Toutes les entreprises sont un jour ou l’autre confrontées au problème de l’archivage et de la destruction de documents lorsque le volume stocké devient trop important.
Les durées de conservation selon les types d’archives
A conserver de 3 à 5 ans
Il convient de faire très attention avec ce type de démarche, en particulier en ce qui concerne les archives juridiques dont la durée de conservation est réglementée. A contrario, certains dirigeants d’entreprise ont tendance à conserver des dizaines d’années des pièces peu importantes. Ces quelques lignes vous permettront d’en apprendre davantage à ce sujet.
Doivent être conservées pour une durée minimale de 3 ans à compter de la clôture de l’exercice les feuilles de présence aux assemblées générales et les rapports (du gérant, du conseil d’administration, du commissaire aux comptes, etc.). Cette durée passe à 5 ans suivant la perte de la personnalité morale pour les statuts constitutifs ou mis à jours, à ne pas confondre avec les statuts légaux. Le nombre d’années de conservation est le même pour les registres juridiques légaux, c’est-à-dire les registres de mouvement de titres ou registres de titres nominatifs pour une société par action, les registres des procès verbaux (AG ou mandataire social) pour toute société. Les documents concernant une fusion ou absorption de société doivent également être conservés 5 ans.
Durée de conservation de 10 ans et plus
Réaliser un archivage juridique performant suppose de conserver sur une très longue durée les documents les plus importants. Il est par exemple conseillé de conserver au moins 10 ans l’ensemble des documents commerciaux et 30 ans tous les documents relatifs à d’éventuelles subventions. Certains documents doivent même être conservés sans limitation de durée. C’est le cas des statuts juridiques légaux, du règlement intérieur, du registre spécial, du registre des délibérations (le cas échéant) et des récépissés de déclaration à la préfecture et avis de publication au Journal officiel.
Les sanctions
En cas de non respect des délais de conservation, des sanctions peuvent être appliquées selon les cas. Il convient de rappeler pour justifier le bien fondé de leur application que la comptabilité doit être tenue de manière correcte et régulière à des fins de contrôle menés par les agents de l’administration ou bien pour régler des litiges, les pièces comptable servant de preuve. Aussi, une comptabilité irrégulière pénalise l’entreprise : l’absence de justificatifs ne permet pas de défendre l’entreprise en justice.
Une sanction dite pénale peut être prononcée à l’encontre des entreprises reconnues coupables de faux et usage de faux. Ce délit est lourdement condamné par la loi soit 3 années de prison et 45 000 euros d’amende. De plus, cette amende est quintuplée si la personne morale est déclarée responsable. D’autres peines peuvent être prononcées, comme la dissolution de la société ou bien la perte des droits civiques.
Dans le registre des amendes encourues, il convient également de rappeler que l’oubli sciemment de l’enregistrement et la tenue des écritures dans le livre journal est sanctionnable d’une amende de 37 500 euros et 5 années d’emprisonnement. C’est aussi le cas, pour les enregistrements d’écritures inexactes ou fictives.
Pour le cas de la fraude dite fiscale, lorsqu’elle est reconnue, elle est passible également d’une amende pouvant s’élever à 500 000 euros avec 5 années d’emprisonnement.
Quant à la destruction volontaire des pièces comptables ou leur dissimulation, ce délit est punissable d’une amende de 45 000 euros assortie d’une peine d’emprisonnement de 3 ans.
Il est donc capital pour l’entreprise de bien respecter les principes et les obligations légales de conservation de ses documents et archives afin d’éviter de graves sanctions. Et si conserver semble une tâche fastidieuse, ne pas la remplir pleinement expose l’entreprise à des pénalités lourdes conduisant à sa fermeture définitive.
Nous ne saurons trop rappeler l’intérêt de faire appel à une entre prise experte en archivage. Elle apporte son conseil et met en place des méthodes rigoureuses qui évitent de se mettre en difficulté face à l’administration.