La journée mondiale sans papier du 25 octobre 2014 a été l’occasion de dresser quelques statistiques sur le système d’archivage dans l’univers professionnel et sur le système de management de l’information en général. Malgré l’avènement du numérique, il est intéressant de noter que le système d’archivage physique reste très implanté en entreprise.
- 58 % des sociétés stockent leurs archives papier en interne
- 49 % des sociétés gardent leurs archives papier dans des locaux inadaptés (tiroir de bureaux, caves, pièces non conformes etc.)
- 49 % des entreprises estiment que leur système de stockage ou d’archivage des données est saturé
- 49 % des entreprises ont peur de perdre des documents historiques de valeur
- 38 % des sociétés trouvent difficile de retrouver un document dans leur système d’archivage
Internalisation et lieu de stockage
Si les professionnels sont de plus en plus nombreux à confier leurs archives à un prestataire externe, près de 58 % d’entre eux continuent à gérer cette composante en interne. Cette décision n’est pas sans conséquence sur la conservation et l’archivage de l’information. Dans un cas sur 2, le lieu de stockage est inadapté à des archives. Lorsque le tiers-archiveur garantit des conditions de température, d’hygrométrie et de protection incendie, les entreprises entreposent les archives dans des endroits non (ou peu) sécurisés et donc peu recommandés pour la conservation des documents papier.
Capacité de stockage et recherche d’information
Le peu de place disponible dans les locaux de l’entreprise pose également problème, tout comme le prix au m² dans les grandes villes … Près de la moitié des dirigeants d’entreprises estiment que leur capacité de stockage arrive à saturation. La même proportion craint en conséquence de perdre des informations de valeur qui pourraient être utiles à l’avenir. Et cela n’est pas seulement le cas pour les documents anciens. Plus d’un tiers des entreprises interrogées éprouvent des difficultés à retrouver un document classé récemment au sein de leurs locaux.