Le record management (RM) est un processus d’organisation et de gestion de l’ensemble des documents de leur création à leur sort final : conservation selon les durées légales et élimination des archives
Le record management, c’est quoi ?
Quels que soient leurs formes ou leurs supports les documents sont ainsi archiver selon leur cycle de vie propre. Et chaque organisme ou société se doit de remplir ses obligations légales d’archivages en décidant de la préservation de leurs archives à titre de preuve ou à cause de leurs valeurs utiles à la bonne conduite de l’activité, ou bien encore, en décidant de les détruire suite à l’échéance des durées légales de conservation et dans le respect des normes strictes de traçabilité.
Chaque archive est à considérer comme un document composé de deux éléments indissociables :
- Un support
- Des informations enregistrées sur ce support
En ce qui concerne les archives papiers, elles peuvent être stockées dans des boîtes physiques et des lieux de stockage physique. En revanche, les archives numériques renvoyant à la « gouvernance des données numériques » nécessitent un choix quant aux formats des fichiers de sauvegarde et aux supports d’archivage utilisés.
Dans les deux cas, le record management constitue un véritable enjeu pour les entreprises, car les archives à gérer selon leur cycle de vie et à conserver sont des données ou documents à forte valeur juridique, stratégique et patrimoniale. Elles forment la mémoire de l’entreprise et tracent ainsi toute son activité économique.
Ses objectifs
L’objectif du record management est de permettre à l’entreprise de disposer à tout instant des documents archivés dont elle a besoin afin de :
- Préserver la mémoire de l’entreprise
- Conduire sereinement la poursuite de ses activités
- Répondre aux exigences légales
- Se protéger en cas de litige
Ainsi, les objectifs du « record management » répondent à une réglementation édictée par la norme ISO 15489. Norme généraliste, elle vise tous les supports de production d’information, aussi bien le papier que l’électronique. Elle définit pour cela :
- Les documents à créer selon leur nature, leur forme
- les méthodes et procédures à suivre pour organiser, gérer ces documents et prévoir les risques
- Contrôler et auditer ces procédures
C’est pourquoi, la norme ISO 1548 répond à quatre exigences pour la gestion des documents qui sont :
- L’authenticité
- La fiabilité
- L’intégrité
- L’exploitabilité
Et à 5 exigences d’un point de vue système qui sont :
- La fiabilité : régularité et cohérence
- L’intégrité : contrôle et accès de sortie
- La conformité : respect de la réglementation
- L’exhaustivité : prise en compte des documents archivés ou à archiver
- Le caractère systématique : les procédures
Quant aux procédures, elles sont au nombre de 7 :
- Le classement des activités
- Les durées de conservation
- La sélection et enregistrement
- Le stockage
- L’accès
- La traçabilité
- L’application du sort final
Ces normes ISO ou NF sont transmises à titre indicatif, elles n’ont aucun caractère obligatoire et ne sont pas toujours gage du plus grand professionnalisme. On ne le répétera jamais assez, ne vous laissez pas abuser par les normes. C’est dans l’échange avec le tiers-archiveur, dans son expérience et sa compréhension de vos besoins réels que vous trouverez l’interlocuteur qu’il vous faut !
Ses outils
Parmi d’autres outils dont dispose « le record management » nous pouvons ajouter le MoReq, un complément de la norme ISO 15489 et s’applique aux archives électroniques. Sans oublier, le plan de classement des activités, le tableau de gestion, les règles, qu’elles soient d’attribution, de localisation, ou de description de document, le plan de sécurité, les textes réglementaires ou bien encore la charte du « record management », document de référence et destiné aussi bien aux utilisateurs, qu’aux professionnels ou à la direction.
La politique de conservation des archives s’effectue au regard des exigences légales et de ses besoins. Il revient donc aux entreprises de bien définir les principes de conservation qui pourront ainsi être appliqués selon la nature ou le type de document à archiver et dans un référentiel de classement et d’archivage. Que ce soient les archives papiers ou électroniques, l’application des normes de préservation dépendent de l’importance accordée à leur conservation dans le temps ainsi que des moyens employés par les entreprises pour garantir leur préservation selon le type de support choisi.
À noter également qu’il existe des entreprises spécialisées dans le stockage de documents d’archives. Ces sociétés de tiers archivage proposent un stockage sécurisé et peuvent fournir des conditions climatiques particulières pour le stockage des supports sensibles autres que le papier.
Voir aussi : L’archivage managérial ou records management en 5 points