Alors que de nombreuses entreprises considèrent l’archivage de documents comme une simple tâche administrative, il existe en réalité de nombreux avantages inattendus à adopter cette pratique. Dans cet article, nous explorerons 10 avantages notables de l’archivage de documents pour une entreprise.
Rappel : La conservation de documents est une pratique essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Cette opération consiste à stocker et à organiser de manière systématique tous les documents, qu’ils soient physiques ou numériques, afin de garantir une gestion efficace de l’information de la vie de l’entreprise.
1. Conservation de la valeur juridique des documents
Recourir à l’archivage de documents, notamment dans son format électronique, permet à l’entreprise de conserver leur valeur juridique auprès des instances compétentes. C’est un mécanisme efficace que les entreprises utilisent pour assurer la recevabilité, l’intégrité et la conformité réglementaires de leurs documents sur le long terme. Cela garantit que l’entreprise est en conformité avec les lois sur la protection des données et la conservation des documents.
2. Gestion améliorée de l’information
La sauvegarde des dossiers permet une gestion plus efficace des informations essentielles pour une entreprise. L’automatisation du workflow documentaire contribue à minimiser la part de l’intervention humaine, et par conséquent ses erreurs, pour une meilleure gestion des flux informationnels. En classant et en organisant correctement les documents, il devient plus facile de trouver rapidement les données nécessaires, ce qui améliore la prise de décision.
3. Réduction des coûts
En adoptant des pratiques d’archivage efficaces, une entreprise peut réduire les coûts associés à la gestion de l’information. Moins de temps consacré à la recherche de documents permet d’économiser du temps de travail et des ressources financières.
La conservation des documents par le biais de leur numérisation élimine les coûts de stockage. Plus besoin de consacrer une pièce entière à l’archive, comme il se faisait autrefois, tout sera stocké sur des disques durs et/ou sur le cloud. La salle d’archive pourrait même être utilisée pour des fins plus productives pour générer plus de chiffre d’affaires.
4. Sécurité accrue des données
Lorsque les documents sont correctement archivés, cela renforce la sécurité des données. Les informations sensibles sont protégées contre les accès non autorisés, réduisant ainsi le risque de fuites de données.
La numérisation des documents assure une meilleure traçabilité de l’information protégeant, ainsi, l’entreprise contre la perte de ses données et celles de ses partenaires/clients.
5. Productivité accrue
Une gestion efficace des documents permet aux employés de gagner du temps et d’augmenter leur productivité. Ils peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes au lieu de chercher désespérément des documents égarés.
6. Collaboration facilitée
L’archivage de documents favorise la collaboration au sein de l’entreprise. Les employés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin plus rapidement, ce qui simplifie le travail des services et le travail entre les services.
Une fois l’information centralisée, il suffit de donner les accès aux collaborateurs concernés pour fluidifier leur intervention, en permettant le travail collaboratif en ligne et en temps réel, ce qui évite certaines frustrations et fait gagner des heures de travail à l’entreprise.
7. Continuité des activités
En cas de catastrophe ou de sinistre, l’archivage de documents assure la continuité des activités. Les données essentielles sont sauvegardées et peuvent être récupérées, même en cas de problème majeur. Numérisation et externalisation des archives sont les solutions optimales.
8. Vecteur de la transformation digitale
Une entreprise bien organisée et capable de retrouver rapidement des informations donne une image professionnelle à ses clients et partenaires commerciaux. La conservation numérique des documents implique plus de mobilité et de flexibilité en entreprises ce qui améliore l’expérience proposée au client final. Cela renforce la confiance et la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis de son entourage.
La sauvegarde numérique des documents s’intègre finalement dans le processus de la transformation digitale des entreprises, une réalité de plus en plus nécessaire de nos jours.
9. Environnement plus durable
La numérisation des dossiers permet de réduire l’utilisation de papier, contribuant ainsi à un environnement plus durable. Moins d’arbres sont abattus pour la production de papier. Recourir à cette solution permet d’adopter une démarche éco-responsable aux retombées ô combien importantes pour l’entreprise.
10. Innovation encouragée
Lorsque les employés passent moins de temps à chercher des informations, ils ont plus de temps et d’énergie pour l’innovation : la recherche et le développement de nouvelles idées et concepts dans tous les secteurs clés de la vie de l’entreprise. L’archivage de documents peut stimuler la créativité au sein de l’entreprise en créant un environnement propice à l’échange d’idées et à la résolution de problèmes.
Quels documents archiver ?
Peu importe la raison pour laquelle une entreprise sauvegarde ses documents, cette technique concerne pratiquement toute la paperasse essentielle à la gestion, la conformité légale et au fonctionnement quotidien de l’organisation.
Il est, donc, monnaie courante d’archiver et de numériser :
- Tous les documents financiers, comptables, fiscaux, bancaires et d’assurance.
- Les dossiers des ressources humaines, les différents contrats que l’entreprise paraphe avec ses parties-prenantes, les statuts juridiques, les licences, les brevets et marques déposées et les dossiers clients.
- Les différentes correspondances de l’entreprise (e-mails, lettres, etc.), ses rapports stratégiques (audits, analyses benchmarks, rapports d’activités, etc.) et ses dossiers de recherche et développement (prototypes, tests de produits, etc.).
Ce qu’il faut retenir de l’archivage de documents pour une entreprise
La gestion électronique des documents permet également de simplifier les processus métiers. En automatisant le workflow documentaire, les entreprises peuvent réduire les délais de traitement et les erreurs liées à la gestion manuelle des documents. Les documents papier sont souvent source de perte de temps et de coûts supplémentaires, tandis que les documents électroniques peuvent être traités de manière plus efficace avec des archives externalisées.
En utilisant une solution de GED collaborative, les entreprises peuvent également améliorer le travail collaboratif. Les documents peuvent être partagés facilement et en toute sécurité entre les collaborateurs, favorisant ainsi la collaboration et l’échange d’informations. L’archivage électronique offre également de nombreux avantages en termes de sécurité et de confidentialité des informations. Grâce à la gestion des droits d’accès, les entreprises peuvent contrôler qui peut accéder aux documents et quelles actions ils peuvent effectuer dessus.
En conclusion, l’archivage de documents améliore l’information au sein de l’entreprise en centralisant et en sécurisant les documents électroniques. Grâce à la gestion électronique des documents, les entreprises peuvent bénéficier d’une meilleure traçabilité, d’une automatisation des processus, d’une amélioration du travail collaboratif, d’une réduction des coûts et d’une transformation numérique. Il est donc essentiel pour les entreprises de mettre en place une solution d’archivage électronique efficace pour optimiser leur gestion de l’information.
Voir aussi :
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