Le service archive se charge de la gestion de l’archivage, c’est-à-dire de la collecte des documents d’archives, le contrôle de la tenue des archives courantes produites ou reçues, la conservation des archives intermédiaires, le tri, le classement, la description, et toute la rédaction des instruments de recherche et de la communication des archives. Les archives sont aussi l’institution et les bâtiments où sont ainsi conservées la totalité des documents. C’est pourquoi, le service des archives peut être constitué d’un bâtiment ou dépôt principal, et d’un ou plusieurs dépôt(s) annexe(s).
Gérer les documents au quotidien
La finalité d’un service d’archives est de gérer au quotidien des documents d’archives en les organisant, les triant, les classant afin de ne pas succomber à la masse importante de documents à archiver, d’être en mesure à tout moment de retrouver un document et d’assurer sa conservation
Utiliser des outils de gestion
Le service archive utilise des outils pour gérer efficacement l’archivage des documents. Le tableau de gestion en est un, à tel point qu’il reflète parfaitement l’organisation de ce service.
Un tableau de gestion sert à :
- Assurer la gestion des archives courantes et intermédiaires
- Procéder à la destruction réglementaire des documents (durée légale de conservation à respecter)
- Effectuer l’archivage des archives dites définitives et assurer ainsi la préservation en toute sécurité des documents ayant une valeur historique
Des missions bien définies
Le service d’archives a pour mission de collecter, conserver, communiquer et mettre en valeur l’ensemble des documents d’archives produits ou reçus. Pour cela, il effectue un tri et procède à l’élimination des archives qu’il gère conformément aux règles et aux termes des durées légales de conservation. Cette phase de tri et de classement des archives est capitale. Elle rend possible par la suite, une recherche efficace et rapide de l’information. Chaque document ainsi archivé est ainsi rapidement retrouvé et consultable à tout moment.
La conservation des archives est également une tâche des plus importantes que seuls les professionnels de l’archivage peuvent accomplir avec la plus grande diligence et soin. Puisqu’il s’agit ici de conserver les archives dites définitives en les préservant aux mieux.
Le service des archives est tenu d’organiser les documents d’entreprise archivés selon un système ou plan de classement. Ce dernier étant la colonne vertébrale du système d’organisation des archives, il permet ainsi :
- Une structure logique et hiérarchique des documents, allant du général au particulier
- Une conservation efficace et durable des documents quel que soit leur support. Le classement étant le même pour les documents papiers que pour les documents électroniques
Lorsque vous ne disposez pas de plan de classement, vous devez alors procéder au recollement des archives, c’est-à-dire opérer un relevé préalable de vos archives. Ce relevé permettra de faire un état des lieux de la situation et déterminer un lieu de stockage adapté.
Ainsi, les missions et l’organisation du service des archives ou recors management s’inscrivent dans le cadre d’une politique d’archivage visant à développer de meilleures conditions de conservation des documents tout en optimisant les procédures et l’organisation de l’archivage.
Pour répondre à ces missions, le service d’archives à besoin d’un certain nombre de compétences, telles que des chefs de projet en archivage, des experts métiers apportant leur expertise en matière d’archives.