Selon l’article R212-11 du code du patrimoine, sont considérés comme archives intermédiaires les documents qui ont cessé d’être considérés comme archives courantes et ne peuvent pas encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de sélection et d’élimination conformément aux dispositions de l’article R. 212-14.
Comment conserver les archives intermédiaires ?
La conservation des archives intermédiaires peut être assurée dans des dépôts spéciaux, dits dépôts de pré-archivage, placés sous la responsabilité de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives. À défaut de pré-archivage, les archives intermédiaires sont soit conservées dans les locaux de leur service, établissement ou organisme d’origine, soit déposées dans les conditions prévues aux articles R. 212-19 à R. 212-31.
L’âge de la conservation
Les archives intermédiaires se rapportent au second âge des archives (voir la Théorie des 3 âges). Elles ont cessé d’être des archives courantes et ne sont pas encore des archives définitives. Elles ont une utilité juridique en raison des prescriptions légales de conservation visant à les rendre accessibles et consultables à tout moment durant toute leur durée légale de conservation. Elles sont utiles, car elles permettent de constituer la mémoire des activités de l’entreprise, essentielles en cas de litige ou de contentieux
Ses critères
Durant son cycle de vie, un document archivé présente plusieurs utilités en même temps ; toutefois, l’archive intermédiaire a pour principale particularité la valeur de preuve qui la définit comme telle. C’est pourquoi au sein du record management, processus de gestion des archives, l’archive intermédiaire se caractérise par :
- Son état : elle n’est plus une archive courante, mais conserver selon sa durée de conservation
- Sa valeur probante : elle est utile en tant que document de preuve
- Son degré de criticité : conservée, l’archive intermédiaire est vitale pour l’entreprise ; elle est accessible et consultable au besoin, en cas de litige ou de contrôle.
Des documents entre deux âges
Les archives intermédiaires se situent entre deux âges : elles ne sont plus courantes, mais pas inactives pour autant. Elles sont qualifiées de semi-actives, c’est-à-dire qu’elles sont plus d’usage courant, mais font toujours l’objet :
- D’une conservation temporaire à des fins administratives ou juridiques
- D’un tri à l’issue de la durée réglementaire de conservation, les archives intermédiaires sont conservées de manière définitive pour constituer la mémoire économique et sociale de l’entreprise, ou elles sont éliminées, geste nécessaire pour gagner de la place et assurer une bonne conservation des documents essentiels
Ainsi, les archives intermédiaires ont en quelque sorte un statut de trace. Les informations qu’elles contiennent sont validées, datées et figées et sont conservées aussi longtemps qu’elles présentent :
- un intérêt de preuve
- un enjeu de gestion
- un objectif de mémoire à préserver précieusement
Tout en sachant que les critères déterminant les archives intermédiaires dépendent dans un premier temps de leur valeur intrinsèque et dans un second temps se révèlent en fonction de leur utilisation spécifique.
Réduire les risques grâce au Record Management
Le Record Management est l’outil clé pour les archiveurs. Il leur permet d’organiser, de gérer et d’archiver l’ensemble des documents que l’entreprise a décidé de conserver à titre de preuve ou en raison de leur valeur informationnelle, surtout pour les documents utiles à l’activité de l’entreprise comme ceux qui sont classés sensibles et confidentiels. Grâce au Record Management une méthodologie de réduction des risques peut être appliquée et visant à :
- Bien déterminer les documents confidentiels de ceux qui ne le sont pas
- Bien les classer selon leur typologie respective (confidentiels, financiers, historiques…)
- Mettre en œuvre des dispositifs de sécurité efficaces et adaptés à chaque type de document
- Mettre à jour la méthodologie d’évaluation des critères en intégrant de nouveaux et supprimant les obsolètes ainsi que les dispositifs de sécurité appliqués