Avec l’augmentation considérable du volume des archives à gérer, les entreprises ont de plus en plus recours à des sociétés d’archivage spécialisées dans la gestion des archives. De la création à la destruction des documents archivés, la gestion des documents d’une entreprise nécessite un professionnalisme que seules ces sociétés spécialisées dans ce domaine peuvent offrir. Voici quelques recommandations clés pour préserver en toute sécurité les archives.
Le conditionnement des documents
Premier conseil pour l’archivage d’entreprise, une conservation optimale passe par une mise en boîte des documents. Ces dernières peuvent être facilement répertoriées, classées et empilées. Les modules de petites tailles sont recommandés pour les documents ayant vocation à être consultés régulièrement. Les caisses sont au contraire pensées et conçues pour le stockage de longue durée. A l’intérieur de ces rangements, les feuilles doivent être dépourvues de pochettes, chemises, élastiques ou trombones qui accélèrent leur altération. Les boîtes d’archives ne doivent pas être stockées sur le sol dans la mesure du possible.
La conservation des archives
Conserver les archives dans de bonnes conditions est un gage de pérennité
Il est vivement conseillé de conserver les archives dans les meilleures conditions possibles. Le but étant de pouvoir les préserver et les consulter sans les détériorer. Pour cela, il est nécessaire de maîtriser les conditions environnementales, de sécurité et de confidentialité. Il est recommandé d’entreposer les archives dans un local dédié spécialement à cet effet. Ce dernier doit permettre une conservation dans des conditions optimales : éviter tout excès de température (trop chaud ou trop froid), garder les archives à l’abri de l’humidité et de la lumière. Il importe donc de bien isoler le local où les archives sont conservées. Pour éviter toute prolifération de bactéries, champignons ou insectes nuisibles à la préservation des archives, il est préconisé d’installer une ventilation appropriée et leur assurer un dépoussiérage régulier.
Le cas des archives numériques
Même s’il existe une tendance lourde à numériser les documents, force est de constater que sur le long terme, la conservation des archives numériques peut poser problème. Cela est dû principalement au fait qu’il n’existe pas vraiment de support idéal pour conserver avec certitude les documents d’archives de manière pérenne.
Les problèmes sont multiples, mais la question des supports est cruciale, tout comme celle des appareils aptes à lire les supports de stockage. A ce jour, on ne dispose pas de support garant sur de très longues durées. Des recherches avancées sont d’ailleurs effectuées pour compenser ce problème. Un fichier numérique se compose d’une suite de chiffres binaires (succession de 0 et de 1) La compréhension de son contenu va dépendre des moyens employés pour lire et interpréter cette suite de bits. Il existe des logiciels et de nombreuses applications générant des formats dont leur utilisation vise à garantir un stockage pérenne et fiable des données.
Voici un tableau récapitulatif de ces types de formats à conseillés selon le type de fichier
| Type de fichier | Format recommandé | Format possible |
| Documents | XML | TXT, SGML, HTML, RTF, PDF |
| Images | PNG, JPEG | TIFF, GIF |
| Sons | MP-3, MPEG-2 | WAV |
| Audiovisuel | MPEG-4 | DV |
| Plans vectoriels | CGM, STEP | DXF |
| Bases de données | XML | CSV |
Quels sont les gestes à adopter pour consulter aisément les archives ?
Les archives physiques d’une entreprise sont stockées et classées selon le plan de classement. Elles peuvent donc être retrouvées facilement et être consultées par l’ensemble des personnes autorisées par l’entreprise. Aussi pour garder le plus longtemps possible l’intégrité physique des archives, il convient d’adopter les bons gestes pour les consulter. Il faut éviter de manger, boire ou fumer durant la consultation. Ainsi toute tâche et autre souillure seront évitées. Certains documents peuvent être très fragiles, c’est pourquoi, il ne faut pas les exposer trop longtemps à lumière et utiliser avec parcimonie la photocopieuse pour ne pas nuire à la bonne conservation des documents archivés.
Quant à la sécurité des documents sensibles, il est vivement conseillé de limiter leur consultation dans la très grande majorité des cas. Des procédures de retrait ou de consultation sont à respecter. C’est le cas lorsqu’un employé souhaite retirer ou emporter à l’extérieur un document archivé : il doit au préalable être habilité et bénéficier d’une autorisation écrite. Il doit aussi signer un registre.
La gestion des archives d’entreprise au quotidien
Un archiviste performant maîtrise le passé, gère le présent et prépare l’avenir. Au quotidien, chaque affaire doit avoir son propre dossier (sans intégrer de documentation) pour faciliter les recherches et consultations à venir. Tout dossier doit être identifié par un intitulé, être classé par ordre chronologique et ne pas être d’une taille trop conséquente.
Quelles sont les préconisations pour les rayonnages
Les étagères et tablettes peuvent être fixes ou mobiles. Elles sont conçues pour supporter une charge. Quant au rayonnage, il se compose d’étagères ou se présente également sous la forme d’un casier fixe, pouvant ainsi constituer à lui tout seul un meuble.
La nature des matériaux des étagères est importante pour garantir une conservation idéale. En effet, il est recommandé de privilégier des étagères en fer galvanisé et éviter le bois.
La hauteur des rayonnages préconisée est de 2,5 mètre sous plafond. Tout en sachant qu’il est conseillé de laisser une distance de 25 à 30 cm entre la partie haute du rayonnage et le plafond. Généralement la profondeur requise pour ranger une boîte « à l’italienne » est de 30 à 35 cm.
Toutes ces dimensions sont données à titre indicatif. Il importe avant tout de bien choisir et déterminer les besoins en archivage pour ainsi évaluer correctement les possibilités d’emploi. Les contraintes liées à l’emplacement, aux charges à supporter et à l’environnement doivent être prises en compte. C’est en fonction de ces conditions d’utilisation possibles qu’il convient par la suite de bien évaluer les matériaux à utiliser selon les contraintes de tailles, les modes de fixation et les modes de conception.
En règle générale deux contraintes majeures sont à considérer :
- L’encombrement
- Le poids
Voici à titre indicatif un tableau donnant des exemples d’évaluation de charges possibles selon le type d’encombrement
| Produit | Hauteur (cm) | Profondeur (cm) | Masse (kg/m2) |
| Livres
In octavo In quarto In folio |
25 34 48 |
15 30 30 |
105 220 350 |
| Vaisselle
Assiettes à dessert Assiettes plates |
22 28 |
17,5 23,5 |
200 250 |
| CD audio
Cassettes vidéo, DVD |
12,5 | 14 | 100 |
| Linge
Linge et draps |
25 |
45 |
30 |
Voir aussi :
Ne laissez pas les archives de votre société se dégrader
vous cherchez un local pour stocker vos archives ?
Les règles de base pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives, Direction des Archives de France
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