Connue également sous l’acronyme GED, la gestion électronique de document d’archives se rapporte comme son nom l’indique à la gouvernance et la maîtrise des documents d’archives. L’objectif premier de ce dispositif ou procédé de gestion d’archive étant d’optimiser ou de rationaliser son processus afin d’aboutir à un contrôle optimisé de la gouvernance des documents afin de protéger et de sécuriser efficacement les données sensibles ou confidentielles de l’entreprise.
Gérer efficacement les archives physiques d’une entreprise
L’efficacité d’une GED ou gestion des documents nécessite la mise en place de méthodes et d’outils spécifiques visant à remplir pleinement les exigences de l’archivage réglementaire des documents d’entreprise, à savoir principalement :
- Ranger
- Classer
- Conserver
Si la GED permet en lieu d’assurer le stockage dans de bonnes conditions des documents d’archives à conserver, elle ne se réduit pas pour autant qu’à cette seule et unique étape du processus d’archivage. Sa finalité va bien au-delà des besoins premiers de l’entreprise à couvrir en matière de stockage (local, logistique, frais de stockage…). Elle tend à identifier ou caractériser les exigences et spécificités de l’archivage. La mise en œuvre d’une politique de conservation des archives et l’élaboration d’un plan de classement des archives y contribuent.
Une prise en charge du document, de sa création à son archivage
Chaque jour, les entreprises produisent ou reçoivent une quantité importante de documents qu’elles doivent par conséquent traiter, classer et ranger, car les informations et données qu’ils contiennent retracent la vie économique et sociale de l’entreprise. Son bien-être économique et ses objectifs de succès en dépendent. La gestion de ces documents répond donc à des processus différents et spécifiques : les documents sont à la fois créés, transférés, vérifiés, archivés et recherchés indéfiniment. Cette mise à disposition ou accessibilité des documents nécessite du temps et des ressources considérables. C’est pourquoi, la GED dans ce cadre spécifique reste un processus présentant un potentiel d’optimisation remarquable, avec entre autres :
- Une optimisation des processus de gestion des documents au quotidien et de la réactivité des entreprises auprès de leurs clients
- Un traitement des données en temps réel
- Une accessibilité à tous les documents pour l’ensemble du personnel à partir de leur poste de travail et quel que soit le format ou support : document papier, électronique, fichier, fax, images, vidéos…
Ce système de gestion électronique permet répondre à toutes les demandes des utilisateurs en quelques secondes seulement. Le personnel gagnant ainsi un temps considérable, à la grande satisfaction des clients.
Optimiser les processus de travail en interne
La GED permet d’optimiser l’efficacité de l’entreprise. La gestion améliorée de ses documents en interne réduit considérablement les coûts et par conséquent aboutit à une augmentation du flux de trésorerie tout en améliorant la satisfaction client en bout de chaîne de la rentabilité. C’est le cas par exemple de la gestion électronique des documents comptables comme les factures clients ou fournisseurs et pour lesquels les processus de numérisation, de stockage, archivage sont partiellement ou entièrement automatisés et par là même simples d’utilisation. Les documents selon leur nature (facture, courrier ou autres imprimés) sont ainsi numérisés, indexés et classifiés à l’aide d’une numérotation spécifique et d’un ensemble de mots clés facilitant ainsi leur recherche.
L’avantage d’un tel processus réside également dans sa facilité d’adaptation et d’implantation au sein de n’importe quel service de gestion d’archives. Toute GED pouvant être intégrée à n’importe quelle infrastructure informatique. Les procédures et processus deviennent ainsi électroniques. Les documents sont collectés, triés et archivés de manière permanente dans une « bibliothèque » d’archives numériques, évitant ainsi toute action laborieuse et impliquant de longues périodes d’attente.
Des avantages nombreux
Avoir recours à une GED présente de nombreux avantages pour les entreprises qui en font le choix. Les archives numérisées, classées et conservées numériquement sont ainsi centralisées dans une bibliothèque documentaire à laquelle le personnel habilité peu consulter à tout moment et quel que soit le format du fichier, la date de création, le nom de son auteur. Avec internet, il est même possible pour les utilisateurs d’avoir accès aux fichiers quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Ainsi, avec la mise en place de processus et outils informatiques optimisés et rapides dans la gestion approfondie des données, vous augmentez par la même l’efficacité des services d’archivage tout en étant en mesure de garantir de manière pérenne une certaine transparence dans la gestion des documents archivés.