Dans le cycle de vie des archives, on appelle archives courantes les documents d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et conservés pour le traitement des affaires.
Dans le cadre d’un exercice comptable en cours par exemple, les archives courantes représentent toutes les archives produites ou reçues au cours de cet exercice.
Définition légale des archives
Le Conseil international des archives définit les archives de la manière suivante :
« Les archives sont l’ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisés en conséquence de celle-ci et conservés en vue d’une utilisation éventuelle.»
Durée de vie des archives
Les archivistes attribuent une durée de vie pour les archives et distinguent selon leur utilisation trois catégories d’archives :
- Les archives courantes
- Les archives intermédiaires
- Les archives définitives ou historiques
Les archives courantes concernent tous les documents utilisés de manière habituelle et fréquente, car ils sont nécessaires à l’activité des services qui les ont produits. Les services les conservent eux-mêmes pour le traitement des affaires.
Par exemple dans le cadre d’un exercice comptable en cours, les archives courantes représentent toutes les archives produites ou reçues au cours de cet exercice.
Dans la plupart des cas et sauf exception, Arcalys ne prend pas en charge les archives courantes puisqu’elles constituent une base de travail très fréquemment consultée par les entreprises et dont la présence sur site est donc primordiale.
Perte du statut
Lorsque le statut d’archive courante n’est plus justifié, à la fin d’une année comptable par exemple, les archives courantes prennent soit le statut d’archives intermédiaires ou archives semi-actives, soit directement le statut d’archives définitives.
Il est alors temps de les confier à une société d’archivage pour les externaliser et garantir une conservation sécurisée. Tels sont les objectifs d’un archivage réussi :
- répondre aux besoins de la gestion de l’entreprise (Exemples : contrôle fiscal, service après vente client, contentieux fournisseur…)
- répondre aux droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées (Exemple : demande de bulletins de salaire justificatifs pour le plan de retraite)
- assurer un entreposage dans le cadre de la durée légale de conservation de chaque type de document.
En ce qui concerne le statut d’archives définitives, il ne s’apparente donc pas à la « mort des archives ». Ces dernières sont tenues à disposition du client pour une période indéfinie et pour toute demande de consultation ultérieure. Elles peuvent aussi être détruites selon un plan de destruction établi en accord avec le client et en respectant les durées légales de conservation.
Une notion qui reste floue
Il est à constater que l’expression « archives courantes » reste toutefois une notion floue et peu comprise par ceux qui les produisent. Une interprétation unique de cette notion semble même peu partagée par les professionnels. Leur compréhension diffère à tel point que leur mode de gestion des archives tend à s’opposer. Certains s’attachent à la réglementation pour utiliser à bien la théorie des trois âges, d’autres préférant distinguer les documents de services de ceux des archives et d’autres encore misant tout sur le record management au risque de rendre les documents indisponibles. Tant il est vrai que la frontière entre les archives courantes et les archives intermédiaires semble bien mince. À chacun, sa méthode pour contourner la difficulté, l’important restant de conserver une grande cohérence dans le traitement des archives et une grande transparence avec les clients qui en comprennent alors le fonctionnement.
L’externalisation
Lorsque le statut d’archive courante n’est plus justifié, à la fin d’une année comptable par exemple, les archives courantes prennent soit le statut d’archives intermédiaires ou semi-actives, soit directement le statut d’archives définitives.
Il est alors temps de les confier à un tiers-archiveur comme Arcalys afin qu’il en assure l’externalisation et la conservation sécurisée. Le but étant de répondre aux besoins de la gestion des documents de l’entreprise (exemples : contrôle fiscal, service après vente clients, contentieux fournisseur…), de répondre aux droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées (exemple : demande de bulletins de salaire justificatifs pour plan de retraite) ou simplement pour l’entreposage dans le cadre de la durée légale de conservation de chaque type de document.
Le statut d’archives définitives ne s’apparente donc pas à la « mort » des archives mais au contraire à l’entrée dans une période ou les archives seront tenues à disposition du client pour toute demande de consultation ultérieure, jusqu’à une éventuelle destruction, suivant un éventuel plan de destruction établi auparavant, mais toujours en accord avec les durées légales de conservation et avec l’accord définitif du client.
Voir aussi :
Gestion des archives courantes et intermédiaires